SISTEM INFORMASI AKUNTANSI-BAB 14-MEMBANGUN, MELAKSANAKAN, DAN MEMELIHARA PROYEK SISTEM

MEMBANGUN, MELAKSANAKAN, DAN MEMELIHARA PROYEK SISTEM

MAKALAH

Untuk memenuhi tugas matakuliah

Sistem Informasi Akuntansi

Yang dibina oleh Ibu Dyah Aju Wardani

Oleh

409422421139            RIRIS SETYA UTARY

409422421818            SAFANTI WINDASARI

                                       409422424754              TRIYAS KUMALASARI

 

                              

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI

November 2010

MEMBANGUN, MELAKSANAKAN, DAN MEMELIHARA PROYEK SISTEM

A.    Pengembangan Sistem Secara Internal

           Perusahaan biasanya memperoleh sistem melalui dua cara, yaitu:

1.      Mengembangakn sistem khusus secara internal melalui berbagai aktivitas pengembangan sistem yang formal

2.      Membeli sistem komersial dari pemasok peranti lunak.

           Para pemasok melayani perusahaan perusahaan yang memiliki kebutuhan informasi umum. Biasanya, perusahaan klien mereka memiliki praktek bisnis yang begitu terstandardisasi, sehingga perusahaan-perusahaan tersebut dapat membeli sistem informasi yang telah siap desainnya dan nmenggunakannya dengan sedikit atau tanpa modifikasi.

Berbagai alat untuk meningkatkan pengembangan sistem.

         SDLC (Sklus Hidup Pengembangan Sistem) dicemari oleh tiga masalah yang menyebabkan kegagalan dalam kebanyakan sistem:

1.      Kebutuhan sistem yang tidak dispesifikasikan dengan baik.

Karena pengembangan sistem bukanlah ilmu pasti, sehingga berbagai kesalahan dilakukan dalam mengidentifikasi kebutuhan dan masalah, ide-ide baru berkembang ketika sifat dasar masalah sesungguhnya terbuka, dan orang-orang dengan mudah berubah pikiran mengenai apa sesungguhnya mereka inginkan serta butuhkan dari sistem terkait.

2.      Teknik Pengembangan yang tidak efektif.

Maslah ini diperberat dengan adanya teknik penyajian, dokumentasi, dan modifikasi spesifikasi sisistem yang tidak efektif.

3.      Kurangnya keterlibatan pengguna dalam pengembanagan sistem.

Hal ini sering muncul masalah bisnis karena desain sistem mencerminkan persepsi analisnya atas kebutuhan informasi, bukan atas persepsi para akuntan atau pengguna lainnya. Sistem sering kali tidak memiliki pengendalian dan jejak audit yang memadai. 

  Pembuatan Prototipe

Pebuatan prototipe adalah teknik yang memberikan pengguna versi awal dari sistem.

Tujuannya adalah untuk menyajikan spesifikasi fungsional yang tidak ambigu, yang berfungsi sebagai alat untuk mengatur dan belajar, serta akhirnya akan berubah menjadi sebuah sistem yang diimplementasikan secara penuh. Ketika digabungkan dalam tahapan awal SDLC pembuatan prototype adalah alat yang efektif untuk menentukan kebutuhan pengguna. Jika kebutuhan tersebut telah ditetapkan, prototype akan dibuang dan akan digunakan untuk mengembangkan aplikasi terstruktur, seperti siostem akuntansi.

Pendekatan Case

Teknologi computer-aided software engineering (CASE) adalah berbagai produk piranti lunak komersial yang terdiri atas berbagai aplikasi yang sangat terintegrasi dan yang mendukung berbagai aktivitas SDLC. Metodologi ini dikembangkan untuk meningkatkan produktivitas para professional sistem, memperbaiki kualitas desain sistem, dan mempelancar SDLC.

Kebanyakan produk CASE terdiri atas beberapa alat atau aplikasi atas dan bawah. Alat CASE atas mendukung berbagai aktivitas konseptual analisis dan desain. Alat CASE bawah mendukung berbagai aktivitas fisik yang berkaitan dengan pemrograman aplikasi dan pemeliharaan sistem. Alat CASE digunakan untuk menetapkan kebutuhan pengguna, menciptakan basis data fisisk dari diagram ER konseptual, menghasilkan spesifikasi desain sistem, secara otomatis menghasilkan kode program komputer, dan memfasilitasi pemeliharaan program yang dibuat melalui teknik CASE atau non-CASE.

Diagram Pert

Teknik evaluasi dan tinjauan proyek (project evaluation and review technique-PERT)

adalah alat untuk menunjukkan hubungan antar berbagai aktivitas penting yang membentuk gagasan serta proses pelaksanaan.

Prinsip utama diagram ini adalah:

1.      Aktivitasà pekerjaan yang harus diselesaikan dalam proyek tersebut. Berbagai pekerjaan ini diberi label (dan diber huruf A sampai L) diatas garis.

2.      Peristiwa yang menandai penyelesaian sebuah aktivitas dan awal aktivitas berikutnya. Peristiwa dalam diagram ini diberi angka 1 hingga 9.

3.      Jalurà jalur dalam diagram yang menghubungkan berbagai peristiwa dari awal hingga akhir.

4.      Jalur kritisà jalur dengan waktu keseluruhan yang tertinggi. Jalur kritis dalam proyek ini adalah C-F-G-J-L, dengan waktu total 20 (4+5+3+4+4) minggu.

Diagram Gantt  

 Diagram Gantt adalah diagram batang horizontal yang menyajikan waktu secara horizontal dan aktivitas secara vertikal.

Diagram gantt banyak digunakan karena dapat menunjukkan status saat ini suatu proyek dalam waktu singkat.

B.     Membentuk Sistem

Tujuan utama dari tahap pembentukan adalah untuk mendesain dan mengembangkan peranti lunak yang siap untuk diuji dan disediakan bagi komunitas pengguna. Tahap ini melibatkan pemodelan sistem, pemrograman aplikasi, dan pengujian aplikasi. Desain dan pemrograman sistem yang modern mengikuti salah satu dari dua pendekatan ini: pendekatan terstruktur dan pendekatan berorientasi objek.

Ø   Pendekatan desain terstruktur

 Pendekatan desain terstruktur adalah cara yang kaku untuk mendesain sistem dari atas ke bawah. Pendekatan ini dimulai dengan “gambaran umum”  dari sistem yang diusulkan dan yang secara bertahap didekomposisi menjadi lebih terperinci sampai benar-benar dipahami seluruhnya. Dalam pendekatan ini, proses bisnis yang didesain biasanya didokumentasi berdasarkan aliran data dan diagram struktur.

Ø  Pendekatan berorientasi objek

Pendekatan desain  berorientasi objek adalah untuk membangun sistem informasi dari komponen standar atau objek yang dapat digunakan kembali. Pendekatan ini dapat disamakan dengan proses membuat mobil. Contohnya tiap model mobil yang diproduksi oleh sebuah pabrik mobil tertentu dapat saja menggunakan jenis mesin, gigi, alternator, as roda, radio, dan sebagainya, yang sama. Beberapa dari komponen mobil tersebut akan menjadi produk-produk standar industry yang digunakan oleh produsen mobil lainnya.

Elemen pendekatan desain berorientasi objek

Karakteristik khusus dalam pendekatan desain berorientasi objek ini adalah baik data dan logika pemrograman, seperti uji integritas, aturan akuntansi, dan prosedur pembaruan, disatukan dalam modul untuk mewakili objek.

Objekà objek sama dengan kata benda. Contohnya pemasok, pelanggan, persediaan, dan akun, semuanya adalah objek. Berbagai objek ini memiliki dua karakteristik: atribut dan metode. Atribut adalah data yang menjelaskan objek. Metode adalah tindakan yang dilakukan terhadap atau oleh objek yang dapat mengubah atributnya.

Class dan Instanceà kelas objek adalah pengelompokan lopgis berbagai objek yang memiliki atribut dan metode yang sama. Instance adalah sebuah keberadaan objek dalam sebuah kelas.

Warisanà warisan berarti tiap instance objek mewarisi berbagai atribut dan metode kelas di mana instance tersebut berada. Contohnya semua instance dalam hierarki kelas persediaan berbagai atribut yang sama dalam hal nomor barang, keterangan, dan jumlah barang di gudang. Berbagai atribut ini akan ditetapkan sekali dan hanya sekali untuk objek persediaan. Karena desain berorientasi objek mendukung tujuan penggunaan kembali, bagian dari sistem, atau keseluruhan sistem, dapat pula dibuat dari modul yang telah ada.  Contohnya sistem di masa mendatang yang dapat saja membutuhkan atribut dan metode yang ditentukan oleh modul pengendalian yang ada, dapat mewrisinya dengan cara difungsikan sebagai objek subkelas. Terakhir pendekatan berorientasi objek ini menawarkan potensi peningkatan keamanan daripada model terstruktur. Fungsionalitas (perilaku) tiap objek ditentukan berdasarkan kumpulan metodenya, yang akan membentuk dinding kode yang tidak dapat dimasuki di sekeliling datanya. Artinya data internal objek terkait dapat diubah hanya melalui berbagai metodenya. Akses langsung ke struktur internal objek tidak diizinkan.

Ø  Desain sistem

Tujuan dari tahap desain adalah untuk menghasilkan gambaran terperinci sistem yang diusulkan, yang akan memenuhi kebutuhan sistem yang diidentifikasi selama analisis sistem, dan yang sesuai dengan desain konseptualnya. Dalam tahap ini, semua komponen sistem tampilan pengguna, tabel basis data, proses, dan pengendaliannya akan ditetapkan secara sangat hati-hati dan terperinci. Pada akhir tahap ini, berbagai komponen tersebut akan disajikan secara formal dalam laporan desain yang terperinci. Laporan ini terdiri atas satu rangkai “ cetak biru” yang menentukan format layar input, tata letak laporan output, struktur basis data, dan logika proses. Rencana yang telah dilengkapi ini kemudian akan diteruskan ke tahap akhir dalam SDLC.

Urutan desain

Tahap desain sistem dalam SDLC mengikuti sebuah rangkaian urutan peristiwa: membuat model data proses bisnis, menentukan tampilan konseptual pengguna, mendesain tabel basis data yang dinormalisasi, mendesain tampilan fisik pengguna, mengembangkan model proses, menentukan pengendalian sistem, dan melakukan percobaan awal sistem.

Pendekatan iteratif

 Karakteristik ini memiliki implikasi pengendalian bagi akuntan dan pihak manajemen. Contohnya isu pengendalian yang sebelumnya dapat diatasi mungkin akan perlu dilihat kembali sebagai akibat dari adanya perubahan dalam desain.

Ø  Pemodelan data, tampilan konseptual, dan tabel yang dinormalisasi

Pemodelan data adalah kegiatan merumuskan kebutuhan data proses bisnis sebagai model konseptual. Instrument utama dokumentasi yang digunakan dalam pemodelan data adalah diagram relasi entitas. Teknik ini digunakan untuk menunjukan berbagai entitas atau objek data dalam sistem.

Ø  Mendesain tampilan fisik pengguna

Tampilan fisik adalah berbagai media yang digunakan untuk mengungkapkan atau menyajikan data. Media-media ini meliputi laporan output, dokumen, dan layar input. Sisa bagian ini akan berhubungan dengan sejumlah isu yang berkaitan dengan desain tampilan fisik pengguna.

Mendesain tampilan output

Output adalah informasi yang dihasilkan oleh sistem untuk mendukung berbagai pekerjaan dan keputusan pengguna. Pada tingkat pemrosesan transaksi, output cenderung menjadi sangat detail. Sistem siklus pendapatan dan pengeluaran menghasilkan berbagai laporan pengendalian untuk manajemen tingkat yang lebih rendah dan dokumen operasional untuk mendukung aktivitas harian. Sistem siklus konversi menghasilkan berbagai laporan untuk penjadwalan produksi, mengelola persediaan, dan manajemen biaya. Sistem-sistem ini juga menghasilkan dokumen untuk pengendalian proses produksi.

Sistem buku besar atau pelaporan keuangan dan sistem pelaporan manajemen menghasilkan output yang lebih ringkas. Para pengguna yang dituju sistem ini adalah pihak manajemen, pemegang saham, dan berbagai pihak lainnya yang berkepentingan di luar perusahaan. GL/FRS adalah sistem laporan wajib yang menghasilkan berbagai laporan formal yang diisyaratkan oleh hukum. Laporan-laporan ini termasuk laporan keuangan, pengembalian pajak, dan berbagai laporan lainnya yang diminta oleh berbagai lembaga pemerintah. Kebutuhan output GL/FRS cenderung dapat diprediksi dan stabil dari waktu ke waktu serta antar organisasi.

Sistem laporan manajemen melayani berbagai kebutuhan pihak manajemen pengguna internal. MRS menghasilkan berbagai laporan yang sangat terkait dengan masalah dan sangat berbeda di antara entitas bisnis.

Atribut output      

Tampilan output harus memiliki berbagai atribut antara lain:

Relevanà  Setiap elemen dalam output informasi harus mendukung keputusan atau pekerjaan penggunanya.

Ringkasanà Tingkat ringkasan akan makin tinggi ketika arus informasi menuju ke atas dari para manajer tingkat yang lebih rendah ke pihak manajemen puncak.

Beerorientasi pada pengecualianà Laporan pengendalian operasi harus mengidentifikasi berbagai aktivitas yang akan keluar dari kendali dan mengabaikan berbagai aktivitas yang berfungsi dalam batas normal.

Tepat waktuà Informasi yang tepat waktu, yang cukup akurat dan lengkap, lebih berharga daripada informasi sempurna yang terlambat disampaikan hingga menjadi tidak berguna. Oleh karenanya, system harus menyediakan pengguna informasi yang cukup tepat waktu untuk mendukung tindakan yang dibutuhkan.

Akuratà Output informasi harus bebas dari kesalahan yang penting. Kesalahan penting adalah kesalahan yang menyebabkan pengguna melakukan tindakan yang salah atau gagal mengambil tindakan yang benar. Dokumen operasional dan laporan pengendalian tingkat rendah biasanya membutuhkan tingkat akurasi yang tinggi. Akan tetapi untuk laporan perencanaan tertentu dan laporan yang mendukung pengambilan keputusan yang cepat, desainer system mungkin harus mengorbankan akurasi untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu.

Lengkapà Informasi harus lengkap, idealnya tidak ada satu pun bagian informasi penting bagi pekerjaan atau keputusan yang tidak ada dalam output.

Menyeluruhà output informasi hatrus disajikan sekomplit mungkin dalam laporan atau dokumen.

Teknik laporan outputà Terdapat berbagai perbedaan dalam kognitif antara para manajer, para desainer system harus menetukan jenis output dan format yang paling berguna bagi pengguna.

Ø  Mendesain tampilan input

      Tampilan input data digunakan untuk menangkap berbagai fakta yang relevan dengan sumber daya, peristiwa, dan pelaku yang terlibat dalam berbagai transaksi proses bisnis. Di bagian ini  input dibagi ke dalam dua golongan: input salinan fisik dan input elektronik.

Mendesain input salinan fisik

1.      Penanganan àFormulir input adalah bagian dari jejak audit dan harus dipelihara dalam bentuk yang dapat dibaca. Jika formulir tersebut dapat disalahgunakan secara fisik, maka harus dibuat di ats kertas yang berkualitas tinggi.

2.      PenyampaianàData yang ditulis di atas kertas yang berkualitas rendah dapat menjadi kabur dalam kondisi yang ekstrem. Sekali lagi, data ini mungkin memiliki implikasi jejak audit. Pertimbangan lain yang berhubungan adalah perlunya melindungi formulir dari penghapusan.

3.      Jumlah SalinanàDokumen sumber sering kali dibuat dalam beberapa salinan untuk memicu beberapa aktivitas secara simultan dan untuk dasar rekonsiliasi.

4.      Ukuran formuliràRata-rata jumlah fata yang ditangkap untuk tiap transaksi mempengaruhi ukuran formulir.

5.      Desain formuliràterdapat dua teknik yang baik dalam desain formulir yaitu melalui zona dan instruksi melekat.

6.      ZonaàArea dalam formulir yang berisi data terkait. Setiap zona harus dibentuk dari garis, judul, dan kotak, yang membantu mata pengguna untuk menghindari kesalahan atau tidak tercantumnya data tertentu.

7.      Instruksi MelekatàBerada dalam bagian formulir itu sendiri dan bukan merupakan lembar terpisah. Penting untuk menempatkan instruksi secara langsung dalam area yang berhubungan dengan instruksi tersebut. Jika suatu instruksi berkaitan dengan keseluruhan formulir, maka harus diletakkan di bagian atas formulir. Intruksi harus singkat dan tidak ambigu.

8.      Mendesain Input ElektronikàTeknik input elektronik terbagi dalam dua jenis dasar yaitu input dari dokumen sumber serta input langsung.

Ø  Mendesain Proses Sistem

            Setelah tabel basis data dan tampilan pengguna telah didesain, kita siap untuk mendesain komponen proses. Tahap ini dimulai dengan DFD yang dihasilkan dalam tahap desain umum. Tergantung dari keluasan aktivitas yang dilakukan dalam tahap desain umum, sistem dapat dispesifikasikan pada tingkat konteks atau dapat diperbaiki dalam DFD tingkat yang lebih rendah. Pekerjaan utama adalah mendekomposisi DFD yang ada ke tingkat perincian yang akan berfungsi sebagai dasar untuk membuat diagram struktur. Diagram struktur akan memberikan cetak biru bagi penulisan berbagai modul program yang sesungguhnya.

Pendekatan Modular

        Pendekatan Modular melibatkan pengaturan sistem dalam hierarki berbagai modul kecil terpisah, yang masing-masing melakukan satu pekerjaan. Mendesain modul dengan benar membutuhkan dua atribut yaitu dipasangkan secara bebas dan memiliki kohesi yang tinggi. Perangkaian (coupling) mengukur tingkat interaksi antara modul-modul. Interaksi adalah pertukaran data antarmodul. Modul yang dipasangkan secara bebas bersifat independen dari modul-modul lainnya.

        Kohesi (cohesion) merujuk pada jumlah pekerjaan yang dilakukan oleh suatu modul. Kohesi yang kuat artinya tiap modul melakukan sebuah pekerjaan yang telah dibentuk dengan baik. Berbagai pekerjaan ini akan dilakukan oleh modul-modulyang berbeda.

Modul Sistem Pseudokode

      Pseudokode dapat digunakan untuk menjelaskan fungsi dari Modul F. Modul ini mengotorisasi pembayaran utang usaha dengan memalidasi berbagai dokumen pendukungnya.

      Penggunaan pseudokode untuk menentukan fungsi modul memiliki dua keuntungan. Pertama, desainer dapat menyatakan logika terperinci modul tersebut, apa pun bahasa pemrograman yang digunakan. Kedua, walaupun pengguna akhir kurang memilki keahlian pemrograman, dia dapat secara aktif terlibat dalam tahap teknis.

Ø  Mendesain Pengendalian Sistem

Ini adalah tahap terakhir dari tahap desain yaitu meliputi pengendalian pemrosesan computer,pengendalian basis data, pengendalian manual atas input ke dan output dari sistem, serta pengendalian atas lingkungan operasional (contohnya, pengendalian pemrosesan data terdistribusi)

Ø  Melakukan Percobaan Desain Sistem

Setelah menyelesaikan desain terperinci, tim pengembangan biasanya melakukan percobaan (walkthrough) desain sistem untuk memastikan bahwa desain tersebut bebas dari kesalahan konseptual yang dapat terprogram masuk ke dalam swistem akhirnya. Banyak perusahaan melakukan percobaan formal dan terstruktur yang dilakukan oleh kelompok penjamin kualitas. Ini adalah kelompok programmer, analisis independen, pengguna, dan auditor internal.

Meninjau Dokumentasi Sistem

Laporan desain terperinci (detailed design report) melaporkan dan menjelaskan sistem. Laporan ini menjadi :

1.      Desain semua output layar, laporan, dan dokumen operasional.

2.      Diagram ER yang menjelaskan hubungan berbagai data dalam sistem.

3.      Bentul normal ketiga desain untuk berbagai tabel basis data yang menspesifikasikan semua elemen data.

4.      Kamus data (data dictionary) yang diperbarui yang menjelaskan masing-masing elemen data dalam basis data.

5.      Desain untuk semua input layar dan dokumen sumber untuk sistem tersebut.

6.      Diagram konteks untuk keseluruhan sistem.

7.      Diagram arus data tingkat bawah dari proses sitem tertentu.

8.      Diagram struktur untuk berbagai modul program dalam sistem, termasuk penjelasan pseudokode untuk tiap modul.

Ø  Program Aplikasi Peranti Lunak

Tahap berikutnya dalam pengembangan secara internal adalah memilih bahasa pemrogramana dari berbagai jenis nahasa yang tersedia dan sesuai untuk aplikasi. Bahasa-bahasa tersebut meliputi bahasa procedural seperti COBOL, bahasa yang digerakkan oleh peristiwa seperti isual basic, atau bahasa pemrograman berorientasi objek (OOP) seperti Java atau C++. Bagian ini menyajikan gambaran umum secara singkat berbagai pendekatan pemrograman. Para professional sistem akan membuat keputusan mereka berdasarkan pada standar, arsitektur, dan kebutuhan pengguna di perusahaan.

C.    Melaksanakan Sistem

Dalam tahap ini, struktur basis data diisi dengan data, perlengkapan dibeli dan diinstalasi, para karyawan dilatih, dan sistem didokumentasikan. Tahap ini diakhiri dengan pelepasan sistem yang baru tersebut dan penghentian sistem yang lama.

            Proses implementasi melibatkan berbagai usaha para desainer, programer, administrator basis data, pengguna, dan akuntan. Semua langkah dalam tahap ini mengharuskan menejemen yang hati-hati. Akan tetapi tidak semua langkah merupakan bagian dari implementasi sistem, dan tidak semuanya merupakan kekhawatiran para akuntan. Bagian ini difokuskan pada berbagai aktivitas yang memiliki implikasi terbesar langsung atas para akuntan dan auditor.

·         Menguji Keseluruhan Sistem

Ketika semua modul telah dikodekan dan diuji, maka modul-modul tersebut harus disatukan dan diuji sebagai satu kesatuan. Personel pengguna harus melaksanakan pengujian untuk keseluruhan sistem sebagai pembuka dari pelaksanaan sistem secara formal. Prosedur tersebut melibatkan pengguna sistem untuk memproses data fiktif. Output dari sistem ini kemudian akan direkonsiliasi dengan hasil yang telah ditetapkan, dan uji tersebut akan didokumentasikan sebagai bukti kinerja sistem tersebut. Terakhir, ketika mereka yang melakukan pengujian puas dengan hasilnya, sebuah dokumen penerimaan formal akan diisi. Dokumen ini adalah pengakuan secara eksplisit oleh pengguna bahwa sistem yang sedang diuji tersebut memenuhi berbagai persyaratan yang telah ditetapkan.

Menyimpan Data Uji

Pembuatan data uji adalah aktivitas yang berulangdan memakan waktu. Data-data ini dapat disimpan untuk digunakan dimasa mendatang oleh auditor selama peninjauan sistem. Dengan menyimpan adata uji, kita membuat apa yang disebutsebagai kasus dasar (base case), yang mendokumentasikan cara sistem dijalankan pada suatu periode waktu. Pada suatu saaat dimasa mendatan, data kasus dasar harus menghasilkan berbagai hasil yang sama. Kasus dasar memberikan titik referensi untuk menganalisis berbagai pengaruh perubahan sistem dan meringankan beban untuk membuat data uji.

·         Mendokumentasikan Sistem

Dokumentasi sitem menjelaskan bagaimana sistem bekerja.

·         Mengonversi Basis Data

Konversi basis data (database conversion) adalah langkah yang sangat penting dalam tahap implementasi. Langkah ini meliputi transfer data dari bentuk sekarang ke dalam format atau media yang dibutuhkan oleh sistem yang baru. Tingkat konversi tergantung pada lompatan teknologi dari sistem yang lama ke sistem yang baru. Beberapa aktivitas konversi sangat banyak membutuhkan tenaga kerja, karena mengharuskandata dimasukkan ke basis data baru secara manual. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan :

1.      Validasi. Basis data yang lama harus divalidasi sebelum dikonversi.

2.      Rekonsiliasi. Setelah tindakan konversi, basis data yang baru harus direkonsiliasi dengan yang lama.

3.      Cadangan. Salinan file asli harus disimpan sebagai cadangan jika terjadi penyimpangan dalam data yang dikonversi.

·         Konversi ke Sistem Baru

Proses konversi dari sistem lama ke sistem yang baru disebut sebagai perpindahan (cutover). Perpindahan sistem biasanya akan berdasarkan pada salah satu dari tiga pendekatan ini, yaitu cold turkey, bertahap, atau operasi paralel.

1.      Perpindahan

Dalam perpindahan cold turkey , perusahaan berpindah dari sistem yang baru dan secara simultan menghentikan sistem yang lama. Jika mengimplementasikan sistem yang sederhana, seringkali pendekatan ini adalah pendekatan yang termudah dan paling murah. Untuk sistem yang lebih kompleks, pendekatan ini paling beresiko. Perpindahan cold turkey adalah sama dengan terjun payung tanpa perasut cadangan.

2.      Perpindahan Bertahap

Perpindahan bertahap akan memulai pengoperasian sistem baru dalam beberapa modul. Dengan membuat sistem baru beroperasi secara bertahap dalam modul, maka resiko kegagalan sistem yang merupakan masalah besar, dapat dikurangi. Akan tetapi, pendekatan bertahap ini dapat menimbulkan ketidaksesuaian antara subsistem baru dengan subsistem lama yang belum diganti. Masalah ini dapat diatasi dengan mengimplementasikan sistem konversi khusus yang menyediakan antarmuka sementara selama periode perpindahan

3.      Perpindahan Operasi Paralel

Perpindahan Operasi Paralel melibatkan pengoperasian sistem lama dan sistem baru secara simultan selama suatu periode waktu tertentu. Keuntungan dari perpindahan paralel ini adalah pengurangan resiko. Dengan menjalankan dua sistem, pengguna dapat merekonsiliasi kesalahan dan melakukan debug atas kesalahan sebalum menjelaskan sistem yang baru saja. Operasi paralel biasanya harus dilakukan untuk satu kali siklus bisnis, contohnya selama sebulan. Hal ini akan memungkinkan pengguna merekonsiliasi kedua output pada akhir masa siklus sebagai ujian akhir dari fungsi sistem.

·         Tinjauan Pasca Implementasi

Tahap akhir dalam tahap implementasi sesungguhnya terjadi beberapa bulan kemudian dalam tinjauan pascaimplementasi. Tujuannya adalah untuk mengukur keberhasilan sistem tersebut dan proses setelah masalah diatasi. Walaupun para ahli sistem sangat dingin menghasilkan sistem yang sesuai anggaran, tepat waktu, dan dapat memenuhi kebutuhan para penggunanya, hal ini tidak selalu terjadi. Tinjauan pascaimplementasi atas sistem yang baru diinstalasi dapat memberikan pandangan ke dalam cara-cara memperbaiki proses untuk sistem baru di masa mendatang.

·         Peran Akuntan

Peran akuntan dalam pembentukan dan pelaksanaan di SDLC adalah signifikan. Kebanyakan kegagalan sistem disebabkan karena desain yang tidak baik dan implementasi yang tidak benar. Sebagai pemegang kepentingan dalam semua sistem keuangan, para akuntan harus menerapkan keahlian mereka dalam proses ini untuk membimbing dan membentuk sistem yang jadi. Secara khusus, para akuntan harus terlibat dalam masalah berikut :

1.      Memberikan Keahlian Teknis

Tahap desain terperinci spesifikasi barbagai prosedur, aturan, dan konersi yang akan digunakan dalam sistem tersebut. Dalam hal SIA, berbagai spesifikasi ini harus sesuai dengan GAAP, GAAS, dan peraturan SEC, serta aturan IRS. Kegagalan untuk menaatinya dapat mengarah pada tuntutan hukum pada perusahaan. Contohnya, memilih metode depresiasi atau teknik penilaian aktiva yang benar membutuhkan latar belakang teknis yang tidak selalu dimiliki oleh para professional sistem. Para akuntan harus memberikan keahlian ini dalam proses desain sistem.

2.      Menentukan Standar Dokumentasi

Dalam tahap implementasi, akuntan memainkan peran penting dalam menentukan dokumentasi sistem. Karena sistem keuangan harus diaudit secara berkala, sistem tersebut harus cukup terdokumentasikan. Akuntan harus secara aktif mendorong ketaatan pada berbagai standar dokumentasi yang berlaku.

3.      Memverifikasi Kecukupan Pengendalian

Pengendalian dapat diprogram atau merupakan prosedur manual. Beberapa pengendalian adalah bagian dari operasi rutin sistem, sementara lainnya adalah tindakan khusus yang mendahului, mengikuti, atau mengawasi pemrosesan rutin.

D.     Tren dalam Peranti Lunak Komersial

Empat faktor yang merangsang pertumbuhan pasar peranti lunak komersial adalah :

1.      Biaya peranti lunak komersial relatif  rendah jika dibandingkan dengan peranti lunak yang telah disesuaikan

2.      Berkembangnya pemasok dengan spesialisasi industri tertentu yang menargetkan peranti lunaknya sesuai kebutuhan jenis bisnis tertentu

3.      Berkembangnya permintaan dari perusahaan yang terlalu kecil untuk mampu memiliki staf pengembangan sistem secara internal

4.      Tren menuju perampingan unit perusahaan serta perpindahan menuju lingkungan pemrosesan data terdistribusi, yang membuat pilihan peranti lunak komersial lebih menarik untuk perusahaan besar.

Sistem Siap Pakai

Sistem siap pakai (turnkey system) adalah sistem yang telah jadi dan telah di uji dan siap untuk diimplementasikan. Seringkali sistem ini adalah sistem bertujuan umum atau sistem khusus untuk industri tertentu. Sistem siap pakai biasanya dijual hanya sebagai kompilasi modul program, dan para pengguna memiliki kemampuan terbatas untuk menyesuaikan sistem semacam ini dengan kebutuhan khusus mereka. Beberapa sistem siap pakai memiliki pilihan peranti lunak yang memungkinkan penggunanya menyesuaikan input, output, dan beberapa pemrosesan melalui pilihan menu. Pemasok sistem siap pakai lainnya akan menjual ke pelanggan mereka berupa kode sumber (source code) program tersebut jika dibutuhkan perubahan atas program. Contoh sistem siap pakai yaitu Sistem Akuntansi Umum, Sistem Bertujuan Khusus, dan Sistem Otomasisasi Kantor.

Sistem Backbone

Sistem backbone menyediakan struktur sistem dasar yang dapat dikembangkan. Sistem backbone dilengkapi dengan semua modul pemrosesan utama yang telah diprogram. Pemasoknya mendesain dan memprogram antarmuka pengguna agar sesuai dengan kebutuhan klien. Pendekatan ini dapat menghasilkan sistem yang sangat disesuaikan. Akan tetapi, menyesuaikan sistem adalah kegiatan yang mahal dan memakan waktu. Banyak pemasok menggunakan desain sistem berorientasi objek, yang memanfaatkan berbagai modul yang dapat digunakan kembali, hingga dapat mengurangi biaya pembuatan khusus sistem bagi pengguna.

Sistem yang didukung Pemasok

Sistem yang didukung pemasok adalah gabungan dari sistem yang disesuaikan dengan peranti lunak komersial. Dalam pendekatan ini, pemasok mengembangkan (dan memelihara) sistem yang telah disesuaikan untuk para kliennya. Sistem itu sendiri adalah produk yang disesuaikan, tetapi layanan pengembangan sistem disediakan secara komersial.

Sistem ERP

Sistem ERP sulit untuk diklasifikasikan ke dalam salah satu kategori tertentu karena sistem ini memilikisemua karakteristik yang disebutkan diatas. Sistem ini adalah sistem yang telah ditulis dan yang kadang diimplementasikan seperti aplikasi siap pakai. Sistem ERP seringkali merupakan paket peranti lunak yang didukung oleh pemasok dan yang diinstalasi oleh penyedia layanan dari luar perusahaan.

Keuntungan Peranti Lunak Komersial

Waktu Implementasi

Sistem peranti lunak komersial kecil dapat diimplementasikan hapir secara instan setelah mengenali kebutuhan perusahaan. Pengguna tidak perlu menunggu. Keseluruhan ERP akan membutuhkan waktu beberapa minggu hingga beberapa tahun, tetapi ini masih lebih cepat daripada yang dibutuhkan untuk pengembangan secara internal atau outsourcing.

Biaya

Biaya pengembangan secara internal dapat secara keseluruhan digunakan oleh satu pengguna. Akan tetapi karena biaya peranti lunak komersial disebarkan ke banyak pengguna, biaya per unitnya dapat turun hingga jauh lebih kecil daripada biaya pengembangan sistem secara internal.

Keandalan

Kebanyakan peranti lunak komersial telah diuji secara menyeluruh sebelum dirilis ke pasar. Kesalahan sistem apa pun yang tidak terungkap selama pengujian akan ditemukan oleh perusahaan penggunanya, segera setelah rilis dan akan diperbaiki. Walaupun tidak ada sistem yang dijamin bebas dari kesalahan daripada sistem yang sama, yang dikembangkan secara internal.

Kelemahan Peranti Lunak Komersial

Independensi

Membeli sistem yang didukung pemasok membuat perusahaan tergantung pada pemasok untuk pemeliharaannya. Pengguna menghadapi risiko bahwa pemasok akan berhenti mendukung sistem tersebut atau bahkan bangkrut. Hal ini mungkin adalah kelemahan utama dari sistem yang didukung pemasok.

Kebutuhan akan Penyesuaian Sistem

Keuntungan utama dari pengembangan sistem secara internal adalah kemampuan untuk menghasilkan aplikasi hingga spesifikasi yang tepat. Keuntungan ini juga menjelaskan kelemahan peranti lunak komersial. Kadang, kebutuhan pengguna unik dan rumit, sedangkan peranti lunak komersial yang ada terlalu umum atau terlalu kaku.

Pemeliharaan

Sistem informasi bisnis mengalami banyak perubahan. Jika kebutuhan pengguna berubah, maka mungkin akan sulit atau bahkan tidak mungkin untuk mengubah peranti lunak komersial. Di pihak lain, pengembangan secara internal memberikan pengguna aplikasi terbatas pada yang dapat dipelihara.

PEMELIHARAAN DAN DUKUNGAN

Pemeliharaan melibatkan implementasi versi peranti lunak terbaru dari peranti lunak komersial dan membuat modifikasi internal atas sistem yang ada untuk mengakomodasi berbagai perubahan kebutuhan pengguna. Pemeliharaan dapat relative sulit seperti memodifikasi aplikasi untuk menghasilkan laporan baru, atau yang lebih luas seperti pemrograman fungsi baru ke dalam sistem.

            Beberapa perusahaan melihat layanan pemeliharaan sistem sebagai aktivitas komoditas yang harus dilakukan outsourcing ke pemasok pihak ketiga dengan dasar tawaran rendah. Justifikasi yang mendasari keputusan ini adalah manfaat ekonomi jangka pendek. Dengan melakukan pemeliharaan dan dukungan outsourcing, menejemen dapat menyalurkan sumber daya keuangan perusahaan ke dalam kompetensi inti perusahaan. Sayangnya, mengisolasi aktivitas pemeliharaan dari perusahaan juga mengganggu arus pengetahuan yang berkaitan dengan sistem yang mungkin menjadi kepentingan strategis bagi perusahaan tersebut.

Dukungan Pengguna

Biasanya, titik pertama kontak untuk transfer data semacam ini adalah melalui fungsi dukungan pengguna. Dukungan pengguna meliputi layanan bantuan, pelatihan bagi pengguna, dan pendidikan, serta secara formal mendokumentasikan umpan balik dari pengguna, berkaitan dengan berbagai masalah dan kesalahan sistem. Untuk memfasilitasi pengumpulan dan analisis data, sistem manajemen pengetahuan adalah alat pemeliharaan yang efektif.

Manajemen Pengetahuan dan Memori Kelompok

Manajemen pengetahuan adalah konsep yang terdiri atas empet proses dasar yaitu mengumpulkan, mengatur, memperbaiki dan mempersebarluaskan. Mengumpulkan adalah membawa data masuk ke dalam sistem. Mengatur berkaitan dengan bagian-bagian data beserta subjeknya hingga dapat memberikan konteks. Memperbaiki artinya menambah nilai dengan mengungkapkan hubungan antardata, melakukan sintesis, dan abstraksi. Menyebarluaskan adalah mendapatkan pengetahuan bagi penerima dalam bentuk yang dapat digunakan. Hal yang paling sulit untuk diotomatisasikan dalam proses-proses ini adalah perbaikan.