SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BAB 7:: SIKLUS KONVERSI

SIKLUS KONVERSI

MAKALAH

Untuk memenuhi tugas matakuliah

Sistem Informasi Akuntansi yang dibina

oleh Ibu Dyah Aju

Oleh:

Devi Dwi Jayanti        409422421136

Ayu Puspitasari           409422421137

Bayu Arianto        409422421

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI

April 2010

LINGKNGAN MANUFAKTUR TRADISONAL

Siklus konversi tradisional terdiri atas dua subsistem: sistem produksi dan sistem akuntasi biaya. Sistem Produksi(production system) melibatkan perncanaan, penjadwalan, dan pengendalian produk fisikdi sepanjang proses produksi. Sistem Akuntansi Biaya(cost accounting system) memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi.

SISTEM PRODUKSI

Tergantung dari produk yan diproduksi, perusahaan menggunakan salah satu dari berbagai metode produksi berikut ini:

1.      Pemrosesan berkelanjutan membuat produk yang sama melalui rangkaian yang berkelanjutan berbagai produk standar. Biasanya, dibawah pendekatan ini perusahaan mencoba menyimpan persediaan barang jadi pada tingkat yang dibutuhkan untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan. Perkiraan penjualan bersama dengan informasi tingkat persediaan saat ini adalah pemicu proses ini.

2.      Pemrosesan batch menghasilkan bebagai kelompok (batch) yang berbeda. Tiap barang dalam  batch hampir sama, yaitu membutuhkan bahan baku serta operasi yang sama. Ini adalah metode produksi yang paling umum. Metode ini digunakan untuk memproduksi berbagai produk seperti mobil, perlengkapan rumah tangga, dan komputer.

3.      Pemrosesan berdasarkan pesanan melibatkan pembuatan berbagai produk yang berbeda sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Proses ini diawali oleh pesanan penjualan, bukan oleh tingkat persediaan yang menurun.

DOKUMEN DALAM PEMROSESAN BATCH

Berbagai dokumen yang memicu serta mendukung aktivitas batch, antara lain:

1.      Prakiraan penjualan (sales forecast) menunjukkan perkiraan permintaan barang jadi perusahaan dalam suatu periode tertentu. Fungsi pemasaran biasanya menghasilkan perkiraan permintaan tahunan berdasarkan produk.

2.      Jadwal produksi (production schedule) adalah rencana dan otorisasi formal untuk memulai produksi. Dokumen ini menjelasakan berbagai produk yang akan dibuat, jumlah yang akan dirpoduksi dalam tiap batch, serat jadwal produksi untuk memulai serta menyelesaikan produksinya.

3.      Daftar kebutuhan bahan baku ( bill of material-BOM) yang menspesifikasikan berbagai jenis dan jumlah bahan baku serta berbagai subperakitan yang digunakan dalam memproduksi sebuah unit barang jadi. Kebutuhan bahan baku untk seluruh batch ditetapkan dengan mengalikan BOM denganjumlah barang dalam batch.

4.      Lembar proses kerja (route sheet) menunjukkan alur produksi suatu batch produk yang harus didikuti selama proses produksi. Secara konseptual lembar proses kerja ini sama dengan BOM.

5.      Perintah kerja, atau perintah produksi (work order/production order) dibuat berdasarkan BOM dan lembar proses kerja untuk menspesifikasikan bahan baku dan produksi  (mesin, perakitan, dll) untuk tiap batch.

6.      Lembar perpindahan (move ticket), mencatat pekerjaan yang dilakukan di tiaptempat kerja serta mengotorisasi perpindahan pekerjaan atau batch dari satu tempat kerja ke tempat berikutnya.

7.      Permintaan bahan baku (material requistion) mengotorisasi karyawan gudang untuk mengeluarkan bahan baku (dan superakitan) ke orang-orang atau tempat kerja dalam proses produksi.

PROSES PRODUKSI BATCH

            Tahap ini melibatkan dua prosedur: spesifikasi  permintaan kebutuhan bahan baku dan operasional (materials and operations requirement)serta penjadwalan produksi.

Membuat kebutuhan bahan baku untk sebuah batchdalam perincian produk tertentu adalah menganalisis apa yang dibutuhkan dibandingkan apa yang tersedia dalam persediaan bahan baku. Determinan utama untuk permintaan bahan baku dan kebutuhan operasioanl adalah prediksi penjualan, laporan status persediaan, dan spesifikasi teknis untuk barang jadi.

Ketika memproduksi batch yang nonstandar atau produk yang berdasar pesanan spesifikasi bahan baku dan operasi bisa saja jadi sangat penting karena kebutuhan analisis terperinci yang dibutuhkan untuk membuat BOM dan lembar proses kerja. Hal lain yang juga dihasilkan dari tahap perencanaan dan pengendalian produksi adalah permintaan pembelian (jika dibutuhkan) untuk tambahan bahan baku.

Prosedur kedua yang dilakukan di bawah tahap perencanaan dan pengendalian produksi adalah penjadwalan produk. Jadwal untuk operasi produksi tersebut dibuat oleh staf administrasi penjadwalan produk dan didasarkan pada informasi yang diberikan dalam BOM serta lembar proses kerja. Perintah kerja, lembar perpindahan, dan permintaan bahan baku yang dibuat oleh staf administrasi bagian penjadwalan tersebut berpindah melalui berbagai tempat kerja sesuai dengan lembar proses kerjanya.

Tahap produksi dimulai ketika para pekerja mendapat bahan baku dari staf gudang sebagai ganti dari permintaan bahan baku. Sebagai bukti bahwa tahap produksi ini telah selesai, sebuah salinan dari lembar perpindahan dikirimkan kembali ke bagian perencanaan dan pengendalian produksi untuk memperbarui file perintah kerja terbuka. Setelah menerima lembar perpindahan terakhir, file perintah kerja terbuka akan ditutup. Sdperti yang dapat diperkirakan, tempat kerja juga memiliki peran penting dalam pencatatan biaya jam kerja tenaga keja, pekerjaan ini ditangani oleh para supervisor.

Tahap selebihnya dari sistem produksi adalah pengendalian perseidaa, yang memiliki 3 fungsi penting dalam proses produksi:

1.      Memicu keseluruhan proses dengan menyediakan laporan status persediaan bahan baku dan barang jadi bagi perencanaan dan pengendalian produksi.

2.      Personel bagian pengendalian persediaan secara terus menerus terlibat dalam pembaruan record persediaan bahan baku berdasarkan permintaan bahan baku, permintaan tambahan bahan baku, dan lembar pengembalian bahan baku

3.      Setelah menerima perintah kerja dari tempat kerja yang terakhir, bagian pengendalian persediaan akan mencatat produk yang jadi dalam record persediaan barang jadi

MODEL EOQ

            Tujuan dari pengendalian persediaan adalah untuk meminimalkan biaya persediaan dengan tetap memastikan bahwa terdapat persediaan dalam jumlah yang memadai untuk memenuhi permintaan saat ini. Model persediaan yang paling sederhana dan umum digunakan adalah model jumlah pesanan ekonomi (economic order quantity). Akan tetapi model EOQ didasarkan pada asumsi yang tidak selalu mencerminkan kenyataan ekonomi.

Tujuan dari model EOQ adalah untuk mengurangi biaya persediaan. Parameter penting dalam model ini adalah biaya penggudangan dan biaya pemesanan. Figur dibawah ini menggambarkan hubungan antara berbagai biaya ini dengan jumlah pesanan. Ketika jumlah pesanan naik, jumlah kegiatan pemesanan menurun, hingga menyebabkan biaya total per tahun untuk memesan menurun. Akan tetapi, ketika jumlah yang dipesan naik, rata-rata persediaan yang dimiliki akan naik,hingga menyebabkan biaya penggudangan persediaan tahunan total akan naik.

  Biaya tahunan

                          kurva biaya

                          total gabungan        

                                     

                                                                Kurva Biaya total Penyimpanan

       Biaya                                                              

  persediaan

    minimum

                                                                                           Jumlah pesanan

                                    Jumlah

                                    Pesanan

                                    Optimal

Persamaan berikut ini digunakan untuk menghitung EOQ

Dimana:Q     =  jumlah pesanan ekonomi

              D    = permintaan tahunan dalam unit

              S     = biaya tetap untuk memasukkan tiap pesanan

              H    = biaya menyimpan atau penggudangan per unit per tahun

Titik pemesanan ulang (reorder point-ROP) biasanya dihitung sebagai berikut:

ROP = I X d

dengan :   I   = waktu tunggu

                d   = permintaan harian (permintaan total/jumlah hari kerja)

SISTEM AKUNTANSI BIAYA

            Subsistem akuntansi biaya dalam siklus konversi mencatat berbagai pengaruh peristiwa yang terjadi dalam proses produksi. Proses akuntansi biaya untuk suatu operasi produksi dimulai ketika bagian perencanaan dan pengendalian mengirimkan sebuah salinan dari perintan kerja yang asli ke bagian akuntansi biaya.

Ketika bahan baku dan tenaga kerja ditambahkan di sepanjang proses produksi,berbagai dokumen yang mencerminkan peristiwa-peristiwa ini mengalir masukke bagian akuntansi biaya. Penerimaan lembar perpindahan yang terakhir untuk suatu batch menandakan selesainya proses produksi.

PENGENDALIAN DALAM LINGKUNGAN TRADISIONAL

OTORISASI TRANSAKSI

Berikut ini menjelaskan prosedur otorisasi transaksi dalam siklus konversi:

1.      Dalam lingkungan manufaktur tradisional, aktivitas produksi diotorisasikan oleh bagian perencanaan dan pengendalian produksi melalui perintah kerja yang formal. Dokumen ini mencerminkan kebuthan produksi, yang merupakan selisih antara perkiraan permintaan atas produk (didasarkan pada perkiraan penjualan) dan persediaan baran jadi yang dimiliki.

2.      Lembar perpindahan ditandatangani oleh suprvisor tiap tempat bekerja untuk mengotorisasi berbagai aktivitas di tiap batchdan untuk perpndahan produk melalui berbagai tempat kerja

3.      Permintaan bahan baku dan permintaan tambahan bahan baku mengotorisasi staf gudnag untukj mengeluarkan bahan baku ke berbagai tempat kerja

PEMISAHAN TUGAS

            Tujuan pengendalian lainnya adalah untuk memisahkan penyimpanan catatan dengan penyimpanan aktiva. Berikut ini pemisahan yang berlaku:

1.      Bagian pengendalian persediaan memelihara record akuntansi atas persediaan bahan baku (raw material- RM) dan barang jadi (FG). Akivitas ini tetap dipisahkan dari fungsi penyimpanan bahan baku di gudang dan dari penggudangan barang jadi, yang memiliki kewajiban penyimpanan untukberbagi aktiva ini

2.      Begitu pula, fungsi akuntansi biaya untuk barang dalam proses seharusnya dipisahkan dari tempat kerja dalam proses produksi.

Terkhir untuk mempertahankan independensi fungsi buku besar sebagai tahap verifikasi, departemen buku besar (genegral ledger) harus terpisah dari departemenn yang mencatat buku pembantu berbagai akun. Oleh karenanya, departemen GL secara organisasional terpisah dari pengendalian persediaan dan akuntansi biaya.

SUPERVISI

Berikut ini adalah prosedur supervisi yang berlaku dalam siklus konversi:

1.      Supervisor dlam berbagai tempat kerja mengawasi penggunaan bahan baku dalam proses produksi.

2.      Supervisor juga mengamati dan melihat kembali aktivitas pencatatan waktu kerja.

PENGENDALIAN AKSES

Siklus konversi memungkinkan akses langsung dan tidak langsung ke aktiva.

Akses Langsung ke Aktiva. Sifat dari produk fisik dan proses produksi mempengaruhi berbagai jenis pengendalian akses yang dibutuhkan

1.      Perusahaan seringkali membatasi akses ke berbagai area sensitif seperti gudang , tempat kerja produksi dan gudang barang jadi. Metode pengendalian yang digunakan meliputi kartu identifikasi, petugas keamanan, peraltan pengamatan, dan berbagai sensor serta alarm elektronik.

2.      Penggunaan biaya standar memberikan suatu jenis pengendalian akses. Untuk mendapatkan tambahan jumlah akan membutuhkan otorisasi khusus dan dokumentasi formal.

Akses Tidak Langsung ke Aktiva. Aktiva, seperti kas dan persediaan dapat dimanioulasi melalui akses ke berbagai dokumen sumber yang mengendalikannya. Dalam siklus konversi,berbagai dokumen yan penting meliputi permintaan bahan baku, permintaaan tambahan bahan baku, dan kartu kerja karyawan.

PENCATATAN AKUNTANSI

Tujuan dati teknik pengendalian ini adalah untuk membuat audit untuk tiap transaksi. Dalam siklus konversi, hal ini dicapai melalui penggunaan perintah kerja, lembar biaya, lembar perpindahan, lembar pekerjaan, permintaan bahan baku, file WIP dan file persediaan barang jadi.

VERIFIKASI INDEPENDEN

Berbagai tahapan verifikasi siklus konversi dilakukan berikut ini:

1.      Bagian akuntansi biaya merekonsiliasi penggunaan bahan baku dan tenaga kerja yang diambil dari permintaan bahan baku dan lembar pekrjaan dengan standar yang telah ditetapkan.

2.      Bagian buku besar juga memiliki fungsi verifikasi yang penting melalui pemeriksaan perpindahan total produk dari WIP hingga barang jadi.

3.      Terakhir, auditor internal dan eksternal secara berkala akan memverifikasi persediaan bahan baku dna persediaan barang jadi yang dimiliki melalui perhitungan fisik.

LINGKUNGAN MANUFAKTUR KELAS  DUNIA

            Dalam dua dekade terakhir ini, proses menufaktur mengalami banyak perubahan radikal karena perusahaan ingin mencapai status kelas dunia.

FLEKSIBILITAS PRODUKSI

            Para pelanggan modern menginginkan produk berkualitas, mereka menginginkannnya dengan segera dan ingin ada berbagai pilihan. Profil permintaan ini membebankan konflik dasar bagi produsen tradisional, yang orientasi pada lingkungan terstruktur dan tidak fleksibelnya, menghambat sehingga tidak efektif dalam lingkungna ini.

            Sebaliknya, para pesaing kelas dunia memenuhi berbagai tantangan konsumerisme modern mealalui sistem produksi fleksibel. Mencapai fleksibilitas produksi(manufacturingflexibility) menggabungkan 4 karakteristik:

1.      Reorganisasi fisik pabrik

2.      Otomatisasi proses produksi

3.      Pengurangan persediaan

4.      Kualitas produk yang  tinggi

REORGANISASI FISIK FASILITAS PRODUKSI

            Proses produksi tradisional cenderung berubah sedikit-sedikit selama beberapa tahun menjadi aktivitas yang berurutan. Produk bergerak dan mundur serta melintasi ruang pabrik, serta naik dan turun mealalui berbagi aktivitas yang berbeda. Ketidakefisienan yang inheren dalam tata letak pabrik tradisional menambah biaya penanganan,waktu konversi dan bahkan persediaan dalam proses produksi. Selain itu, karena aktivitas produksi biasanya diatur di sepanjang garis fungsional, terdapat tendensi adanya kecurigaan antar karyawan.

OTOMATISASI PROSES PRODUKSI

            Otomatisasi adalah inti dari lingkungan produksi yang berfungsi dengan baik. Melalui penggantian tenaga kerja dengan otomatisasi, perusahaan dapat menjadi lebih efisien dan kernanya menjadi lebih kompetitif. Otomatisasi juga dapat berkontribusi secara langsung pada karakteristik operasi lainnya yaitu pengurangan persediaan dan peningkatan kualitas.

PRODUKSI TRADISIONAL

            Linkungan produksi tradisional terdiri atas berbagai jenis mesin, yang masing-masing dikendalikan oleh seorang operator. Mesin-mesin ini dan operatornya diatur menjadi berbagai bagian fungsional, seperti pencampuran, pemotongan,dan pengelasan.

TEKNOLOGI YANG BERDIRI SENDIRI

            Teknologi yan berdiri sendiri menggambarkna lingkungan dengan keberadan otomatisasi dalam bentuk (pulau) yan terpisah-pisah dan yang berdiri sendiri dalam lingkungan tradisional. teknologi yang berdiri sendiri ini menggunakan mesin yan Dikendalikan Numerik Komputer (Computer Numerical Controlled- CNC) yang dapat melakukan beberapa operasi dangan keterlibatan manusia yan lebih sedikit. Mesin CNC berisi berbagai program komputer untuk semua bagian yang diproduksi oleh mesin tersebut.

PENYEDEHANAAN PROSES

            Penyederhanaan proses berfokus  pada pengurangan kompleksitas tata letak fisik produksi di lantai pabrik.Berbagai jenis mesin CNC akan diatur dalam sel untuk menghasilkan sebuah bagian lengkap dari awal hingga akhir di satu lokasi.

PRODUKSI YANG DIINTEGRASIKAN DENGAN KOMPUTER

            Produksi yang diintegrasikan dengan komputer adalah lingkungan yang terotomatisasi penuh. Pabrik CIM diatur menjadi dua sel teknologi yang tidak menggunakan tenaga kerja manusia dalam proses produksi.

Sistem Penyimpanan dan Penarikan Otomatis. Banyak perusahaan dapat meningkatkan produktifitas da profitabilitasnya dengan mengganti forklif beserta operator manusianya dengan sistem penyimpanan dan penarikan otomatis. Manfaat operasional dari teknologi AS/RS ini jika dibandingkan dengan sistem manual meliputi penurunann kesalahan, perbaikan, pengandalian persediaan, dan biaya penyimpanan yang lebih rendah.

Robotica.Melibatkan penggunaan robot, mesin CNC khusus yang digunakan dalam lingkungan berbahaya atau untuk melakukan berbagai pekrjaan berbahaya dan monoton yang cenderung dapat menyebabkan kecelakaan.

DESAIN BERBANTUAN KOMPUTER

            Para teknisi menggunakan desain berbantuan komputer (computer aided design –CAD) untuk mendesain produk yang lebih baik secara lebih cepat. Sistem CAD meningkatkan produktivitas teknisi, meningkatkan akurasi dengan otomatisasi pekerjaan desain yang berulang, memungkinkan perusahaan untuk menjadi lebih responsif pada permintaan pasar, dan menghubungkan sistem CAM dan MRP II, serta lingkungan eksternal.

Teknologi CAD telah sangat banyak mempersingkat waktu antara desain awal denganakhir. Hal ini memungkinkan perusahaan menyesuaikan produksinya secara cepat dengan perubahan dalam permintaan pasar. Komunikasi ini juga memungkinkan produsen kelas dunia untuk menerima spesifikasi desain secara elektronik dari para pelanggan dan pemasoknya untuk dipertimbangkan.

PRODUKSI BERBANTUAN KOMPUTER

            Produksi berbantuan komputer (computer aided manufacturing-CAM) berfokus pada pabrik dan penggunaan komputer untuk mengendalikan proses produksi secara fisik. Kini, CAM mebrikan presisi, kecepatan, dan pengendalian yang lebih baik daripada proses produksi oleh manusia. Tujuan dibalik CAM adalah untuk menggantikan tenaga kerja melalui otomatisasi. Sistem CAM memonitor dan mengendalikan proses produksi serta urutan pekerjaan malalui penggunaan pengendali proses, pengendali numerik, dan perlengkapan robot. Beberapa keuntungan dari penggunaan sistem CAM yaitu peningkatan produktivitas proses, perbaikan perkiraan biaya dan waktu, perbaikan pengawasan proses, perbaikan kualitas proses, penurunan waktu penyetelan, dan pengurangan biaya tenaga kerja.

MRP II, EDI, dan ERP

Perencanaan sumber daya produksi (manufacturing resources planning-MRP II) adalah perluasan dari konsep sederhana yang masih digunakan dan disebut sebagai sistem perencanaan permintaan bahan baku (materials requirements planning-MRP). MRP hanyalah versi otomatis dari proses perencanaan dan pengendalian proses produksi yang tradisional.

MRP II adalah sistem dan filosofi untuk mengoordinasikan berbagai aktivitas seluruh perusahaan. Oleh karenanya, MRP II menggabungkan berbagai teknik untuk melaksanakan perencanaan produksi, memberika umpan balik, dan mengendalikan proses. Sejumlah manfaat dari sistem MRP II yang sangat terintegrasi, dalam hal-hla berikut ini:

Ø  Perbaikan layanan pelanggan

Ø  Pengurangan investasi pada persediaan

Ø  Peningkatan produktivitas

Ø  Perbaikan arus kas

Ø  Bantuan dalam mencapai tujuan strategis jangka panjang

Ø  Bantuan dalam mengelola perubahan

Ø  Fleksibilitas dalam proses produksi

MRP II telah berubah perlahan menjadi piranti lunak canggih yang disebut sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP). ERP dapat menghitung kebutuhan sumber daya, pembuatan jadwal, mengelola perubahan konfigurasi produk, memungkinkan  perubahan terencana di masa mendatang dalam hal produk, dan memonitor produksi di pabrik.

            Selain itu, ERP menyediakan fungsi entri pesanan, penerimaan kas, pengadaan, dan pengeluaran kas bersama dengan kemampuan pelaporan keuangan serta manajerial penuh. Perusahaan kelas dunia akan memiliki sistem ERP yang dapat berkomunikasi secara eksternal dengan para pelanggan dan pemasoknya melalui pertukaran data elektronik (electronic data interchange-EDI). EDI adalah elemen penting dalam banyak sistem perdagangan elektronik.

PENGURANGAN PERSEDIAAN

            Simbol dari perusahaan kelas dunia adalah keberhasilannya dalam menggurangi persediaan. Perusahaan kelas dunia hanya memiliki persediaan untuk beberapa hari atau kadang hanya untuk beberapa jam.

SISI BURUK PERSEDIAAN

            ada 3 alasan penting mengapa perusahaan lebih baik mengurangi persediaanya:

1.      Persediaan membutuhkan biaya. Persediaan mewakili investasi dalam bahan baku, tenaga kerja, dan overhead yang tidak dapat direalisasikan sampai dijual.

2.      Persediaan menyamarkan masalah produksi.

3.      Kemauan untuk menyimpan persediaan dapat menimbulkan kelebihan produksi.

BAGAIMANA PERUSAHAAN DAPAT MENGURANGI PERSEDIAAN

            Perusahaan yang telah berhasil mengurangi persediaan mengadopsi model produksi just-in-time (JIT). JIT adalah filosofi yang menyerang berbagai masalah produksi yang sebelumnya dijelaskan, melalui penyederhanaan proses serta pengurangan persediaan.

KUALITAS PRODUK

            Terdapat dua alasan dasar mengapa kualitas penting bagi produsen kelas dunia. Pertama, kualitas yang buruk sangat mahal untuk perusahaan, Kedua, kualitas adalah dasar persaingan produsen kelas dunia.

BAGAIMANA PERUSAHAAN DAPAT MENINGKATKAN KUALITAS

Maelalui deteksi masalah secara dini, perusahaan dapat mengelola dengan lebih baik situasi tersebut. Alternatifnya adalah prosedur pengendalian kualitas akhir proses yang tradisional. Produsen dapat menemukan, walaupun terlambat, bahwa seluruh batch cproduknya harus dibuang.

Pengendalian proses secara statistik (statistical process control) adalah metode untuk mengendalikan sistem produksi otomatis.

PERUBAHAN DALAM TEKNIK AKUNTANSI

APA YANG SALAH DALAM INFORMASI AKUNTANSI TRADISIONAL?

            Berikut adalah berbagai kelemahan sistem akuntansi tradisional yang paling banyak disebutkan:

Alokasi Biaya yang Tidak Akurat. Sistem akuntansi tradisional tidak secara akurat menelusuru biaya ke produk dalam proses. Dalam lingkungan manufaktur  tradisional, tenaga kerja langsung adalah komponen yang jauh lebih besar dalam harga pokok produksi daripada dalam lingkungan CIM. Di pihak lain, overhead merupakan elemen biaya yang jauh lebih signifikan dalam produksi berteknologi tinggi. Agar alokasi tradisionalbenar, maka harus ada hubungan langsung antara tenaga kerja dengan teknologi. Ketika pul biaya besar dan metode alokasi bersifat ambigu, kesalahan perhitungan dalam membebankan tenaga kerja akan mekin besar dalam perhitungan overhead. Tanpa informasi biaya yang akurat, perusahaan tidak dapat:

1.      Berfokus pada pasar yang menguntungkan

2.      Melayani pelanggan yang mengntungkan

3.      Secara akurat mengukur biaya desain produk

4.      Secara akurat mengukur biaya desain proses

Ketinggalan Waktu. Data akuntansi tradisional untuk pelaporan manajemen pada dasarnya adalah data historis. Akan tetapi, para manajer pabrik dalam latar belakang JIT membutuhkan informasi segera mengenai penyimpangan yang abnormal. Mereka harus mengetahui secara real time kerusakan mesin atau robot yang tidak terkendali. Informasi setelah kejadian adalah terlalu terlambat dan tidak berguna.

Orientasi Keuangan. Orientasi informasi akuntansi tradisional tidak secara memadai mengidentifikasi produk atau proses yang tidak benar. Data akuntansi menggunakan nilai uang sebagai unit standar pengukuran dalam perbandingan antar berbagai bagian yang dievaluasi. Keputusan untuk menghubungkan berbagai area fungsional dan tingkat manajemen yang berbeda dalam perusahaan membutuhkan informasi yang pada dasarnya tidak sama. Kebutuhan ini meliputi fungsionalitas produk atau proses, peningkatan kualitas produk, dan penurunan waktu pengiriman. Berbagai usaha untuk memaksa agar data ini masuk ke dalam ukuran keuangan biasa dapat membiaskan masalah dan mendorong timbulnya keputusan yang kurang baik.

Penekanan Pada Biaya Standar. Akuntansi yang konvensional menekankan pada biaya standar dan analisis varian. Tujuan yang mendasari konvensi ini tidak lagi relevan dalam lingkungan manufaktur yang baru, seperti yang dapat dilihat , metode produksi modern banyak menggunakan modal dan mengasumsikan tingkat kecacatan nol dalam bahan baku dan proses. Dalam situasi ini, varian tradisional tidak penting. Ketika cacat, penyimpangan, atau aktivitas tidak terkendali terjadi, para manajer perlu mengetahuinya dengan segera.

BAGAIMANA CARA MENGATASI MASALAH-MASALAH INI?

            Banyak perusahaan kelas dunia yang telah menemukan solusi atas berbagai masalah ini melalui perhitungan biaya berdasarkan aktivitas (activity based costing-ABC). ABC adalah sistem informasi yang memberi para manajer informasi mengenai berbagai aktivitas dan objek biaya. Kita pertam-tama mendefinisikan istilah ini:

Aktivitas (activity)menjelaskan pekerjaan yang dilakukan dalam perusahaan. Membuat pesanan pembelian, mempersiapkanproduk untuk pengiriman, atau mengoperasikan mesin bubut adalah contoh aktivitas.

Objek biaya(cost object) adalah alasan untuk melakukan kativitas. Alasan ini meliputi produk, jasa, pemasok, dan pelanggan.

Tahap pertama dalam pendekatan ABC adalah menentukan biaya aktivitas. Biaya aktivitas kemudian dibebankan ke objek biaya terkait melalui penggerak aktivitas. Faktor ini mengukur konsumsi aktivitas oleh objek biaya. ABC mengalokasikan biaya ke produk secara lebih akurat daripada metode tradisional. Untuk menekankan perubahan perbedaan yang mungkin terjadi antar berbagai metode ini. Melalui informasi biaya yang lebih baik, perusahaan dapat secara lebih baik menganalisis keputusan yang penting.

PERUBAHAN DALAM PELAPORAN INFORMASI

MANAJEMEN AKTIVITAS

            Manajemen aktivitas harus merupakan usaha tanpa henti dan berkelanjutan untuk perbaikan. Terdapat dua tujuan dasar yan mengarahkan para manajer dalam tantangan ini:

1.      Para manajer harus harus menggunakan berbagai sumber daya ke aktivitas yang menghasilkan manfaat maksimal

2.      Para manajer harus mencari cara untuk memperbaiki berbagai faktor yang paling penting bagi para pelanggarnya.

Mengevaluasi Aktivitas Produksi. Kebutuhan informasi mengenai informasi telah mengarahkan pada perkembangan generasi kedua ABC. Dimensi yang vertikal adalah model pembebanan biaya. Dimensi ini menunjukkan dahulu alokasi biaya ke aktivitas baru ke objek biaya. Dimensi horizontal adalah model proses. Dimensi ini mencerminkan kebutuhan perusahaan akan kategori informasi baru mengenai penyebab timbulnya aktivitas dan pengukuran kinerja untuk berbagai aktivitas tersebut.

Mengidentifikasi Aktivitas yang Tidak Penting. Aktivitas tidak penting tidak menambah nilai dan seharusnya ditiadakan. Contohnya, dalam lingkungan produksi tingkat cacat nol, aktivitas pengendalian kualitas tradisional pada akhir proses menjadi tidak penting. Begitu pula, dalamlatar belakang ini, aktivitas akuntansi tradisional untuk menghitung varian penggunaan bahan baku dan akuntansi untuk menghitung pembuangan tidak meiliki nilai bagi perusahaan.

Mngidentifikasi penggerak biaya Pengurangan aktivitas yang tidak penting tergantung pada identifikasi penggerak biaya secara tepat. Penggerak biaya (cost driver) adalah penyebab timbulnya biaya. Para manajer tidak dapat mengelola aktivitas yang tidak penting kecuali mereka memahami tekanan penggeraknya.

Membandingkan aktivitas dengan baku mutu. Dalam menilai tambahan nilai aktivitas, para manajer sering kali membandingkan berbagai aktivitas utama dengan aktivitas yang sama di perusahaan tersebut atau di perusahaan lain. Hal ini disebut sebagai penentuan baku mutu (benchmarking).

Membuat hubungan antara aktivitas utama. Koordinasi yang efektif membutuhkkan informasi yang menghubungkan pegambilan keputusan dan ukuran kinerja denga faktor kunci keberhasilan (critical succes factor-CSF) perusahaan. CSF adalah bagian-bagian yang begitu penting hingga kegagalan dalam memenuhi salah satu diantaranya akan menyebabkan perusahaan gagal. Walaupun CSF dapat berbeda antar perusahaan, berbagai kategori umum berikut ini berlaku di kebanyakan perusahaan.

v  Kualitas produk.

v  Kualitas proses

v  Layanan pelanggan

v  Manajemen sumberdaya dan

v  Fleksibilitas

SISTEM INFORMASI KELAS DUNIA

            Kunci dari sistem informasi kelas dunia (world class information syste-WCIS) adalah integrasi semua komponen fungsi dan teknologi sistem. Integrasi adalah perekat yang mengikat berbagai sistem bersama dan meliputi aplikasi akuntansi dasar, perhitungan biaya bedasarkan aktivitas, perecanaan bahan baku, peremcanaan kapasitas, pengendalian persediaan, daftar kebutuhan bahan baku, jadwal produksi induk, perkiraan, entri pesanan, CAD, CAM, dan saluran komunikasi EDI.

KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI TRADISIONAL

            Lingkungan produksi tradisional, teknologi umumnya digunakan secara tidak beraturan dan tanpa rencana. Hasilnya adalahberbagai teknologi berdiri sendiri yang tidak terintegrasi dan sering kali dapat diintegrasikan hanya dengan biaya yang tinggi. Teknoogi informasi yamg digunakan, oleh produsen tradisional biasanya akan terdiri atas sebuah mainframe yang nmenangani berbagai fungsi utama akuntansi. Mainframemungkin akan memiliki beberapa jenis perhitungan biaya pekerjaan dan sistem pengendalian persediaan untuk barang jadi dan bahan baku. Akan tetapi dalam banyak lingkungan produksi traadisional, sistem akuntansi biaya tetap dalam komputer pribadi (personal computer-PC) terpisah. Produsen tradisional menggunakan PC untuk mengatasi masalah bisnis independen, dam konektivitias ke mainframe melalui jaringan adalah hal terakhir yang diperkirakan dan dianggap menyulitkan. Sistem informasi produsen tradisional dangat tergantung pada transaksi berbasisi kertas, yang harus dimasukkan dan dimasukan kembali ke komputer sejalan dengan perpindahan dokumen kertasnya dari satu bagian ke tempat kerja, atau ke bagian berikutnya. Jaringan telekomunikasi produsen tradisional biasanya dibatasi untuk lingkungan internal perusahaan.

SAP: CONTOH SISTEM INFORMASI KELAS DUNIA

            SAP AG adalah perusahaan jerman yang didirikan pada tahun 1972 di Waldorf Jerman, oleh bebrapa karyawan IBM. Tujuan pembukaan usaha mereka adalah untuk menciptakan paket bisnis terintegrasi yang dapat melayani perusahaan besar dalam industri manufaktur.

SAP R/3

            Produk terpenting SAP disebut sebagai SAP R/3. ini adalah sistem berbasis klien atau server (jenis khusus dari arsitektur jaringan) yang beroperasi di bawah sejumlah sistem operasi dan konfigurasi jaringan. SAP R/3 bekerja dalam berbagai platform peranti keras. Arsitektur R/3 adalah struktur hierarkis. Dasarnya adalah lapisan pertama dalam dasar tempat R/3 dibuat. Basis datanya, yang dapat didistribusikan di antara berbagai komputer, adalah lapisan terakhir dalam sistem tersebut. R/3 ,menyediakan model bisnis siap pakai yang mendukung ratusan proses bisnis yang diatur dalam 4 kategori umum berikut ini:

1. Keuangan
2. Logistik
3. Sumberdaya manusia
4. Pendukung proses bisnis

ISU PENGENDALIAN DALAM WCIS

LINGKUNGAN TANPA KERTAS

            Dokumen kertas akan dicetak, ditangani, dan disimpan hanya jika benar-benar dibutuhkan. Sebagian dari pengurangan kertas berasal dari penggunaan otomatis data sumber secara ekstensif, terrutama dengan kode baris. Lingkungan tanpa kertas tersebut memiliki dampak signifikan atas sistem pengendalian internal perusahaan. Hasilnya adalah bukti pengendalian akan dapat ditemukan dalan format yang dapat dibaca oleh mesin dan yang dapat berada di lokasi yang tidak menembus berbagi batasan organisasional tradisional.

TRANSAKSI OTOMATIS

Berdasarkan kejadian peristiwa seperti penerimaan pesanan penjualan atau persediaan yang jatuh di titik pemesanan ulang, transaksi akan secara otomatis dijalankan oleh sistem MRP dan ditranmisikan melalui EDI. Dengan tidak adanya keterlibatan manusia dalam sistem pemrosesan transaksi, kekhawatiran akan pengendalian terpusat pada validitas, kelengkapan, dan akurasi berbagai transaksi yang dihasilkan secara otomatis.

PERTIMBANGAN PEMBENTUKAN JARINGAN.

WCIS akan didesain disekitar rangkaian local area network, minikomputer, dan atau mainframe, tergantung pada kebutuhan produsennya. Arsitektur jaringan dapat melibatkan distribusi basis data atau tanggung jawab pemrosesan transaksi di antara berbagai pengguna di beberapa lokasi. Teknologi terdistribusi memiliki berbagai implikasi dalam hal akurasi dan konsistensi catatan akuntansi.