SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BAB 6::SIKLUS PENGELUARAN BAGIAN II

SIKLUS PENGELUARAN BAGIAN II

PROSEDUR PEMROSESAN PENGGAJIAN DAN AKTIVA TETAP

A.      GAMBARAN UMUM AKTIVITAS PENGGAJIAN

Pemrosesan gaji pada kenyataannya merupakan sistem pembelian kasus khusus. Secara teori, cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas reguler. Namun, karena alasab kepraktisan, pendekatan ini memliki sejumlah kekurangan, antara lain :

a.    Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda antar karyawan.

b.    Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus. Penipuan pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek untuk untuk kegiatan dagang.

c.    Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus transaksi yang relatif lancar. Perusahaan bisnis secara konstan membeli persediaan dan pengeluaran kas untuk para pemasok.

SISTEM PENGGAJIAN MANUAL

Personalia, departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia (personnel action form). Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang diotoritas untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji per jam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.

Produksi, karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja (time record): kartu pekerjaan dan kartu waktu. Kartu pekerjaan (job ticket) berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerja disetiap pekerjaan produksi. Dokumen ini dikirim ke bagian akuntansi biaya (siklus konversi), dimana dokumen tersebut digunakan untuk mengalokasikan beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu (time record) berisi total waktu kerja karyawan di tempat kerja. Kartu ini dikirim ke bagian penggajian untuk menghitung jumlah cek pembayaran karyawan tersebut.

Akuntansi biaya, departemen akuntansi biaya menggunkan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja (labor distibution summary) dan diteruskan ke departemen buku besar umum.

Penggajian, departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staf administrasi di departemen ini melakukan pekerjaan berikut :

1.    Menyiapakan daftar gaji (payroll register) yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersih.

2.    Memasukkan informasi di atas ke catatan penggajian karyawan (employee payroll records)

3.    Menyiapakan cek gaji (paychek) untuk karyawan

4.    Mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang.

5.    Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia, dan salinan daftar gaji.

Departemen utang¸ staf administrasi utang usaha (accounts payable) memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum.

Pengeluaran kas, manajer di bagian pengeluaran kas menerima cek-cek penggajian,memeriksanya, dan kemudian menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat pembayaran untuk didistribusikan ke para karyawan. Staf admnistrasi menerima tanda terima pengeluaran kas dan daftar gaji. Stu cek untuk seluruh jumlah gaji ditulis dan disetor ke akun dana gaji (payroll imprest account). Cek gaji karyawan tersebut ditarik dari akun, yang digunkan hanya untuk penggajian. Dana harus ditransfer dari akun kas umum ke akun dana gaji ini sebelum cek pembayaran dicairkan. Akhirnya, staf tersebut mengirimkan satu salinan cek dengan tanda terima pengeluaran kas dan daftar gaji ke departemen utang, di mana semuanya itu akan disimpan.

Pengeluaran besar umum, departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha. Yanda terima pengeluaran kas menunjukkan total jumlah gaji terutang dan perinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya.

B.       PENGENDALI PENGGAJIAN

Otorisasi transaksi, formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem penggajian. Yang berguna untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi.

Pemisahan tugas, fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat mengubah informasi dan melakukan penipuan. Untuk mengendalikan hal ini, informasi tarif pembayaran harus datang dari sumber independen-departemen personalia.

Supervisi, wilayah lain yang beresiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen.supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.

Catatan akuntansi, jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut:

1.      Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar.

2.      Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji.

3.      Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.

4.      Akun buku besar umum: pengendali penggajian, kas, dan akun dana gaji.

Pengendalian akses, aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehinggadapat menggelapkan uang kas. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem pembayaran hal penting, seperti halnya dalam semua siklus pengeluaran.

Verifikasi independen¸ berikut ini contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem penggajian : a) verifikasi jam kerja, b) pengurus pembayaran (paymaster), c) utang usaha, d) buku besar umum.

C.      SISTEM PENGGAJIAN BERBASIS KOMPUTER

a.        Otomatisasi sistem penggajian menggunakan pemrosesan batch

Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan (mingguan atau bulanan), sistem tersebut sering kali cocok dengan pemrosesan batch atau file berurutan. Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek, dan fungsi buku besar.

Implikasi pengendali, kekuatan dan kelemahan dari sistem ini sama dengan kekuatan dan kelemahan dalam sistem pengeluaran umum yang dibahas sebelumnya. Sistem ini mengedepankan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek. Selain itu, untuk banyakjenis organisasi, tingkat teknologi ini cukup memadai.

b.        Merekayasa ulang sistem penggajian

Untuk perusahaan berukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji seringkali distukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia-MSDM (human resource management-HRM). Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia(tarif pembayaran, pemotongan, dan lain-lain), juga gaji. Sistem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadinya. Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal berikut : 1) departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosean data melalui terminal, 2) file akses langsung digunakan untuk penyimpanan data, dan 3) banyak proses sekarang dilakukan secara real time.

Personalia, departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara real-time melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif pembayaran).

Akuntansi biaya, departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (real-time atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor usage file).

Penjagaan waktu, ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhri minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran (attendance file) saat ini.

Pemrosesan data, pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam batch:

1.    Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead¸dan akun biaya.

2.    File rangkuman distibusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.

3.    Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran ke file karyawan (employee file). Salinan dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran kas.

4.    File catatan karyawan diperbarui.

5.    cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Sek tersebut dikirim ke bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan.

6.    File bukti pengeluaran diperbarui dari satu cek disiapkan utnuk dana yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim kedepartemen pengeluaran kas. Satu salinan bukti pengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas, satu salinan yang terakhir dikirim ke departemen utang.

7.    Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar.

Implikasi pengendalian, fitur sistem penggajian dengan elemn-elemen real-time memberikan banyak keuntungan operasional, seperti yang didiskusikan sebelumnya, termasuk pengurangan jeda waktu anatara terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas kerja, dan tenaga kerja admnistrasi. Bentuk ini juga membawa impilkasi pengendalian. Banyak pekerjaan yang dulunya dilakukan oleh tenaga manusia sekarang dilakukan oleh komputer. Sistem ini berbasis komputer pasti menghasilkan catatan yang memadai untuk verifikasi independen dan tujuan audit. Akhirnya, pengendalian harus didesain untuk melindungi akses yang tidak diotorisasi ke file data dan program komputer.

D.      SISTEM AKTIVA TETAP

Activa tetap adalah property, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam operasi bisnis. Item-item ini relative permanen dan sering kali secara kolektif  mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan. Sistem aktiva tetap perusahaan memproses transaksi yang berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan penghapusan aktiva tetap. Sistem yang efektif akan mendukung keputusan manajemen, pelaporan keuangan, dan pelaporan ke pihak yang berwenang, dan juga akan memiliki pengendalian internal yang memadai. Tujuan spesifik dari sistem aktiva tetap adalah :

1.      Memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajemen formal.

2.      Mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya, deskripsi dan lokasi fisik aktiva di dalam organisasi.

3.      Mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang wajar.

4.      Menyediakan informasi bagi pihak manajemn yang dapat membantu merencanakan investasi aktiva di masa yang akan datang.

5.      Mencatat penghapusan akitiva tetap dengan benar.

Sistem aktiva tetap memiliki beberapa karakteristik yang sama dengan siklus pengeluaran. Tetapi, ada dua perbedaan penting yang membedakan sistem ini. Pertama, siklus pengeluaran memproses akuisisi rutin untuk persediaan bahan baku untuk fungsi produksi dan persediaan barang jadi untuk fungsin penjualan. Sistem aktiva tetap memproses transaksi non rutin untuk sekelompok besar pengguna dalam perusahaan.

Perbedaan kedua diantara sistem ini adalah perusahaan biasanya memperlakukan akuisisi persediaan sebagai biaya periode lancer, namun mengapitalisasikan aktiva tetap yang menghasilkan manfaat untuk periode jangka panjang. Karena umumnya produktivitas aktiv a tetap lebih dari satu tahun, biaya akuisisnya dibebankan selama umurnya dan disusutkan sesuai dengan konvensi dan peraturan akuntan dan prosedur mencocokkan yang bukan merupakan bagian dari sistem pengeluaran rutin.

Akuisisi Aktiva Tetap

Akuisis aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna) yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur otorisasi dan persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva tersebut.  dalam keputusan ini, manajer departemen sering kali memiliki otoritas dan menyetujui pembelian aktiva tetap yang tidak mahal. Namun demikian, untuk pengeluaran modal diatas batas materialitas yang ditetapkan manajer tersebut harus meminta persetujuan eksplisit. Biasanya hal ini melibatkan analisis manajemn modal formal untuk mengevaluasi biaya dan manfaat dari permintaan tersebut. sebagai bagian dari analisis ini, manajemen sering meminta penawaran dari beberapa pemasok.

Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih, pekerjaan akuisisi aktiva tetap mirip dengan proses siklus pengeluaran . terdapat dua perbedaan penting. Pertama, deparemen penerimaan mengirim aktiva tersebut ke pengguna atau manajer yang bersangkutan, bukan ke took pusat atau gudang. Kedua, deparemen aktiva tetap bukan pengendali persediaan melakukan fungsi pembukuannya.

Pemeliharaan Aktiva

Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu pemakainnya. Beberapa metode depresiasi umum yang digunakan adalah garis lurus, jumlah digit tahun, saldo menurun ganda, dan unit produksi. Metode depresiasi dan periode yang digunakan harus merefleksikan sedekat mungkin penurunan actual kegunaan aktiva tersebut bagi perusahaan.

Perhitungn depresiasi merupakan transaksi internal yang harus diproses oleh sistem aktiva tetap tanpa manfaat eksplisit dan peristiwa ekonomi atau dokumen sumber yang menggerakkan transaksi ini. Suatu catatan penting yang digunakan untuk memulai pekerjaan ini adalah jadwal depresiasi. Jadwal depresiasi yang terpisah akan disiapkan oleh sistem tersebut untuk setiap aktiva tetap yang dicatat dalam buku besar pembantu aktiva tetap.

Jadwal depresiasi menunjukkan kapan dan bagaimana depresiasi dicatat. Jadwal ini juga menunjukkan kapan depresiasi berakhir untuk aktiva tersebut atau memperpanjang umur ekonomisnya. Peningkatan semacam ini, yang sebenarnya merupakan investasi modal, diproses dengan cara yang sama seperti akuisisi aktiva baru.

Akhirnya, sistem aktiva harus tetap mempromosikan akuntabilitas dengan menjaga jejak lokasi fisik setiap aktiva. Tidak setiapm persediaan yang biasanya terkonsolidasi dalam wilayah yang aman, aktiva tetap didistribusikan keseluruh perusahaan dan rentan dengan resiko pencurian dan penyalahgunaan. Setiap catatan buku esar pembantu harus menunjukkan lokasi saat ini dari aktiva tersebut.  kemampuan untuk menemukan lokasi dan memferifikasi keberadaan fisik dari aktiva tetap merupakan komponen penting dari jejak audit.

Penghapusan Aktiva

Ketika aktiva mencapai titik akhir dari umur ekonomisnya atau manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari buku besar pembantu aktia tetap. Proses ini dimulai ketika manajer  yang bertanggung jawab atas aktiva tersebut mengeluarkan perintah untuk menghapus aktiva tersebut. seperti transaksi lainnya, penghapusan aktiva tetap memerlukan prosedur dan persetujuan memurut prosedur yang berlaku. Pilihan penghapusan aktivanya adalah menjual, membongkar, menyambungkan, atau mengentikan penggunaan aktiva tersebut. laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan disposisi akhir dari aktiva, dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk mengotorisasi penghapusannya dari buku besar.

Sistem Aktiva Tetap Berbasis Komputer

Sistem aktiva tetap berbasis komputer  menggunakan sistem real-time. Akan tetapi, perusahaan yang memproses transaksi aktiva tetap dalam jumlah besar menggunakan pemrosesan batch. Untuk menyederhanakan bagan alir dan berfokus pada fitur utama dari sistem tersebut. langkah-langkah pemrosesan utang usaha  dan pengeluaran kas telah dihilangkan.

Posedur Akuisisi

Proses dimulai ketika staf administrasi akuntansi aktia tetap menerima laporan penerimaan dan bukti kas keluar. Dokumen-dokumen ini menyediakan bukti bahwa perusahaan secara fisik menerima aktiva tersebut dan menunjukkan biayanya. Staf itu menggunakan terminal komputer untuk membuat catatan aktiva tersebut dalam buku besar pembantub aktiva tetap.

Perhatikan bahwa selain informasi biaya historis, staf jugfa memasukkan data spesifik tentang umur ekonomis aktiva, nilai sisanya, metode depresiasi yang dugunakan, dan lokasi aktiva dalam perusahaan. Sistem aktiva tetap secara otomatis memperbarui  akun pengendali aktiva tetap di buku besar umum dan menyediakan voucher jurnal untuk buku besar umum sebagai bukti dimasukkannya data tersebut. sistem ini juga menghasilkan laporan untuk manajemen akuntansi.

Berdasarkan parameter depresiasi yang terdapat dalam catatan aktiva tetap, sistem tersebut menyiapkan jadwal depresiasi untuk setiap aktiva sejak akuisisi aktiva itu dicatat pertama kali. Jadwal itu disimpan dalam file computer untuk memfasilitasi perhitungan depresiasi yang akan datang.

Pemeliharaan Aktiva

Sistem aktiva tetap menggunakan jadwal depresiasi pada akhir periode sacara otomatis. Tugas khusus ini mencakup :

1.      Penghitungan depresiasi periode saat ini

2.      Pembaruan akumulasi depresiasi dan field nilai buku dalam catatan buku besar pembantu

3.      Pembukuan total depresiasi kea kun buku besar umum yang dipengaruhi (biaya depresiasi dan akumulasi depresiasi)

4.      Pencatatan transaksi depresiasi denagn menambahkan catatan ke file voucher jurnal.

Akhirnya laporan depresiasi aktiva tetap dikirim ke departemen aktiva tetap untuk diperiksa. Manajer departemen harus melaporkan ke departemen aktiva tetap mengenai setiap perubahan atas status aktiva tetap yang dibawah tanggung jawabnya. Staf adminstrasi menggunakan terminal computer untuk mencatat perubahan-perubahan tersebut dala buku besar pembantu aktiva.

Prosedur Penghapusan

Laporan penghapusan secara resmi mengotorisasi departemen aktiva tetap untuk menghilangkan aktiva ynag dihapus tersebut dari buku besarnya. Ketika staf administrasi menghapus catatan dari buku besar pembantu aktiva tetap, sistem secara otomatis :

1.      Mebukukan dan membuat jurnal penyesuaian kea kun pengendali aktiva tetap tersebut dalam buku besar umum.

2.      Mencatat setiap laba atau rugi dari yang berkaitan dengan transaksi penghapusan.

3.      Menyiapkan catatan voucher jurnal.

Laporan status aktiva tetap yang berisi rincian penghapusan tersebut dikirim ke departemen aktiva tetap untuk diperiksa.

Mengendalikan Sistem Aktiva Tetap

Karena adanya kesamaan antara sistem aktiva tetap dengan siklus pengeluaran, pengendalian aktiva tetap akan difokuskan pada tiga area yang berbeda dari sistem-sistem tersebut.  Yaitu otorisasi, supervisi, dan verifikasi independen.

Penegendalian Otorisasi

Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen. Dalam hal barang-barang yang bernilai tinggi, harus ada proses persetujuan independen yang mengevaluasi keuntungan permintaan tersebut berdasarkan biaya dan manfaatnya.

Pengendalian Supervisi

Karena aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh perusahaan, aktiva ini rentan dengan pencurian dan penyalahgunaan, disbanding dengan persediaan yang aman disimpan di dalam gudang. Oleh karena itu, supervise manajemen merupakan elemen yang penting dalam keamanan fisik aktiva tetap. Para supervisior harus memastikan bahwa aktiva tetap yang digunakan sesuai dengan kebijakan dan praktik bisnis.

Pengendalian Verifikasi Independen

Secara berkala, auditor internal harus memeriksa akuisis aktiva dan prosedur persetujuan untuk  menentuka kelayakan faktor yang digunakan dalam analisis. Auditor internal harus memferifikasi lokasi, kondisi, dan nilai pasar dari aktiva tetap perusahaan dibandingkan dengan catatan aktiva tetap dalam buku besar pembantu. Selain itu, pembebanan biaya depresiasi otomatis yang dihitung oleh sistem aktiva tetap harus diperiksa dan diverifikasi keakuratan dan kelengkapannya. Kesalahn dalam menghitung depresiasi dapat menyebabkan kesalahan dalam biaya operasi, pelaporan pendapatan, dan nilai aktiva.