BAB I Sistem Informasi
: Perspektif Akuntan
Informasi mengalir dalam dua arah dalam perusahaan: secara
horizontal dan vertikal. Arus horizontal mendukung berbagai pekerjaan tingkat
operasionaldengan informasi sangat terperinci mengenai berbagai transaksi bisnisyang
mempengaruhi perusahaan. Arus vertikal mendistribusikan informasiringkas
mengenai berbagai aktivitasoperasional dan lainnya ke para manajer di semua
tingkat. Arus ketiga yang ditunjukkan dalm figur 1-1 mewakili interaksi antara
perusahaan dengan pengguna dalam lingkungan eksternal. Para pengguna eksternal
dibagi dalam dua kelompok: mitra dagang (tracing partner) dan pemegang
kepentingan (stakeholder).
APA YANG DIMAKSUD SISTEM ?
Bagi banyak orang istilah sistem (system) memunculkan gambaran
mental mengenai berbagai komputer dan pemograman.
BERBAGAI ELEMEN SISTEM
Dari mana pun asalnya, semua sistem memiliki beberapa elemen yang
sama. Definisi berikut ini menjelaskan bahwa :
·
Sistem adalah kelompok dari
dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi
dengan tujuan sama.
·
Definisi umum ini akan
dianalisis lebih lanjut dalam bagian berikut untuk mendapatkan pemahaman
mengenai bagaimana definisi diaplikasikan dalam perusahaan dan sistem informasi.
1.
Banyak komponen. Sebuah sistem harus berisi lebih dari
satu bagian. Contohnya, sebuah yoyo yang dibuat dari kayu dan diselipkan sebuah
tali adalah sebuah sistem, tanpa tali tersebut yoyo itu bukanlah suatu sistem.
2.
Berhubungan. Tujuan umum dari
suatu sistem adalah menghubungkan berbagai bagian dari sistem tersebut.
Meskipun tiap bagian berfungsi secara independen dari yang lainnya, semua
bagian tersebut melakukan tujuan yang sama. Jika komponen tertentu tidak
memberikan kontribusinya pada tujuan bersama, maka komponen tersebut bukanlah
bagian dari sistem tersebut. Contohnya, sepasang sepatu ice-skating dan jaring permainan voli adalah komponen. Akan tetapi,
keduanya tidak memiliki tujuan bersama dan karenanya tidak membentuk sistem.
3.
Sistem versus subsistem. Perbedaan
antara istilah sistem dan subsistem adalah dari segi perspektif. Dalam buku
ini, kedua istilah tersebut dapat saling menggantikan. Sistem disebut subsistem
ketika dipandang hubungannya dengan sistem yang lebih besar dimana sistem
tersebut hanya menjadi bagian dari sistem yang lebih besar. Sama halnya,
subsistem disebut sistem ketika menjadi fokus perhatian.
4.
Tujuan. Sistem harus mengarah ke
satu atau beberapa tujuan. Apakah suatu sistem dapat memberikan ukuran waktu,
daya listrik, atau informasi , sistem tersebut tetap harus mengarah ke suatu
tujuan, maka sistem tersebut harus diganti.
5.
Dekomposisi sistem.
Dekomposisi adalah proses membagi sistemmenjadi berbagai bagian sistem yang
lebih kecil. Ini adalah cara yang paling baik untuk menyajikan, melihat, dan
memahami berbagi hubungan antara subsistem. Dengan mendekomposisi subsistem,
maka dapat disajikan sistem secara keseluruhan sebagai sebuah hierarki, dan
melihat berbagi hubungan antara subsistem serta subsistem yang lebih tinggi
tingkatnya.
6.
Interdependensi subsistem. Kemampuan
sistem untuk mencapai tujuannya bergantung pada efektivitas fungsinya dan
interaksi yang harmonis antara subsistemnya. Jika sebuah subsistemyang sangat
penting rusak dan tidak dapat lagi memenuhi tujuan tertentunya, keseluruhan
akan gagal memenuhi tujuannya. Contohnya, jika pompa bahan bakar (subsistem
yang sangat penting bagi sisten bahan bakar) rusak, maka sistem bahan bakar
akan gagal memenuhi tujuannya.
KERANGKA KERJA UNTUK SISTEM INFORMASI
Sistem informasi (information sistem) adalah rangkaian prosedur
formal diman data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan
ke para pengguna.
Menunjukkan system informasi sebuah perusahaan manufaktur yang
didekomposisikan menjadi berbagai subsistem dasar. Perhatikan bahwa dua kelas
system umum timbul dari dekomposisi tersebut: system informasi akuntasi (SIA)
dan system informasi manajemen (SIM). Kerangka kerja ini akan digunakan untuk
mengidentifikasi bidang SIA dan untuk membedakannya dari SIM. Harus ditekankan
bahwa figure 1-3 adalh tampilan konseptual. System informasi fisiknya tidak
akan diatur menjadi berbagai bagian yang begitu jelasnya. Sering kali, aplikasi
SIM dan SIA diintegrasikan agar dapat mencapai
efisiensi operasional.
Perbedaan antara subsistem SIA
dengan SIM berpusat pada konsep transaksi. System informasi menerima input,
yang disebut transakso, yang akan dikonversikan melalui berbagai proses menjadi
informasi output, yang akan diberikan ke pengguna. Transaksi terbagi menjadi
dua jenis: transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan. Sebelum membahas
perbedaan ini, pertama-tama akan didefinisikan secara umum mengenai transaksi :
Transaksi (transaction) adalah
kegiatan yang memengaruhi atau merupakan kepentingan dari perusahaanserta
diproses oleh system informasinya sebagai unit pekerjaan.
Transaksi keuangan (financial
transaction) adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan perubahan
ekuitas perusahaan, dan yang dicerminkan dalam berbgai akun, serta diukur dalam
berbagai ukuran keuangan.
Transaksi nonkeuangan (nonfinancial transaction)
meliputi semua kegiatan yang diproses oleh perusahaan melalui system informasi
yang tidak memenuhi definisi khusus dari transaksi keuangan. Contohnya,
menambahkan pemasok baru, bahan baku ke daftar para pemasok valid adalah
kegiatan yang dapat diproses oleh sisteminformasi perusahaan sebagai sebuah
transaksi.
Transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan sangat dekat sekali
kaitannya dan sering kali diproses oleh system fisik yang sama.
SISTEM INFORMASI AKUNTASI
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangandan trasaksi
nonkeuangan yang secara lansung
mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri atas tiga subsistem:
1.
System pemrosesan transaksi
(transaction processing type-TPS), yang
mendukung operasi bisnis harian melaui berbagai dokumen srta pesan untuk para
pengguna diseluruh perusahaan.
2.
System buku besar/pelaporan
keuangan (general ledger/financial reporting system-GL/FRS), yang menghasilkan
laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas, pengembaliam
pajak, serta berbagai laporan lainnya yang disyaratkan oleh hokum.
3.
System pelaporan manajemen
(manajemen reporting system- MRS), yang menyediakan pihak manajemen internal
berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan
untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan
pertanggungjawaban. Tiap subsistem ini akan dijelaskan kemudian.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem informasi manajemen (SIM) memproses berbagai transaksi
nonkeuangan yang biasanya tidak diproses oloh SIA biasa. Tabel 1-1 memberikan
beberapa contoh mengenai berbagi aplikasi SIM umum yang berkaitan dengan
berbagi area fungsional di perusahan. Contoh tabel 1-1
|
Fungsi
|
Contoh aplikasi SIM
|
|
produksi
|
Sistem pengendalian dan
perencanaan produksi
Sistem penjadwalan
pekerjaan
|
|
keuangan
|
Sistm manajemen portofolio
System pengangaran modal
|
|
pemasaran
|
Analisis pasar
Pengembangan produk baru
Analisi produk
|
|
distribusi
|
Pengaturan dan penjadwalan
gudang
Penjadwalan pengiriman
Model pemuatan dan alokasi
kendaraan
|
|
Personalia
|
Sistem penelusuran
keahlian kerja
System kompensasi karyawan
|
PERUBAHAN PERAN INFORMASI AKUNTANSI
Untuk memperbaiki efisiensi operasional dan mencapai keunggulan
kompetitif dalam pasar, banyak perusahaan telah merekayasa ulang sisitem
informasinya agar meliputiberbagai fitur SIA dan SIM. Ini berdampak pada peran
trdisional akuntan karena para akuntan kini mendapat tanggung jawab untuk
menyediakan data nonkeuangan yang handal. Dalam bab-bab berikutnya, akan
dipelajari berbagai karateristik dalam system tradisional dan yang rekayasa ulang, serta akan
dipelajari berbagai model akuntansi alternative seperti REA
(resource,events,dan agent) dan system ERP (enterpris resource planning) yang
mengintegrasikan data keuangan dengan nonkeuangan.
SUBSISTEM SIA
Sementara
ini akan dibahas secara singkat peran tipa subsistem, yaitu :
1.
Sitem pemrosesan transaksi
System pemrosesan transaksi
penting untuk keseluruhan fungsi dari system informasi karena :
a)
Mengonversikan berbagai
kegiatan ekonomi ke dalam transaksi keuangan.
b)
Mencatat berbagi transaksi
keuangan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku besar).
c)
Mendistribusukan hnformasi
keuangan yang penting untuk peronel operasional dalam mendukung operasi
hariannya.
2.
System buku besar/pelaporan keuangan
Sistem buku besar (general
ledger system-GLS) dan system pelaoran keuangan (financial reporting
system-FRS) adalah dua subsistem yang earat hubungannya satu sama lain. Akan
tetapi, karena interepedensi operasional keduanya, maka keduanya secara umum
dipandang sebagai satu system terintegrasi GL/FRS. System pelaporan keuangan
mengukur dan melaporkan kondisi sumber daya keuangan serta berbagai perubahan
atas sumber daya tersebut. FRS mengkomunikasikan informasi ini terutama untuk
pengguna eksternal. Jenis pelaporan ini disebut nondiskresioner karena
perusahaan memiliki sedikit atau tidak memiliki sama sekali pilihan dalam
informasi yang disediakannya.
SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN
System pelaporan
manajemen memberikan informasi keuangan internal yang dibutuhkan untuk
mengelola bisnis. Laporan yang umum dihasilkan oleh MRS meliputi anggaran,
lappran kinerja, analisis biaya-volume-laba, serta berbagai laporan yang
menggunakan data biaya (bukan yang historis). Jenis laporan semacam ini disebut
sebagai laporan deskresioner karena perusahaan dapat memilih informasi apa yang
akan dilaporkan dan cara mrnyajikannya.
MODEL UMU SIA
Berbagai elemen dalam model umum adalah
:
1.
Pengguna akhir.
Pengguna akhir dibagi ke dalam dua kelompok umum eksternal dan
internal. Pengguna eksternal meliputi para kreditor, pemegang saham, calon
investor, lembaga pemerintahan, kantor pajak, pemasok dan pelanggan. Para
pengguna internal meliputi pihak manajemen di tiap tingkat dalam perusahaan,
serta personel operasional. Berlawanan dengan laporan eksternal, perusahaan
memiliki ukuran untuk memenuhi kebutuhan para pengguna internalnya. Meskipun
terdapat beberapa konvensi dan praktik umum, laporan internal diatur terutama
berdasarkan apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Data versus informasi, data adalah
berbagai fakta, yang akan atau mungkin tidak diproses dan tidak memiliki
pengaruh langsung atas pengguna. Sebaliknya informasi menyebabkan pengguna
mengambil tindakan yang akan dilakukan atau tidak dilakukan. Informasi sering
kali didefinisikan hanya sebagai data yang diproses. Informasi bagi seseorang
adalah data bagi orang lain. Jadi, informasi memungkinkan penggunanya untuk
mengambil tindakan dalam mengatasi masalah, mengurangi ketidakpastian, serta
dalam membuat keputusan.
2.
Sumber data
Sumber data adalah berbagai transaksi keuangan yang masuk kedalam
system informasi baik dari sumber internal maupun eksternal. Transaksi
eksternal adalah sumber data yang paling umum untuk kebanyakan perusahaan.
Transaksi ini adalah berbagai pertukaran ekonomi dengan berbagai entitas bisnis
dan individu lain di luar perusahaan. Contohnya, meliputi penjualan barang dan
jasa, pembelian persediaan, penerimaan kas, serta pengeluaran kas (termasuk
untuk penggajian). Transaksi keuangan internal melibatkan pertukaran atau
perpindahan menjadi barang dalam proses (work in process-WIP), penggunaan
tenaga kerja dan overhead untuk barang dalam proses, konvensi WIP menjadi
persediaan barang jadi serta depresiasi pabrik dan perlengkapan.
3.
Pengumpulan data
Pengumpulan data adalah tahap operasional pertama dalam system
informasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa data kegiatan yang masuk ke dalam
system valid, lengkap, dan bebas dari kesalahan. Terdapat dua aturan yang
menentukan dalam desain prosedur pengumpulan data yaitu relevansi dan
efisiensi. System informasi harus hanya menangkap data yang relevan. Pekerjaan
dasar desainersistem adalah menentujan apa saja yang relevandan tidak relevan.
Dia dapat melakukannya dengan menganalisis kebutuhan pengguna. Hanya data yang
pada akhirnya berkontribusi pada informasi yang dianggap relevan. Tahap
pengumpulan data harus didesain agar dapat menyaring berbagai fakta yang tidak
relevan dari system. Prosedur engumpulan data yang efisien di desain untuk
mengumpulkan data sekali saja. System informasi memiliki kemampuan pengumpulan,
pemrosesan, dan penyimpanan.
4.
Pemrosesan data
Setelah selesai dikumpulkan, data biasanya membutuhkan pemrosesan
agar dapat menghasilkan informasi. Berbagai pekerjaan dalam tahap pemrosesan
data berkisar dari yang sederhanahingga yang rumit.
MANAJEMEN BASIS DATA
1. Basis data. Basis data perusahaan
adalah tempat penyimpanan fisik data keuangan dan nonkeuangan.
2. Atribut data. Atribut data adalah bagian mendasar dari calon data yang berguna
bagi basis data. Atribut adalah karateristik logis dan relevan dari suatu
entitas dan yang mengenai hal apa perusahaan menangkap datanya. Berbagai
atribut yang ditunjukkan dalam figure 1-6 adalah logis karena semuanya
berkaitan dengan entitas yang sama-piutang usaha.
3. Record. Record adalah serangkaian lengkap atribut untuk satu kejadian
dalam suatu kelas entitas. Contohnya, nama, alamat, adan saldo pelanggan adalah
satu kejadian dalam kelas piutang uasaha. Untuk menemukan record tertentu dalam
basis data, maka pengguna harus dapat mengidentifikasikannya secara unik. Kunci
untuk record piutang usaha adalah nomor rekening pelanggan. Ini adalah
satu-satunya pengidentifikasiaan unik dalam kelas record tersebut. Berbagai
atribut lainnya memiliki berbagai nilai yang bias saja berada dalam kelas record
tersebut. Berbagai atribut lainnya memiliki berbagai nilai yang bias saja
berada dalam record-record lainnya.
4. File. File adalah serangkaian record yang lengkap dari suatu kelas yang
identik. Contohnya, semua record piutang usaha dari suatu perusahaan akan
membentuk file piutang usaha. Dalam cara yang hamper sama, file dibentuk untuk
kelas-kelas lain dari record seperti untuk persedian, piutang usaha, dan
penggajian. Basis data perusahaan adalah keseluruhan kumpulan berbagai file
semacam itu.
5. Pekerjaan manajemen
basis data.
Melibatkan tiga pekerjaan dasar yaitu penyimpanan, penarikan, dan
penghapusan, penarikan adalah pekerjaan mencari dan mengekstraksi record yang
ada dari basis data untuk diproses. Penghapusan adalah pekerjaan untuk secara
permanen memindahkan berbagai record yang using atau redundan dari basis data.
PEMBUATAN INFORMASI
Pembuatan informasi
adalah proses menyusun, mengatur, menformat, dan menyajikan informasi ke para
pengguna. Informasi dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan penjualan,
laporan yang terstruktur, atau sebuah pesan dalam layar computer. Apapun bentuk
fisiknya, informasi yang berguna memiliki berbagi karateristik berikut ini :
1.
Relevan. Isi dari suatu laporan
atau dokumen harus bekerja untuk suatu tujuan. Ini dapat berupa dukungan bagi
keputusan manajer atau untuk pekerjaan staf administrasi.
2.
Tepat waktu. Umur informasi adalah
factor yang sangat penting dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak
melebihi periode waktu dari tindakan yang didukungnya. Conthnya, jika seorang
manajer mmbuat keputusan secara harian untuk membeli persediaan dari pemasok
berdasarkan laporan status persediaan, maka informasi tersebut dalam laporan
tidak boleh lebih dari atu hari.
3.
Akurasi. Informasi harus bebas dari
kesalahan yang signifikan. Akan tetapi, signifikasi adalah konsep yang sulit
untuk diukur. Konsep ini tidak akan memiliki nilai absolute, ini adalah konsep
yang sangat bergantung pada masalahnya. Kadang kita harus mengorbankan akurasi
yang absolute untuk mendapatkan informasi yang akurat. Oleh karenanya, dalam
menyediakan informasi desainer system harus mencari keseimbangan yang seakurat
mungkin dengan ketetapan waktu yang memadai agar berguna.
4.
Kelengkapan. Semua informasi yang
penting bagi sebuah keputusan atau pekerjaan harus ada. Contohnya, sebuah
laporan harus menyediakan semua perhitungan yang dibutuhkan dan menyajikan
pesannya secara jelas serta tidak ambigu.
5.
Ringkas. Informasi harus diumpulkan
deduai dengan kebutuhan pengguna. Para manajer dalam tingkat yang lebih rendah
cenderung membutuhkan informasi yang sangat terperinci. Ketika informasi
mengalir melalui perusahaan hingga ke pihak manajer puncak, maka informasi akan
makin ringkas.
UMPAN BALIK
Umpan balik (feedback)
adalah suatau bentuk outpiut yang dikirim kembali ke system sebagai sumber
data. Umpan balaik dapat bersifat internal atau eksternal dan digunakan untuk
memulai atau mengubah proses. Contohnya, laporan status persediaan akan
memperingatkan staf pengendali persediaan bahwa suatu barang persediaan telah
jatuh kea tau di bawah, tingkat minimum yang dijijnkan.
TUJUAN SISTEM INFORMASI
Tiap perusahaan harus
menyesuaikan sistem informasi dengan kebutuhan penggunanya. Terdapat tiga
tujuan dasar yang umum didapati di semua system. Tujuan-tujuan tersebut adalah
:
1.
Mendukung fungsi penyediaan pihak manajemen. Administrasi mengacu pada tanggung jawab pihak manajemen untuk
mengelola dengan baik sumber daya perusahaan.
2.
Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen. System informasi memberikan pihak manajemen informasi yang
dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan keputusan tersebut.
3.
Mendukung operasional harian perusahaan. System informasi menyediakan informasi bagi para personel
operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dalam cara
yang efisin dan efektif.
PEMEROLEHAN SISTEM INFORMASI
1. Mengembangkan system yang disesuahkan dari awal melaui aktivitas
pengembangan system internal.
2. Membeli system komersial yang siap pakai dari para vendor piranti
lunak. Perusahaan yang lebih besar dengan kebutuhan yang lebih unik serta
sering kali berubah harus melakukan pengembangan secara internal.perusahaan
yang lebih kecil dan lebih besar dan yang telah memiliki kebutuhan informasi
yang distandarisasi adalah pasar utama untuk piranti lunak komersial. Tiga
jenis piranti lunak yang tersedia adalah :
a)
System siap pakai adalah
system jadi dan teruji serta siap untuk diimplementasikan. Biasanya system ini
adalah system umum atau system yang disesuaikan untuk industry tertentu.
b)
System tulang punggung,
terdiri dari struktur system dasar dimana system akan dikembangkan. Logika
pemrosesan utamanya telah deprogram terlebih dahulu dan vendor kemudian
mendesain antar muka pengguna agar sesuai dengan kebutuhan klien yang
berbeda-beda.
c)
System yang didukung vendor
adalah system yang disesuaikan dan dibeli perusahaan secara komersial sebagai
ganti dikembangkansendiri secara internal. Berdasarkan pendekatan ini, vendor
piranti lunak akan mendesain, mengimplementasikan, serta memelihara system
untuk kliennya,
SEGMEN BISNIS
Ada beberapa cara untuk
mengatur segmentasi perusahaan. Tiga pendekatan yang paling umum meliputi
segmentasi berdasarkan :
1. Lokasi geografis
2. Lini produk
3. Fungsi bisnis
SEGMENTASI FUNGSIONAL
Segmentasi berdasarkan
fungsi bisnis adalah metode pengaturan yang paling umum. Sebagai gambaran,
asumsikan sebuah perusahaan manufaktur yang menggunakan berbagai sumber daya
berikut : bahan baku, tenaga kerja, modal keuangan, dan informasi.
MANAJEMEN BAHAN BAKU
Tujuan dari manajemen
bahan baku adalah merencanakan dan mengendalikan persediaan bahan baku
perusahaan. Manajemen bahan baku memiliki tiga subfungsi :
1. Pembeliaan adalah tangung jawab untuk memesan persediaan dari
berbagai pemasok ketika tingkat persediaan jatuh ke titik pemesanan ulang.
Sifat dari pekerjaan ini bervariasi antar perusahaan. Dalam beberapa kondisi,
pembelian kepemasok yang ditunjuk. Di kondisi lainnya, pekerjaan ini melibatkan
permintaaan penawaran dari berbagai penjual yang bersaiang. Sifat bisnis serta
jenis persediaan menentukan sejauh mana fungsi suatu bagian pembelian.
2. Penerimaan adalah pekerjaaan menerima persediaan yang sebelumnya
dipesan oleg bagian pembelian. Aktivitas penerimaan meliputi perhitunhan dan
pemeriksaan kondisi fisik berbagai barang ini. Penerimaan adalah peluang
pertama, dan mungkin satu-satunya bagi perusahaan untuk mendeteksi kiriman yang
tidak lengkap dan barang yang rusak sebelum dimasukkan ke dalam proses
produksi.
3. Penyimpanan merupakan aktivitas penyimpanan berbagai persediaan
yang diterima dan pelepasan sumber daya ini kedalam proses produksi ketika
dibutuhkan.
Produksi
Aktivitas produksi
terjadi di siklus konversi dimana bahan baku mentah, tenaga kerja, dan aktiva
pabrik digunakan untuk membuat produk jadi. Berbagai aktivita tertentu
ditentukan berdasarkan sifat produk yang diproduksi. Secara umum,
aktivitas-aktivitas tersebut terbagi dalam dua kelas aktivitas pendukung
produksi. Tetapi tidak terbatas pada, berbagai jenis aktivitas berikut ini :
1. Perencanaanproduksi yang melibatkan penjadwalan arus bahan baku,
tenaga kerja, dan mesin untuk secara efisien memenuhi kebutuhan produksi.
Kegiatan ini membutuhkan informasi mengenai status pesanan penjualan,
persediaan bahan baku, persedian barang jadi, serta ketersediaan mesin dan
tenaga.
2. Pengendalian kualitas memantau proses produksi di berbagai tahap
bentuk memastikan bahwa produk jadi memenuhi standar kualitas perusahaan.
Pengendalian kualitas yang efktif dapat mendeteksi masalah sedini mungkin untuk
memungkinkan tindakan perbaikan. Kegagalan dalam melakukan hal ini dapat
mengakibatkan banyak bahan baku dn tenaga kerja yang terbuang sia-sia.
3. Pemeliharaan menjaga berbagai mesin dan fasilitas produksi lainnya
agar berjalan dengan baik. Proses produksi bergantung pada pabrik serta
perlengkapannya dan tidak menoleransi kerusakan apapun dalam periode puncak
produksi. Oleh karenanya, kunci dari pemeliharaan adalah
pencegahan-menyingkirkan perlengkapanyang dijadwalkan dari operasi untuk
dibersihkan, diservis, dan diperbaiki.
Pemasaran
Pasar perlu mengetahui
dan memilki akses ke berbagai produk perusahaan. Fungsi pemasaran berhubungan
dengan berbagai masalah strategi promosi, periklanan, dan riset pasar produk.
Padad tingkat operasioanal, pemasaran melakukan berbagai aktivitas rutin
seperti memasukkan pesanan penjualan.
Distribusi
Distribusi adalah
aktivitas untuk membuat produk sampai ke tangan pelanggan setelah adanya
penjualan. Banyak yang dapat terjadi sebelum pelanggan mengambil alih
kepemilikan dari suatu produk. Lamanya waktu antara memaksukkan dengan memenuhi
pesanan, pengiriman yang salah, atau barang yang rusak dapat mengakibatkan
ketidakpuasan pelanggan serta hilangnya penjualan.
Personalia
Karyawan yang kompeten
dan handal adalah sumber daya yang berharga bagi sebuah perusahaan. Tujuan dari
fungsi personalia adalah untuk mengelola secara efektif sumber daya ini. Fungsi
personalia yang dikembangkan secara lengkap meliputi perekrutan, pelatihan,
pendidikan lanjutan, konsiltasi evaluasi, hubungan ketenagakerjaan, dan
administrasi kompensasi.
Keuangan
Berfungsi
mengelola sumber daya keuangan perusahaan melalui aktifitas perbankan dan
perbendaharaan, manajemen portofolio, evaluasi kredit, pengeluaran dan
penerimaan kas, mencatat arus kas harian yang masuk dan keluar dari perusahaan.
FUNGSI AKUNTANSI
Mengelola sumber daya
informasi keuangan perusahaan.
Fungsi ini mempunnyai dua
peran penting di pemrosesan transaksi, yaitu:
1. Akuntansi menangkap dan mencatat berbagai pengaruh keuangan dari
berbagai transaksi keuangan.
2. Akuntansi mendistribusikan informasi transaksi ke personal
operasional untuk mengkoordinasikan banyak dari tugas mereka.
Nilai Informasi
Tujuan
informasi adalah untuk mengarahkan kepada pengguna ke tindakan yang seharusnya.
Nilai informasi bagi pengguna ditentukan berdasarkan keandalannya ( reliability ). Agar hal ini dapat
terjadi, informasi harus relevan, akurat, lengkap, ringkas, dan tepat waktu.
Jika informasi yang diberikan tidak andal maka, tidak memiliki nilai dan
penggunaan sumber daya akan menjadi sia-sia
Independensi Akuntansi
Keandalan informasi
sangat tergantung pada konsep independensi akuntansi. Keputusan pengguna yang
efektif membutuhkan informasi penting oleh sumber yang independen untuk
memastikan integritasnya.
FUNGSI LAYANAN KOMPUTER
Fungsi
layanan computer berkaitan dengan sumber daya informasi. Berbagai aktivitasnya
dapat diatur dalam sejumlah cara yang berbeda.
Adapun unsure-unsur yang
eksterm dalam fungsi layanan computer adalah:
1. Pemrosesan Data Terpusat (centralized
data processing)
Semua data dilakukan oleh satu atau lebih computer besar yang
ditempatkan di sebuah lokasi pusat dan melayani para pengguna di seluruh
perusahaan. Fungsi layanan computer biasanya diperlakukan sebagai pusat biaya
yang biaya operasionalnya dibebankan kembali kepada para pengguna akhirnya.
2. Administrasi Basis Data
Perusahaan yang diatur secara terpusat memelihara sumberdaya
datanya dalam lokasi terpusat yang digunakan bersama oleh pengguna akhir.
3. Pemrosesan Data
Kelompok pemrosesan data mengelola sumberdaya computer yang
digunakan untuk pemrosesan rutin transaksi. Ini terdiri atas berbagai fungsi
organisasional berikut:
-
Pengendalian data ( data
control ) : sebagai perantara antara pengguna akhir dengan pemrosesan data.
-
Konversi data (data
conversion) : menyalin data transaksi dari bentuk dokumen
kertas ke dalam media magnetis / disket yang sesuai untuk diproses oleh
computer.
-
Perpustakaan data ( data
library ) : Ruang yang bersebelahan dengan pusat
computer dan yang menyediakan tempat penyimpanan yang aman bagi file data yang
tidak aktif
4. Pengembangan dan Pemeliharaan Sistem
Kebutuhan sistem informasi para pengguna dipenuhi melalui dua
fungsi yang saling berhubungan. Para partisipan dalam pengembangan sistem
meliputi :
-
Professional sistem meliputi
analisis sistem, desainer basis data, dan pemograman yang mendesain dan
membangun sistem. Hasil usaha mereka adalah sistem informasi yang baru.
-
Pengguna akhir adalah bagi
siapa sistem dibangun. Mereka adalah para manajer yang menerima lpaoran dari
sistem dan para personel operasional yang bekerja secara langsungdengan sistem
tersebut sbagai tanggungjawab harian mereka.
-
Pemegang kepentingan adalah
orang-orang yang memiliki kepentingan atas sistem tersebut tapi bukan pengguna
akhirnya. Meliputi: akuntan,auditor internal dan eksternal, dan pihak lain yang
mengamati perkembangan sistem.
5. Pemrosesan Data Terdistribusi
Alternative dari model terpusat adalah konsep pemrosesan data
terdistribusi ( distributed data
processing - DDP). DDp melibatkan pengaturan ulang fungsi layanan computer
menjadi unit pemrosesan informasi (information
processing unit – IPU) kecil yang didistribusikan ke para pengguna akhir
dan ditempatkan di bawah kendali mereka. IPU dapat didistribusikan berdasarkan
fungsi bisnis, lokasi geografis. Dalam tahun-tahun terakhir ini, DDP telah
menjadi kemungkinan ekonomi dan operasional dan telah mengubah secara
revolusioner operasi bisnis.
Kelemahan DDP :
-
Hilangnya kendali
-
Perusakan jejak audit
-
Pemisahan pekerjaan yang
tidak memadai
-
Peningkatan potensi
kesalahan pemograman dan kegagalan sistem
-
Kurangnya standart
Keuntungan DDP :
-
Penghematan biaya
Mikrokomputer dan
minicomputer yang canggih tetapi mahal,yang dari segi biaya efektif untuk
melakukan fungsi khusus, telah mengubah nilai nilai ekonomi pemrosesan data
secara dramatis. Perpindahan ke DDP dapat mengurangi biaya dalam dua area
lainnya:
1) data dapat
dimasukkan dan diedit dalam IPU, dan
2) kompleksitas
aplikasi dapat dikurangi.
-
Peningkatan kepuasan
pengguna
Hal ini didasarkan dari
tiga area kebutuhan yang seringkali dibiarkann tak terpenuhi dalam pendekatan
terpusat:
1)pengguna berkeinginan
untuk mengendalikan sumberdaya yang mempengaruhi profitabilitasnya
2)pengguna menginginkan
professional sistemyang responsive sesuai situasi pengguna.
3)pengguna ingin
terlibat lebih aktif dalam pengembangan dan implementasi sistem yang
digunakannya.
-
Peningkatan efisiensi
operasional.
EVALUASI MODEL SISTEM INFORMASI
- Model Proses Manual
Adalah bentuk sistem yang paling tua dan paling tradisional.
Sistem ini terdiri dari berbagai kegiatan, sumberdaya,dan personel fisik yang
merupakan ciri banyak proses bisnis. Meliputi: pencatatan pesanan,penggudangan
bahan baku, produksi barang untuk dijual,pengiriman barang ke pelanggan,
penempatan pesanan ke pemasok.
- Model File Datar
Menjelaskan sebuah lingkungan dengan file data yang tidak saling
berhubungan dengan file lainnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini
memiliki sendiri file datanya sebagai ganti berbagi dengan para pengguna
lainnya. Jadi, pemrosesan datanya dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri
dan bukan melalui sistem terintegrasi.
Masalah signifikan dalam file datar adalah:
-
Penyimpanan data : sistem
informasi yang efisien hanya menangkap dan menyimpan data sekali serta
membuatnya menjadi sebuah sumber yang tersedia bagi semua pengguna yang
membutuhkannya.
-
Pembaruan data :
perusahaan memilki banyak sekali data yang disimpan dalam berbagai file dan
yang membutuhkan pembaharuan berkala untuk mencerminkan berbagai perubahan.
-
Kekinian informasi : Jika informasi yang baru tidak
disebarkan secara tepat, perubahan tersebut tidak akan tercermin dalam data
pengguna, hingga mengakibatkan adanya keputusan yang didasarkan pada informasi
yang kadaluwarsa.
-
Dependensi pekerjaan-data :
adalah ketidakmampuan penggunanya untuk mendapatkan tambahan informasi ketika
kebutuhan pengguna tersebut berubah.
-
File flat membatasi
integrasi data : strukturisasi semacam ini dapat tidak memasukkan atribut data
yang berguna bagi pengguna lainnya, sehingga menghambat keberhasilan integrasi
data di perusahaan.
- Model Basis Data
Perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan
file datar dengan mengimplementasikan model basis data untuk manajemen data.
Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui sistem manajemen basis data (database management sistem-DBMS). DBMS
adalah peranti lunak sistem khusus yang deprogram untuk mengetahui elemen data
mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya.
- Model REA
Adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan sumber daya (resources), kegiatan (events), pelaku (agents). Kemajuan dalam teknologi basis data telah berfokus pada
ketertarikan yang baru pada REA sebagai alternative praktis untuk kerangka
kerja akuntansi yang klasik.
-
Sumber daya : didefinisikan
sebagai berbagai objek yang tidak mudah didapat serta di bawah kendali perusahaan.
-
Kegiatan
: fenomena yang mempengaruhi berbagai perubahan dalm sumber daya.
Kegiatan bernilai ekonomi adalah elemen informasi yang sangat penting dalam
sistem akuntansi serta harus ditangkap dalam bentuk yang sangat terperinci
untuk menyediakan basis data yang lengkap.
-
Pelaku
: pihak dalam dan luar perusahaan dengan kemampuan untuk memilih sendiri
menggunakan atau membuang sumber daya yang bernilai ekonomi.
Rea adalah model konseptual,bukan fisik. Akan tetapi, banyak dari
prinsipnya dapat ditentukan dalam sistem basis data lain yang lebih canggih.
Aplikasi dari filosofi REA yang paling berharga dapat dilihat dalam sistem
pembuatan ERP.
- Sistem ERP
Perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resourse planning) adalah model sistem informasi yang
memungkinkanperusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagaia proses
bisnis utamanya. Implementasi sistem ERP dapat berupa pengambilalihan
besar-besaran, hingga dapat memakan waktu beberapa tahun. Karena kompleksitas
dan ukurannya, sedikit perusahaan yang bersedia atau dapat menyediakan sumber
daya keuangan serta fisik dan menanggung resiko untuk mengembangkan sistem ERP
secara internal. Jadi, semua ERP adalah produk komersial. Paket peranti lunak
ERP sangatlah mahal,tetapi penghematan dari segi efisiensi akan sangat
signifikan.
PERAN AKUNTAN
- Akuntansi Sebagai Pengguna
Fungsi akuntansi adalah pengguna layanan computer yang terbanyak.
Sebagai pengguna akhir, para akuntan harus menyediakan gambaran yang jelas
mengenai berbagai kebutuhan mereka pada para ahli yang mendesain sistem mereka.
Penyebab utama kesalahan desain yang mengakibatkan kegagalan sistem adalah
akibat dari tidak adanya keterlibatan pengguna.
- Akuntansi Sebagai Desainer
Tanggung jawab desain sistem dibagi antara akuntan dengan ahli
computer. Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas sistem konseptual, melibatkan
spesifikasi criteria untuk mengidentifikasi pelanggan yang lewat masa bayar dan
informasi yang perlu dilaporkan akuntan menentukan sifat dari informasi yang
dibutuhkan, sumbernya, tujuannya,serta kebijakn yang perlu diterapkan. Dan
fungsi computer sebagai sistem fisiknya adalah media dan metode untuk menangkap
dan menyajikan informasi tersebut.
- Akuntan Sebagai Auditor Sistem
Audit adalah bentuk dari pembuktian independen yang dilakukan oleh
ahli auditor yang menyatakan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan yang
dihasilkan secara internal bergantubg langsung pada validasi oleh auditor ahli
yang independen.
-
Audit eksternal : sebagai
auditor sistem terbatas pada fungsi pembuktian dan yang dijelaskan sebelumnya.
Jasa kepastian adalah layanan professional, termasuk fungsi pembuktian,dan yang
di desain untuk meningkatkan kualitas informasi baik yang keuangan maupun
nonkeuangan, yang digunakan oleh para pembuat keputusan.
-
Audit Internal : adalah fungsi penilaian yang berada dalam
perusahaan. Auditor internal mel`kukan banyak sekali aktivitas atas nama
perusahaan, termasuk melakukan audit laporan keuangan, mempelajari kesesuaian
operasional perusahaan dengan kebijakan perusahaan, mengkaji kesesuaian
perusahaan dengan kewajiban hokum, mengevaluasi efisiensi operasional,
mendeteksi dan mengejar pelaku penipuan dalam perusahaan serta melaksanakan
audit.
Perbedaan antara audit eksternal dan internal adalah
konstituennya. Auditor eksternalmewakili pihak ketiga dari luar. Sementara
audit internal mewakili pihak kepentingan pihak manajemen.
Komentar
Posting Komentar