SISTEM INFORMASI AKUNTANSI-BAB 13-Mengelola Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Mengelola Siklus Hidup Pengembangan Sistem

            Siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle – SDLC) adalah model untuk mengurangi risiko ini melalui perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan dokumentasi secara hati-hati dari aktivitas-aktivitas lama. Lima tahap dari model ini dijelaskan sebagai berikut.

1. Strategi Sistem. Langkah pertama dalam SDLC adalah mengembangkan strategi sistem yang memerlukan pemahaman mengenai kebutuhan bisnis strategis dari organisasi. Hal ini diperoleh dari misi perusahaan, analisis tekanan kompetitif terhadap perusahaan, dan keadaan pasar saat ini. Kebutuhan ini mencerminkan postif relative perusahaan guna mempertahankan keunggulan strategisnya.
2. Insiasi Proyek. Insiasi proyek adalah proses penilaian proposal sistem untuk melihat konsistensinya dengan rencana sistem strategis dan dievaluasi kelayakannya dan biaya-manfaatnya. Alternatif desain konseptial dipertimbangkan dan yang dipilih kemudian dimasukkan ke tahap konstruksi SDLC.
3. Pengembangan di dalam Perusahaan. Langkah pengembangan di dalam perusahaan mencakup analisis kebutuhan pengguna, desain proses dan basis data, pembuatan tampilan pengguna, pemrogaman aplikasi, serta pengujian dan implementasi sistem yang sudah lengkap.
4. Paket Komersial. Jika sifat proyek dan kebutuhan pengguna mengizinkan, kebanyakan perusahaan akan mencari paket peranti lunak komersial yang sudah dikodekan, daripada mengembangkan sistem dari nol. Ada berbagai keuntungan yang akan didapatkan oleh perusahaan yang bisa mengimplementasikan peranti lunak komersial. Di antaranya adalah biaya awal yang lebih rendah, waktu implementasi yang lebih singkat, pengendalian yang lebih baik, dan pengujian yang ketat oleh pemasok.
5. Pemeliharaan dan Dukungan. Pemeliharaan mencakup perolehan dan implemantasi versi peranti lunak terbaru dari paket komersial serta modifikasi terhadap sistem yang ada agar dapat mengakomodasi perubahan dalam kebtuhan pengguna.

Partisipan Dalam Pengembangan Sistem

            Partisipan dalam pengembangan sistem dapat diklasifikasikan ke dalam tiga kelompok yaitu:

1. Profesional sistem adalah analis sistem, desainer sistem, dan pemrogram. Orang-orang ini adalah yang membangun sistem.
2. Pengguna akhir adalah orang-orangyang akan menggunakan sistem yang dibangun.
3. Pemegang kepentingan adalah individu yang berada di dalam atau di luar perusahaan yang berhubungan dengan sistem tersebut, tetapi bukan merupakan pengguna akhir.

Strategi Sistem

            Tujuan dari strategi sistem adalah untuk menghubungkan proyek sistem individual denagn tujuan strategis dari perusahaan. Perusahaan yang mempertimbangkan strategis sistem secara serius membentuk komisi pengarah untuk memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap proyek sistem. Tahap strategi dalam SDLC terdiri atas tiga tugas utama yaitu menilai kebutuhan informasi strategis perusahaan, mengembangkan rencana sistem strategis, dan membuat rencana tindakan.

1. Menilai Kebutuhan Informasi Strategis

• Kebutuhan Bisnis Strategis

1.      Visi dan misi. Pengembangan strategi bisnis memerlukan pemahaman mengenai visi manajemen atas, yang telah mambentuk strategi bisnis organisasi.

2.      Analisis industri dan kompetensi

·         Analisis industri memberikan analisis faktor-faktor penggerak yang memengaruhi industri dan kinerja organisasi.

·         Analisis kompetensi memberikan gambaran yang lengkap mengenai efektivitas organisasi, seperti yang terlihat dalam empat filter strategis:

1.      Sumber daya

2.      Infrastruktur

3.      Produk/jasa

4.      Pelanggan

• Sistem Warisan

Sistem warisan terdiri atas aplikasi, basis data, dan proses bisnis yang saat ini sedang berjalam sepenuhnya.

1.      Mengembangkan deskripsi arsitektur

Arsitektur sistem adalah struktur komponen, keterkaitannya, serta prinsip dan petunjuk yang mengatur desain dan evolusinya sepanjan waktu. Deskripsi arsitektur adalah deskripsi formal dari sistem informasi yang diatur dengan cara tertentu, sehingga dapat mengidentifikasi property structural dari sistem dan mendefinisikan komponen atau blok bangunan yang membentukan sitem informasi secara keseluruhan.

• Umpan Balik

Tahap-tahap utama dari kegiatan ini adalah sebagai berikut:

1. Mengenali masalah
2. Mendefinisikan masalah
3. Mnetapkan tujuan sistem
4. Menentukan kelayakan proyek
5. Menyiapakan proposal proyek formal

Mengenali Masalah

• Manajemen reaktif

Manajemen reaktif menanggapi masalah tersebut hanya ketika masalah tersebut mencapai status kritis dan tidak dapat lagi diabaikan.

• Manajemen proaktif

Manajemen proaktif tetap waspada terhadap tanda-tanda yang tidak terlihat dari masalah, dan secara agresif mencari-cari cara untuk memperbaiki sistem organisasi.

Mendefinisikan Masalah

            Manajer harus menghindari godaan untuk melakukan loncatan logika, dari pengenalan gejala ke definisi masalah. Penting sekali untuk tetap berpikiran terbuka dan mencegah mengambil keputusan tentang sifat masalah yang dapat menarik perhatian dan sumber daya dalam keputusan-keputusan yang keliru.

Menentukan Tujuan Sistem

            Kebutuhan informasi pengguna perlu ditetapkan dalam bentuk tujuan operasional untuk sistem informasi yang baru.

Kelayakan Proyek Pendahuluan

            Studi pendahuluan kelayakan proyek dilakukan ditahap awal untuk menentukan apakah sebuah proyek baik diteruskan atau tidak.

1. Kelayakan teknis.

Kelayakan teknis berhubungan denagn apakah sistem tersebut dapat dikembangkan dengan teknologi yang ada saat ini atau apakah diperlukan teknologi baru.

2. Kelayakan ekonomi

Kelayakan ekonomi berkaitan dengan ketersediaan dana untuk menyelesaikan proyek.

3. Kelayakan hukum.

Kelayakan hokum mengidentifikasikan setiap konflik antara proposal yang diusulkan dan kemampuan perusahaan untuk bebas dari tanggung jawab hukumnya.

4. Kelayakan operasional.

Kelayakan operasional menunjukkan tingkat kecocokan antara prosedur-prosedur perusahaan yang ada saat ini serta keahlian personel dan persyaratan operasional dari sistem yang baru.

5. Kelayakn jadwal

Kelayakan jadwal berkaitan dengan kemampuan perusahaan untuk mengimplementasikan proyek dalam kerangka waktu yang diterima.

Menyiapkan Proposal Proyek Formal

            Proposal proyek sistem memberikan dasar bagi manajemen untuk memutuskan apakah akan meneruskan sebuah proyek atau tidak.

2.Mengembangkan Rencana Sistem Strategis

Setelah mengumpulkan dan mendokumentasikan input dari rencana bisnis, isu-isu hukum, dan umpan balik pengguna, para anggota dari komisi pengarah dan profesional sistem mengevaluasi pro dan kontra dari masing-masing proposal.  Hal ini mencakup penilaian manfaat, biaya dan implikasi strategis dari masing-masing proyek terhadap organisasi. Pengembangan akan dilanjutkan bagi proposal yang menunjukan potensi yang paling besar.

·        Membuat Rencana Tindakan

Balance scorecard adalah sistem manajemen yang memungkinkan organisasi untuk mengklarivikasi visi dan strategi, dan menerjemahkannya ke dalam tindakan.

1.     Perspektif Proses bisnis Internal

Metrik berdasrkan perspektif ini akan memungkinkan para manajer untuk mengetahui seberapa baik bisnis mereka berjalan dan apakah produk dan layanannya sesuai dengan permintaan pelanngan atau tidak.

2.     Perspektif Pelanggan

Perspektif pelanggan mencakup ukuran-ukuran yang objektif, seperti tingkat retensi pelanggan, serta kriteria  yang lebih subjektif, seperti penelitian pasar dan survei kepuasan pelanggan.

3.     Perspektif Keuangan

Perspektif keuangan mencakup ukuran tradisional seperti probabilitas, laba, dan penjualan. Akan tetapi penekanan yang berlebih pada kinerja keuangan dapat mendorong terjadinya keputusan jangka pendek yang bisa menyebabkan ketidakseimbangan dengan perspektif-perspektif lainnya.

4.     Balance Scorecard yang Diterapkan Pada Proyek TI

Melalui analisis indikator BSC, komosi pengarah dapat menetapkan prioritas dari beberapa proposal berdasarkan dampak stategisnya jika dipandang dari berbagai prespektif. Mereka bisa menggunakan metrik ini untuk mengidentifikasi proposal yang akan dilanjutkan ketahap inisiasi proyek dalam SDLC.

5.     Lahkah Survei

Fakta-fakta yang berkaitan dengan pertanyaan-pertanyaan pendahuluan tentang sisitem tersebut dikumpulkan dan dianalisis.

Dan kemidian dilakukan survei untuk mengetahui apakah rencana yang kiata buat it stretegis atau tidak. Survei mempunyai keunggulan dan kelemahan.

§  Keunggulan

1.      Merupakan salah satu jalan untuk mengidentifikasi aspek” sistem lama.

2.       Mengetahui langkah apa yang harus diambil apabila akan menggunakan sistem yang baru.

3.      Dengan mensurvei sisten yang digunakan saat ini, analis dapat menentukan secara meyakinkan penyebab dari gejala-gejala masalah yang dilaporkan.

§  Kelemahan

Kecenderungan analisis untuk “tenggelam” dan kemudian “dihambat” oleh pekerjaan menyurvei sistem yang digunakan saat ini.

1.      Mengumpulkan Fakta

Fakta sistem dibagi dalam kelas-kelas berikut ini :

§  Sumber Data

Termasuk dalam kelas ini adalah entitas eksternal, seperti pelanggan atau pemasok, juga sumber internaldari departemen lain.

§  Pengguna

Termasuk dalam kelompok ini adalah para manajer dan pengguna operasional

§  Tempat Penyimpanan Data

Adalah file, basis data, akun, dan dokumen sumber yang digunakan dalam sistem.

§  Proses

Tugas pemrosesan adalah kegiatan operasional manual atau komputer yang mewakili keputusan atau tindakan yang digerakkan oleh informasi

§  Arus Data

Berbagai dokumen dan laporan diantara sumber data, tempat penyimpanan data, tugas-tugas pemrosesan, dan pengguna.

§  Pengendalian

Pengendalian akuntansi dan operasional dan dapat juga berbagai prosedur manual atau komputer.

§  Tingkat Kesalahan

Kesalahan terkait dengan volume transaksi.

§  Biaya Sumber daya

Terdiri dari biaya tenaga kerja, waktu komputer, bahan (seperti faktur), dan overhead langsung.

§  Kemacetan Dan Redudansi Operasi

Analisi harus menunjukkan titik-titik, dimana arus data datang secara bersamaan dan membuat kemacetan.

2.      Teknik Pengumpulan Fakta

Teknik-teknik tersebut antara lain sebagai berikut:

§  Observasi

Mengamati prosedur-prosedur fisik sistem secara pasif.

§  Patisipasi Pekerjaan

Partisipasi merupakan perluasan dari pengamatan, di mana analisis berperan aktif dalam melakukan pekerjaan pengguna. Hal ini memungkinkan analis mengalami langsung masalah-masalah operasional dari sistem yang digunakan saat ini.

§  Wawancara Personel

Wawancara merupakan sebuah metode untuk mendapatkan fakta tentang sistem yang ada saat ini dan persepsi pengguna tentang hal-hal yang dibutuhkan oleh sistem baru.

§  Peninjauan Dokumen Utama

Dokumen perusahaan merupakan sumber lain dari fakta tentang sistem yang sedang disurvei. Contohnya :

Ø  Bagan Organisasi

Ø  Deskripsi Pekerjaan

Ø  Catatan Akuntansi

Ø  Daftar Akun

Ø  Pernyataan Kebijakan

Ø  Deskripsi Prosedur

Ø  Laporan Keuangan

Ø  Laporan Kinerja

Ø  Diagram Arus Sistem

Ø  Dokumen Sumber

Ø  Daftar Transaksi

Ø  Anggaran

Ø  Peramalan

Ø  Pernyataan misi

6.     Langkah Analisis

Merupakan sebuah proses intelektual yang dilakukan bersamaan dengan pengumpulan fakta. Analis secar simultan melakukan analisis ketika dia mengumpulkan fakta. Hanya dengan mengetahui adanya masalah saja menunjukkan menunjukkan adanya pemahaman akan norma atau situasi yang diinginkan. Oleh karena itu,sulit untuk menentukandi titik mana survei akan berakhir dan analisis dimulai.

Laporan Analisis

Laporan anlisis sistem tidak menspesifikasikan desai sistem yang diusulkan secara terperinci. Misal, sistem tidak menspesifikasika metode-metode pemrosesan, media penyimpanan, struktur record, dan perincian lain yang diperlukan untuk merancang sistem fisik. Sebaliknya, laporan ini tetap berada pada level objektif untuk menghindaricditempatkannya hambatan-hambatan buatan pada tahap desain konseptual. Beberapa desai mungkin dapat memenuhi kebutuhan pengguna, dan proses pengembangannya harus dibebaskan untuk dapat memeriksa semua aspek ini.

7.     Melakukan studi kelayakan dan terperinci

Penguji harus melakukan studi kelayakan terperinci(detailed feasibility study). Objectivitas merupakan hal yang esensial bagi penilaian yang adil bagi setiap desain. Kelompok ini harus terdiri dari menager proyek, seorang perwakilan pengguna sistem, dan profesional sistem yang bukan merupakan bagian dari proyek tetapi memiliki keahlian dalam bidang-bidang tertentu yang dicakup oleh study kelayakan.

Kelayakan Tekhnis.

Dalam mengevaluasi kelayakan tekhnis, tekhnologi yang sudah mapan dan dipahami, memiliki resiko yang lebih kecil dibandingkan dengan teknologi yang belum dikenal sama sekali.

Kelayakan Hukum.

Desain sistem yang berbeda akan mewakili tingkat resiko yang berbeda dalam menghadapi data seperti itu. Penilai harus peduli bahwa desain konseptual tersebut mempertimbangan pengendalian utama, keamanan, dan masalah-masalah jejak audit serta bahwa melanggar hukum yang berkaitan dengan hak pribadi dan/atau pengguna dan distribusi informasi.

Kelayakan Operasional.

Kelayakan operasional juga akan mempengaruhi kelayakan ekonomi dari sistem tersebut akan mngalami proses transisi yang lebih lancar ke sistem teknologi yang lebih maju. Nilai kelayakan operasional untuk setiap desain alternatif  harus mencerminkan kemudahan proses transisi yang diharapkan ini.

Kelayakan jadwal. 

Pada titik ini dalam proses desain, penilai sistem berada dalam posisi yang lebih baik untuk mengukur kemungkinan bahwa sistem akan disesaikan sesuai dengan jadwal. Pengguna CASE, JADE dan prototipe dapat mengurangi secara signifikan waktu pengembangan yang dibutuhkan oleh setiap pilihan desain sistem.

Kelayakan Ekonomi.

Studi pendahuluan kelayakan ekonomi dibatasi untuk menilai komitmen keuangan manajemen terhadap keseluruhan proyek. Ini masih merupakan masalah yang relevan. Jika iklim ekonomi berubah sejak study pendahuluan, atau jika satu atau lebih desain yang bersaing tidak mendapat dukungan menejemen, saat inilah hal tersebut ditentukan.

8.Melakukan Analisis Biaya-Manfaat. 

Analisis biaya manfaat(cost-benefit analysis) membantu menejemen menentukan apakah(dan sampai seberapa besar) manfaat yang dapat diterima dari sistem yang diusulkan akan melebihi biayanya. Teknik ini secara berkala akan idgunakan untuk menaksir nilai keuangan yang diharapkan dari investasi bisnis.

Mengidentifikasi Biaya.

Salah satu metode untuk menentukan biaya adalah membaginya dalam dua kategori: biaya satu waktu(one time cost)an biaya berulang(recurring cost).

Mengidentifikasi Manfaat.

Langkah berikut dalam analisis biaya manfaat sistem. Manfaat ini bisa berwujud dan tidak berwujud.

a.Manfaat Berwujud.

Adalah manfaat yang dapat diumur dan dinyatakan dalam istilah-istilah keuangan. Manfaat berwujud dibagi menjadi dua kategori yaitu: manfaat yang meningkatkan pendapatan dan manfaat yang mengurangi biaya.

b.Manfaat Tidak Berwujud.

Walaupun manfaat tidak berwujud seringkali dikesampingkan dalam keputusan sistem informasi, Manfaat tersebut tidak mudah diukur dan dihitung.

9.Membandingkan Biaya Dan Manfaat.

Langkah berikutnya dalam analisis biaya-manfaat adalah membandingkan biaya dan manfaat yang didefinikasi dalam dua langkah yag pertama.Dua metode yang paling umum digunakan untuk mengevaluasi sistem infomasi adalah nilai sekrang bersih dan pembayaran kembali.

Metode Nilai Sekarang Bersih.

Dengan menggunakan metode nilai sekarang bersih, adalah nilai sekarang dari biaya-biaya dikurangi dengan nilai sekarang dari manfaat selama masa hidup sistem.

Metode Pembayaran Kembali.

Metode pembayaran kembali merupakan variasi `dari analisis titik impas(break even analysis).Titik impas dicapai ketika total biaya sama dengan total manfaat.

10.Akuntan Dalam Pengelolaan SDLC.

Proses SDLC menarik perhatian akuntan karena dua alasan. Pertama, pembuatan sistem informasi mewakili transaksi keuangan signifikan yang memerlukan sumber daya keuangan dan sumber daya manusia. Kedua yang lebih menekankan bagi para akuntan adalah produk yang dihasilkan SLDC. Kualitas sistem informasi akutansi berhubungan langsung dengan aktifitas SLDC yang menghasilkannya. Sitem ini digunakan untuk menyajikan informasi akutansi ke pengguna eksternal dan insternal.

11.Peran Akuntan Dalam Strategi Sistem.

Auditor meninjau strategi sistem secara rutin. Sejarah telah menunjukkan bahwa perencanaan sistem yang hati-hati merupakan aktifitas yang berbiaya efektif dalam mengurangi resiko terjadinya sistem yang tidak dibutuhkan, tidak diinginkan, tidak efisien, dan tidak efektif. Baik auditor eksternal maupun auditor insternal memiliki perhatian khusus atas produk yang dihasilkan oleh sitem tersebut.

12.Peran Akuntan Dalam Desain Konseptual.

Akuntan memainkan peran penting dalam konsepptual sistem. Akuntan harus mengetahui implikasi pengendalian dari setiap desain alernatif dan memastikan bahwa konvensi akutansi dan persyaratan hukum dapat terpenuhi. Beberapa teknik audit komputer mensyaratkan sistem untuk didesain dengan fitur-fitur audit tertentu. Fitur-fitur ini memerlukan sumber daya dan perlu dipertimbangkan pada saat desain konseptual.

13.Peran Akuntan Dalam Pemilihan Sistem.

Kelayakan ekonomi dari sistem yang diusulkan merupakan perhatian utama bagi akuntan. Secara khusus akuntan harus memastikan bahwa:

1.      Hanya biaya yang bisa dihindari yang digunakan dalam perhitungan manfaat penghematan biaya.

2.      Tingkat bunga yang masuk akal digunakan dalam mengukur nilai sekarang dari arus kas.

3.      Biaya satu kali dan biaya berulang dilaporkan dengan lengkap dan akurat.

4.      Umur ekonomis yang realistis digunakan dalam membandingkan beberapa proyek.

5.      Manfaat yang tidak berwujud diberikan nilai keuangan yang masuk akal.