SISTEM INFORMASI AKUNTANSI::BAB 10-PENDEKATAN REA UNTUK PEMODELAN PROSES BISNIS

PENDEKATAN REA

REA adalah pengakuan bahwa sistem informasi harus mendukung kebutuhan informasi semua pengguna informasinya dalam suatu organisasi.Bagian ini membahas mengenai kebutuhan informasi yang berubah dalam manajemen modern,keterbatasan akuntansi tradisional dalam memenuhi kebutuhan tersebut,dan REA sebagai potensi solusi.

MODEL REA

Model REA (REA Model)adalah krangka kerja akuntansi alternatif untuk pemodelan sumber daya,peristiwa,dan pelaku(resource,event,agent-REA) perusahaan yang sangat penting,serta hubungan diantara mereka.Jika telah diadopsi,data akuntansi dan nonakuntansi mengenai fenomena ini dap`t diidentifikasi,ditangkap,dan disimpan dalam basis data terpusat.tempat penyimpanan ini,tampilan pengguna dapat dibentuk hingga memenuhi kebutuhan semua pengguna dalam perusahaan.Model REA membutuhkan fenomena yang dicirikan dalam cara yang sama dengan pengembangan tampilan banyak pengguna.data perusahaaan tidak boleh diformat terlebih dahulu atau secara buatan dibatasi dan harus mencerminkan semua aspek yang relevan dari peristiwa ekonomi yang mendasarinya..Jadi pemodelan data(data modeling)REA tidak meliputi berbagai elemen akuntansi tradisional seperti jurnal,buku besar,daftar akun dan akuntansi pembukuan berpasangan (debit dan kredit),walaupun dapat digunakan untuk menciptakan salah satu atau semua elemen tersebut jika dibutuhkan.

ELEMEN DALAM MODEL REA

SUMBER DAYA

Sumber daya(resource) adalah aset perusahaan.sumber daya ini didefinisikan sebagai objek yang jarang dan dibawah objek pengendalian  perusahaan.Definisi ini berbeda dengan model tradisional karena tidak meliputi apapunyang dapat diturunkan dari data lainya,seperti piutang usaha,yang merupakan record historis yang hanya digumakan untuk menyimpan dan mentransmisikan data.Harus diingat bahwa ketika berkaitan dengan perencanaan,evaluasi,dan pengendalian peristiwa,berbagai sumber daya dalam model REA akan meliputi lokasi tempat brbagai peristiwa sikifikan terjadi,seperti mesin kas,record persediaan dan bagian pencatatan permintaan

PERISTIWA

Peristiwa(event) ekonomi adalah fenomena yang memengaruhi berbagai perubahan dalam suber daya.peristiwa dapat merupakan hasil dari berbagai aktivitas,seperti produksi,perdagangan,konsumsi,dan distribusi.peristiwa ekonomi adalah elemen informasi yang sangat penting bagi sistem informasi dan harus ditangkap dengan sangat terperinci untuk dapat membentuk basis data lengkap.Dalam pendekatan pemodelan REA,peristiwa dibagi menjadi tiga kelas,peristiwa operasi,peristiwa informasi,dan peristiwa menajemen.akan tetapi hanya periistiwa operasi yang dimasukkan ke dalam model REA.

PELAKU

Pelaku(agent)ekonomi adalah berbagai individu dan bagi yang terlibat dalam sebuah peristiwa ekonomi.mereka adalah berbagai pihak dari dalam dan luar perusahaan yang memiliki kemampuan sendiri untuk menggunakan atau membuang sumber daya ekonomi.

KEUNTUNGAN MODEL REA.

·         Operasional lebh efisien,Perusahaan yang menggunakan pendekatan REA dapat merasakan peningkatan efisiensi operasional dalam tiga hal:

1.Pendekatan REA untuk pemodelan proses bisnis akan membantu para menajer mengidentifikasi berbagai aktivitas yang tidak bernilai tambah yang dapat ditiadakan dari operasional.

2.penyimpanan data keuangan dan nonkeuangan dalam basis data terpusat yang sama dapat mengurangi kebutuhan akan berbagai prosedur pengumpulan,penyimpanan dan pemeliharaan data.

3.Penyimpanan data keuangan dan nonkeuangan berbagai peristiwa bisnis dalam bentuk yang terperinci akan memungkinkan adanya dukungan untuk keputusan manajemen yang terperinci akan memungkinkan adanya dukungan untuk keputusan manajemen yang lebih luas kisarannya.

·         Peningkatan produktifitas,peningkatan efisiensi opersaional dari tiap bagian melalui peniadaan aktivitas tidak bernilai tambah akan mengasilkan kapasitas lebih.kapasitas tambahan ini dapat diarahkan kembali untuk peningkatan produktivitas keseluruhan perusahaan.

·         Keunggulan kompetitif,dengan mendukung tampilan untuk banyak pengguna,model REA memberikan para manajer informasi yang lebih relevan,tepat waktu,dan akurat.hal ini akan pda pelayanan pelanggan yang lebih baik,kualitas produk yang lebih tinggi,serta proses produksi yang lebih flesibel.

ANALISIS RANTAI NILAI.

 Rantai nilai adalah berbagai aktivitas yang menambah nilai atau kegunaan bagi produk dan jasa perusahaan.untuk dapat tetap bersaing,kebanyakan perusahaan harus membedakan berbagai aktivitas bisnisnya,untuk membuat prioritas atas berbagai aktivitas tersebut berdasarkan nilainya dalam mencapai tujuan perusahaan.untuk dapat bersaing,kebanyakan perusahaan harus membedakan berbagai aktivitas bisnisnya,untuk membuat prioritas atas aktivitas tersebut berdasarkan nilainya dalam mencapai tujuan perusahaan.

STRUKTUR TABEL DATA UNTUK SIKLUS PENDAPATAN

1.TABEL PELANGGAN

 Berisi alamat dan informasi kreditpelangan/nilai batas kredit digunakan untuk mevalidasi berbagai transaksi penjualan.jika dari jumlah saldo belum dibayar pelanggan dan jumlah transaksi penjualan saat ini melebihi batas kredit yang telah ditetapkan sebelumnya,maka transaksi tersebut akan ditolak.

2.TABEL FAKTUR PENJUALAN

Bersama table barang dijual,menangkap berbagai transaksi penjualan untuk suatu periode.Record transaksi penjualan dibuat ketika persetujuan  diberikan.Tabel faktur penjualan dapat juga digunakan untuk menggantikan beberapa record akuntansi tradisional.

3.TABEL BARANG DIJUAL

Tabel barang dijual terdiri atas recnrd tiap barang yang dijual ke pelanggan perusahaan/karena sebuah transaksi dapat melibatkan satu atau lebih produk,tiap record dalam table faktur penjualan dihubungkan dengan (link)ke satu atau lebih record dalam table ini.

4.TABEL PERSEDIAAN

Berisi  jumlah barang ,harga,pemasok dan data lokasi gudang untuk tiap barang persediaan.ketika field jumlah barang saat ini dalam record yang terkait akan dikurangi sejumlah nilai field jumlah barang direcord barang dijual.

Tabel pelanggan

Nomor pelanggan

Nama pelanggan

Alamat

Kota

Negara bagian

Kode pos

Batas kredit

          Tabel faktur penjualan

Nomor faktur

Nomor pelanggan

Jumlah faktur

Tanggal penjualan

Tanggal pengiriman

Tanggal jatuh tempo

Tanggal pembayaran

Nomor pengiriman uang

                             Tabel pengiriman uang

Nomor slip pengiriman

Nomor pemeriksaan pelanggan

Jumlah

Harga total

 

       Tabel barang dijual

Nomor faktur

Jumlah barang

Harga penjualan

Jumlah

Total harga

     Tabel persediaan

Jumlah barang

Deskripsi

Lokasi gedung

Jumlah yang dimiliki

Titik pemesanan kembali

Jumlah pemesanan

Nomor PO

Nomor pemasok

Biaya unit

Harga ritel

   Tabel daftar pengiriman

Nomor BOL

Nomor faktur

Tanggal pengiriman

Kode pengiriman

5.TABEL DAFTAR PENGIRIMAN

Adalah record dari semua barang pesanan penjualan yang dikirimkan ke pelanggan.

SISTEM PEMBELIAN DAN PENGGELUARAN KAS

a.TABEL PERSEDIAAN

tabel persediaan berisi data jumlah,harga,pemasok,dan lokasi gudang untuk tiap barang persediaan produk.proses pembelian dimulai dengan tinjauan atas record persediaan untuk mengidentifikasi barang persediaan yang perlu dipesan.Dalam perusahaan ritel,tahap ini dilakukan ketika penjualan barang jadi ke pelanggan dicatat dalam record persediaan.Dalam kondisi ini,proses pembelian melibatkan pengisian kembali persediaan barang jadi.

                Sistem pembelian perusahaan manufaktur mengisi kembali persediaan bahan baku ketika barang ini digunakan dalam proses produksi.Dalam kondisi manapun persediaan dijual atau digunakan dalam produksi,field jumlah barang pada saat itu akan dikurangi oleh aplikasi computer.dengan pengurangan tiap persediaan,system akan menguji kondisi “pemesanan ulang”yang terjadi ketika jumlah barang saat ini dibawah titik pemesanan ulang.pada saat itu,system akan mempersiapkan pesanan pembelian,yang dikirimkan ke pemasok,dan menambahkan record ke tabel pesanan pembelian.

b.TABEL PESANAN PEMBELIAN

                Tabel pesanan pembelian berisi berbagai record pembelian yang dimasukan ke pemasok.record tsb akan tetap terbuka sampai persediaan tiba.memasukan nomor laporan penerimaan dalam field yang tersedia akan menutup record tsb.

TABEL PESANAN PEMBELIAN BARANG DIJUUAL

Tabel Pesanan Pembelian Barang Dijual (PO Line Item table) berisi record setiap barang yang dipesan. Karena sebuah transaksi dapat melibatkan satu atau lebih produk, tiap record dalam tabel Pesanan Pembelian dihubungkan dengan (link ke) satu atau lebih record dalam tabel ini.

TABEL LAPORAN PENERIMAAN

Ketika barang yang dipesan tiba dari pemasok, maka akan dihitung dan diperiksa serta dibuat dokumen penerimaannya. Melalui sebuah terminal, staf administrasi bagian akan memasukkan informasi mengenai berbagai barng yang diterima dalam tabel Laporan Penerimaan (Receiving Report table).

TABEL VOUCHER PENGELUARAN
Tabel Voucher Pengeluaran (Disbursement Voucher Table) memberi tiga informasi penting yang secara tradisional terdapat dalam catatan akuntansi formal. Pertama tabel ini adalah record dari berbagai cek yang dibuat untuk membayar berbagai akun usaha untuk periode terkait serta menggantikan jurnal pengeluaran kas tradisional. Kedua, jumlah dari berbagai barang yang masih terbuka (voucher yang belum dibayar) pada pemasok tertentu sama dengan buku pembantu utang usaha untuk pemasok tersebut. Terakhir, total dari semua voucher yang belum dibayar dalam tabel tersebut merupakan saldo buku besar utang perusahaan tersebut.

KETERBATASAN SISTEM BERBASIS TRANSAKSI

Jika sistem yang baru saja digambarkan mewakili peningkatan yang jauh dari pendekatan file datar tradisional, sistem ini memilikki kelemahan yang serius. Sistem ini berbasis transaksi (transaction-based), sehingga memungkinkan pengguna untuk menangkap banyak sekali informasi yang berkaitan dengan peristiwa ekonomi, seperti penjualan ke pelanggan dan pembelian dari pemasok.

PENDEKATAN TRADISIONAL TERHADAP PROSES PEMODELAN BISNIS

Dalam pendekatan tradisional  untuk desain basis data tradisional, diagram hubungan entitas (entity relationship-ER) digunakan untuk membuat model antar berbagi entitas perusahaan yang penting.

MENGEMBANGKAN  MODEL REA

Sebelum mengembangkan model REA, berbagai peristiwa harus diklasifikasikan sebagai:

·         Peristiwa operasi, yaitu aktivitas yang menghasilkan barang dan jasa.

·         Peristiwa informasi, yaitu aktivitas yang berhubungan dengan pencatatan, pemeliharaan, dan pelaporan informasi.

·         Peristiwa keputusan/manajemen, yaitu aktivitas yang mengarah pada pembuatan keputusan dan implementasinya.

Peristiwa informasi menghasilkan informasi yang memungkinkan keputusan dibuat. Peristiwa ini meliputi tindakan pencatatan, perbaikan, pembaruan, atau pemeliharaan. Berikut ini adalah contoh dari peristiwa informasi:

·         Mencatat data pelanggan baru,

·         Memperbarui record persediaan setelah adanya penjualan,

·         Memperbaiki perincian pelanggan yang berubah alamatnya,

·         Membuat perkiraan biaya untuk produk  baru

·         Membuat laporan peringkat kredit atas berbagai pelanggan yang berpotensi,

·         Membuat analisis data pelamar kerja dalam perusahaan,

·         Membuat faktur pekerjaan,

·         Membuat pesanan pembelian, dan

·         Membuat laporan kinerja per divisi

Untuk menggambarkan proses pengembangan model REA:

·         Tahap 1

Ditahap pertama, peristiwa opersai yang akan dimasukkan dalam proses diindetifikasi. Berbagai peristiwa ini adalah peristiwa yang mendukung tujuan sttrategis perusahaan dan yang perlu dikumpulkan informasinya

·         Tahap 2

Peristiwa operasi yang telah diindentifikasi kini perlu diatur dalam urutan terjadinya. Walaupun ada banyak penjualan yang terjadi tanpa adanya pertanyaan yang mendahuluinya, kapan saja pertanyaan muncul maka akan diteruskan urutannya ke penjualan yang dapat timbul dari pertanyaan tersebut

·         Tahap 3

Selanjutnya sumber daya dan pelaku untuk tiap peristiwa operasi harus diidentifikasi. Hal ini paling mudah dilakukan dengan menjawab pertanyaan siapa, apa, dan di mana untuk tiap peristiwa.

·         Tahap 4

Tahap berikutnya adalah mengidentifikasi berbagai hubungan antara sumber daya, peristiwa, dan pelaku. Mulailah dari tiap peristiwa, dan hubungkan dengan sumber daya serta pelaku yang dilibitkan dalam peristiwa tersebut.

·         Tahap 5

Tahap berikutnya adalah menetapkan kardinalitas semua hubungan entitas tersebut. Terdapat lima bentuk hubungan yang digunakan ketika membuat model REA. Kelima bentuk hubungan tersebut adalah nol ke satu (0,1), nol ke banyak (0,M), satu ke satu (1,1), satu ke banyak (1,M), dan banyak ke banyak (M,M).

Dalam kasus hubungan entitas pelanggan: melakukan penjualan di horizon books, keberadaan seorang pelanggan dapat menimbulkan hubungan nol, satu, atau banyak melakukan penjualan. Hal ini disajikan dalam model REA untuk proses tersebut dengan menggunakan notasi (0,M) agar dapat menyajikan kardinalitas minimal dan maksimal. Dalam cara yang hampir sama, keberadaan satu melakukan penjualan yang timbul dari keberadaan satu dan hanya satu entitas pelanggan, akan disajikan sebagai (1,1) dalm model REA tersebut.

Entitas melakukan penjualan dalam hubungan ini adalah nol ke banyak (0,M). Agar entitas melakukan penjualan yang terjadi maka harus ada seorang pelanggan. Selain itu, karena hanya seorang pelanggan yang dapat membeli barang tertentu, kardinalitas maksimalkan juga akan satu. Maka, kardinalitas dari entitas pelanggan dalam hubungan ini adalah satu ke satu (1,1).

MODEL REA vs DIAGRAM ER

                Entitas (entity)dalam REA dan ER disajikan dalam bentuk persegi empat, dan terdapat garis yang menghubungkan satu sama lain. Garis yang menghubungkan berbagai entitas dalam diagram EL diberi label kata kerja yang menunjukkan apa yang terjadi dalam hubungan tersebut. Akibatnya, tiap garis mewakili sebuah peristiwa model REA. Hal ini meliputi peristiwa operasi (menerima), peristiwa informasi (membuat, memperbarui), dan peristiwa keputusan (meninju kembali). Sebaliknya hanya peristiwa operasi yang memiliki arti penting strategis

                Jika dalam beberapa hal model REA lebih sederhana daripada diagram ER, model ini memberikan informasi yang lebih relevan. Pendekatan REA memungkinkan desainer sistem untuk fokus pada berbagai peristiwa penting yang memfasilitasi desain serta penenmpatan pengendalian. Diagram ER adalah alat pemodelan data yang memungkinkan perusahaan memastikan adanya keselarasan antara berbagai proses bisnis serta tabel basis data tempat data yang berkaitan dengan berbagai proses bisnis tersebut disimpan. Tujuan utama adalah untuk mengidentifikasi berbagai  atribut data yang mewakili tampilan konseptual pengguna yang harus didukung oleh tabel-tabel dasar.

                Model REA menunjukkan tempat perusahaan dapat merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan berbagai situasi peristiwa operasi penting dalam proses bisnis. Karena REA berfokous pada berbagai aktivitas bisnis, maka model ini berorientasi pada peristiwa

                Manfaat keunggulan kompetitif REA hampir dapat dengan jelas dilihat jelas dari perspektif rantai nilai. Kelemahan utama adalah sistem ini terutama mendukung kebutuhan pengguna informasi keuangan. Selain itu, sistem ini digerakkan oleh ekonomi dan tidak responsif terhadap peristiwa nonekonomi yang dapat sangat penting artinya bagai perusahaan.

Berbagai tahap yang dilibatkan dalam mengembangkan model REA dalam sebuah proses bisnis. Tahap ini meliputi :

1                     mengidentifikasi berbagai peristiwa operasi yang akan dimasukkan dalam model tersebut. Peristiwa tersebut adalah peristiwa operasi yang menjadi hal penting, dan yang ingin dikumpulkan lebih jauh informasinya. Biasanya, peristiwa ini adalah peristiwa yang memiliki arti penting strategis bagi perusahaan tersebut

2                     mengatur peristiwa operasi ke dalam urutan kejadian

3                     mengidentifikasi berbagai sumber daya dan pelaku yang dilibatkan di tiap peristiwa operasi

4                     mengidentifikasi hubungan antarberbagai sumber daya, peristiwa, dan pelaku ini

5                     menetapkan hubungan entitas dengan menetapkan kardinalitas ke semuanya

MENETAPKAN ATRIBUT ENTITAS

                Model REA dapat digunakan untuk menetapkan atribut (attribute) entitas. Berikut ini fenomena akuntansi yang berhubungan dengan proses ini.

Ø  Peristiwa operasi dalam proses tersebut memasukkan permintaan persediaan, memasukkan pesanan, dan menerima persediaan.

Ø  Persediaan bahan baku adalah sumnber daya ekonomi yang terpenngaruh oleh peristiwa

Ø  Pelaku utama adalah staf administrasi bagian perencanaan dan pengendalian produksi, staf pembelian, pemasok, staf administrasi bagian penerimaan, dan staf administrasi bagian gudang

Ø  Peristiwa adalah proses menerima pesanan dari pelanggan, mengambil persediaan barang jadi, dan mengirimkan persediaan.

Ø  Persediaan barang jadi adalah sumber daya ekonomi yang dipengaruhi oleh peristiwa

Ø  Pelaku utama adalah staf administrasi bagian penjualan, pelanggan, staf adminnistrasi bagian gudang, dan staf administrasi bagian pengiriman

Kebutuhan data berbagai proses bisnis lainnya seperti roduksi, penerimaan kas, dan sebagainya, akan didapatkan melalui cara ini dan digabungkan untuk menghasilkan skema umum dari kebutuhan data. Kebutuhan akutansi dan non akuntansi akan memberikan kontribusi pada basis data secara umum. Dalam proses menggabungkan kebutuhan data merupakan hal penting untuk mengetahui dan meniadakan redunsi dari model model tersebut

MEMBUAT  TAMPILAN PENGGUNA

                Pendekatan REA dapat menghasilkan sistem informasi yang mampu mendukung beberapa tampilan. Akibatnya, berbagai kemungkinan tampilan harus dipertimbangkan untuk tahap awal dalam pengembangan model. Hal inni dapat deiwujudkan melalui penetapan kisaran atribut data yang akan menangani kisaran tampilan yang diinginkan

                Sebagai reprentasi konseptual tampilan pengguna, maka laporan, dokumen, dan layar komputer, disebut sebagai tampilan fisik (physical view). Tampilan ini dapat membantu desainer memahami berbagai hubungan penting antardata.

                Setelah attribute diidentifikasi, formulir dan prosedur untuk mengumpulkan data peristiwa, sumber daya, dan pelaku dapat didesain. Setelah itu dilakukan, antarmuka qudry dapat dibuat untuk menghasilakn tampilan atau laporan.

                Antarmuka query harus meliputi tampilan yang diterima, dan format untuk laporan hasil dari setiap query perlu ditentukan. Tiga figure berikut ini menyajikan contoh tampilan fisik bagi tiga pengguna. Tampilan pertama adalah untuk staf pembelian yang membutuhkan informasi mengenai barang persediaan yang akan dipesan dan pemasok dari persediaan tersebut. Tampilan pengguna kedua adalah untuk manajer penjualan yang membutuhkan perincian aktivitas penjualan harian yang disusun berdasarkan pelanggan serta produk. Terakhir, tampilan ketiga, untuk bagian buku besar, menyajikan daftar voucher jurnal yang meringkas aktivitas bisnis harian.