BERBAGAI RISIKO YANG BERKAITAN DENGAN IMPLEMENTASI ERP
Implementasi Big Bang Versus Bertahap
Mengimplementasikan
sistem ERP lebih banyak berkaitan dengan mengubah cara perusahaan menjalankan
bisnisnya, dari pada dengan teknologinya. Akibatnya, kebanyakan kegagalan
implementasi ERP disebabkan oleh berbagai masalah budaya dalam perusahaan yang
berlawanan dengan tujuan dari rekayasa ulang proses. Berbagai strategi untuk
mengimplementasikan sistem ERP untuk mencapai tujuan ini mengikuti dua
pendekatan umum: pendekatan big bang dan pengenalan.
Metode big bang adalah metode yang paling ambisius dan
beresiko di antara kedua metode tersebut. Karena sistem ERP yang baru berarti
cara baru untuk menjalankan bisnis, membuat seluruh perusahaan melaksanakannya
dan menyesuaikan diri dengannya dapat menjadi tugas yang sangat berat. Dalam
banyak kondisi, sistem ERP tidak memiliki kisaran fungsionalitis ataupun dikenal seperti sistem warisan yang
digantikannya. Selain itu, karena kini hanya ada sebuah sistem yang melayani seluruh perusahaan, orang-orang
di bagian input data sering kali harus memasukkan lebih banyak data
daripada yang sebelumnya mereka lakukan
dengan sistem warisan yang lebih terbatas fokusnya. Akibatnya, kecepatan sistem
baru sering kali akan terganggu, menyebabkan banyak gangguan akibat operasi
harian. Berbagai masalah ini biasanya di alami ketika sitem baru di implementasikan.
Kareneaadanya berbagai gangguan yang dihubungkan dengan
letode big bang, pendekatan pengenalan (phased-in) berkembang menjadi
alternatif yang populer. Metode ini terutama sesuai untuk perusahaan
terdirivikasi dengan berbagai unitnya tidak berbagi proses dan data yang sama.
Perusahaan yang tidak terdirivikasi juga dapat
menggunakan pendekatan bertahap. Implementasinya biasanya dimulai dengan satu
atau lebih proses pengetikan, seperti entri pesanan. Tujuannya adalah untuk
membuat ERP menyala dan jalan secara bersamaan dengan sistem warisan.
Penolakan Perubahan Budaya Perusahaan
kesediaan perusahaan dan kemampuannya untuk melakukan perubahan
dalam implementasi ERP adalah pertimbangan yang penting. Jika budaya perusahaan
telah sedemikian rupa hingga perubahan tidak dapat di toleransi atau
diinginkan, maka implmentasi ERP tidak akan berhasil .
Perusahaan
yang kekurangan dukungan dari staf teknologi untuk sistem yang baru tersebut,
atau memiliki basis pengguna yang tidak mengenal dengan baik teknologi
komputer, akan mengalami kurva pembelajaran yang sangat curam dan berpotensi
menimbulkan hambatan penerimaan yang lebih besar atas sistem tersebut dari para
karyawannya.
Memilih ERP Yang Salah
Alasan umum atas kegagalan sistem adalah ERP tidak mendukung salah
satu atau lebih proses bisnis yang penting.
1.
Kesesuaian
Pihak
manajemen harus memastikan bahwa ERP yang dipilih benar atau perusahaan. Tidak
ada sebuah sistem ERP yang mampu
mengatasi semua masalah di semua perusahaan. Menetukan kesesuaian fungsi yang
baik membutuhkan proses pemilihan peranti lunak yang menyerupai terowongan,
yang dimulai dengan luas yang besar dan secara sistematis akan menjadi makin
sempit. Proses ini dimulai dengan sejumlah besar pemasok peranti lunak yang
merupakan kandidat potensial. Jika potensi bisnis benar –benar unik, sistem ERP
harus dimodifikasi agar dapat
mengakomodsi peranti lunak yang terkait dangan industri atau dapat bekerja dengan sistem warisan yang dibuat secara khusus . beberapa perusahaan
seperti penyedia layanan telekomunikasi, memiliki operasi penagihan yang unik
dan tidak dapat dipenuhi oleh sistem ERP siap pakai. Sebelum memakai perjalanan
mencari ERP, pihak menejemen perusahaan perlu menilai apakah perusahaan dapat
dan harus merekayasa ulang berbagai praktik bisnisnya sesuai model
terstandardisasi tersebut.
2.
Isu skalabilitas sistem
Skalabilitas
adalah kemampuan sistem untuk berkembang dengan lancar dan ekonomis ketika
kebutuhan pengguna meningkat. Istilah sistem dalam konteks ini merujuk pada
platfrom teknologi, peranti lunak aplikasi, konfigurasi jaringan, atau basis
data. Kebutuhan pengguna berkaitan dengan aktivitas yang berkaitan dengan
volume, seperti volume pemrosesan transaksi, volume entri data, volume output
data, volume penyimpanan data, atau peningkatan populasi pengguna. Dalam
menilai kebutuhan ukuran untuk sebuah perusahaan, tiap dimensi tersebut dalam
hal pengukuran linear yang ideal harus dipertimbangkan
Ukuran :
jika tidak ada perubahan lain atas sistem, dan ukura basis data meningkat
sebesar X , maka waktu respons untuk
query akn meningkat tidak lebih dari sebesar faktor X dalam sistem yang
dapat diukur.
Kecepatan :
peningkatan dalam kapasitas peranti keras sebesar faktor X akan menurunkan
waktu respons query sebesar tidak kurang dari faktor X dalam sistem yang dapat
diukur
Beban
kerja: jika beban kerja dalam sistem yang dapat diukur meningkat sebesar faktor
X, maka waktu respons dapat di pertahakan dengan meningkatkan kapasitas peranti
keras sebesar faktor yang tidak lebih besar dari X
Beberapa
sistemdapat diukur dalam hal sediannya akses yang lebih efesien ke berbagai
basis data besar ketika permintaan dalam bisnis berkembang.
Memilih Konsultan Yang Salah
Keberhaislan dari berbagai proyek ERP tergantung pada kehalian dan
pengalaman yang biasanya tidak dimiliki secara internal. Maka sebabnya ,maka
implementasi ERP melibatkan kantor konsultant luar
Kantor konsultant yang telah mempraktikan ERP,
kadang-kadang juga sangat kekurangan sumber daya manusia. Hal ini terjadi
terutama pada pertengahan hingah akhir tahun 1990/an, ketika ribuan klien berlomba-lomba untuk mengimplementasikan
ERP sebelum milenium baru untuk menghindari masalah Y2K.
Keluhan yang sering di temui dalah banyak kantor
konsultan menjanjikan profesional yang berpengalaman, tetapi kenyataanya
mengirim trainee. Kantor-kantor tersebut mengunakan pendekatan umpan dan
alihkan (bait-and- switch) untuk mendapatkan kontrak.
Beberapa mengatakan bahwa kantor konsultant , yang tidak
ingin menolak bisnis, bersalah karena menawarkan staf konsultannya ke banyak perusahaan dari pada seharusnya.
Oleh karenanya, sebelum melibatkan konsulltan luar, pihak menegemen harus
:
·
Melakukan wawancara dengan para staf yang akan dilibatkan dalam
prroyek tersebut dan membuat kontrak draft secara terperinci, yang
mengspesifikasikan angota tim konsultan mana saja yang akan ditugaskan serta untuk pekerjaan
apa.
·
Menulisakan bagaimana perubahan staf yang akan di tangani
·
Menyelaraskan kepentingan konsultan dengna kepentingan perusahaan
melalui negosiasi untuk skema pembayaran berdasarkan kinerja, yang didasarkan
pada pencapaian berbagai tahapan penting dalam proyek tersebut.
·
Menetapkan tanggal penggentian
yang pasti bagi konsultan terkait untuk menghindari perjanjian dengan konsultan
menjadi berkepanjangan, hingga mengakibatkan ketergantungan aliran biaya yang
tidak berakhir.
Biaya Tinggi Dan Kelebihan Biaya
Biaya kepemilikan total (total cost ownership), sistem ERP sangat
berbeda-beda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Untuk implementasi
sistem berukuran menengah hingga besar, biaya berkisar dari ratusan ribu hingga
ratusan juta dollar. Resiko akan dianggap sebagai biaya yang tidak diperhitungkan
dan belum diperkirakan. Beberapa dari masalah yang umumnya dialami terjadi
dalam berbagai area berikut ini:
·
Pelatihan
Biaya pelatihan
selalu lebih tinggi daripada yang diperkirakan karena pihak manajemen terutama
hanya fokus pada biaya mengajari para karyawan mengenai peranti lunak
yang baru
tersebut.
·
Pengujian dan integrasi sistem
ERP adalah
model holistis (menyuruh) dengan sebuah sistem mengendalikan seluruh
perusahaan, secara teoritis.
·
Konversi basis data
Sistem ERP
yang baru berarti basis data yang baru. Konversi basis data adalah proses
mentransfer data dari file datar sistem warisan ke dalam basis data relasional
ERP.
1.
Mengembangkan ukuran kinerja
Untuk
menilai berbagai manfaat ERP, pihak menejemen pertama-tama harus mengetahui apa
yang diinginkan dan yang dibutuhkan dari ERP tersebut. Pihak management dapat
membuat ukuran kinerja utama seperti pengurangan tingkat persediaan, perputaran
persediaan, kehabisan barang persediaan, dan rata-rata pemenuhan pesanan yang
mencerminkan harapan pihak management. Untuk memonitor kinerja di beragai area penting tersebut, beberapa perusahaan
membentuk kelompok nilai Independent yang bertanggungjawab langsung kepihak
management puncak.
Gangguan Terhadap Operasi
Sistem
ERP dapat menimbulkan kehancuran bagi perisahaan yang menginstalisasinya. Dalam
survey Deloitte Consulting atas 64 perusahaan Fortune 500, 25 persen perusahaan
yang disurvey mengakui bahwa perusahaa-perusahaan tesebut mengalami penurunan
kinerja dalam periode tepat dalam implementasi.
Sebagai
masalah Harshey berkaitan dengan dua kesalahan strategus yang berhubungan
dengan Implementasi sistem. Pertama, karena melewati jadwal, perusahaan
tersebut memutuskan untuk berganti kesistem yang baru dalam ramai perusahaan.
Kesuliatan yang tidak dapat dihindari akibat Implementasi sistem yang rumit
seperti SAP R/3 akan lebih mudah untuk ditangani dalam periode bisnis yanh
tidak terlalu sibuk. Kedua, banyak ahli merasa Harshey mencoba untuk melakukan
terlalu banyak hal dalam 1 kali Implementasi
IMPLIKASI ATAS PENGENDALIAN INTERNAL DAN AUDIT
Otorisasi Transaksi
Manfaat
utama dari sistem ERP adalah berbagai arsitektur modulnya yang sangat
terintregasi. Jika prosedur mengenai pembuatan daftar perincian bahan baku tidak dikonfigurasikan
dengan benar, setiap komponen yang menggunakan daftar perincian bahan baku
tersebut dapat terpengaruh. Perlu dibuat pengendalian dalam sistem tersebut
untuk memvalidasi berbagai transaksi sebelum diterima dan ditidaklanjuti oleh
modulnya.
PEMISAHAN PEKERJAAN
Berbagai
proses manual yang biasanya membutuhjan pemisahan pekerjaan sering kali
ditiadakan pada lingkungan ERP. Untuk membantu mengatasi masalah pemisahan
pekerjaan,SAP,sebuah sistem ERP terkemuka, menggunakan teknik konfigurasi yang
disebut peran pengguna. Tiap peran dihubungkan dengan rangkaian
aktivitas tertentu yang ditugaskan keseorang pengguna sah ERP. Administrasi sistem
menugaskan peran para pengguna sisitem ketika sistem dikonfigurasikan.
Supervisi
Para
supervisor perlu mendapatkan pemahaman teknis dan operasional yang ekstensif
atas sistem baru tersebut, karena para tradisional mereka akan berubah.
Biasanya, ketika perusahaan mengimplementasikan ERP, banyak tanggung jawab pengedalian
keputusan diberikan ke bawah hingga ke tingkat pabrik. Filosofi pemberdayaan
karyawan ERP seharusnya jangan meniadakan supervisi sebagai pengadilan
internal.
Catatan Akuntansi
Sistem ERP memiliki kemampuan untuk menggabungkan proses pelaporan
keuangan secara keseluruhan. Meskipun ada teknologi ERP, resiko akurasi catatan
akuntansi masih bisa terjadi. Karena antarmuka yang dekat dengan para pelanggan
dan pemasok data yang rusak atau tidak akurat bisa lolos dari berbagai sumber
eksternal tersebut sehingga merusak basis data akuntansi perusahaan.
Pengendalian Akses
Tujuan dari keamanan sistem ini adalah memberikan
kerahasiaan, intergritas, dan ketersediaan informasi yang dibutuhkan. Kelemahan
dalam keamanan dapat mengakibatkan pengungkapan rahasia usaha ke para pesaing,
dan akses lain yang tidak sah. Resolusi yang masuk akal bagi berbagai pandangan
yang berlawanan ini adalah memberikan batas keamanan untuk data dengan
berdasarkan penilaian resiko.
1.
Akses ke gudang data
Pengendalian
akses adalah fitur yang sangat penting dari gudang data yang digunakan bersama
para pelanggan dan pemasok. Perusahaan harus membuat berbagai prosedur untuk
mengawasi otorisasi berbagai orang di lokasi pelanggan dan pemasok yang akan
diberikan akses ke gudang datanya. Alat audit untuk diteksi pelanggaran
tersedia untuk membantu mengurang resiko keamanan. Audit secara berkala harus
meliputi penilaian resiko dan tinjauan ulang atas tingkat akses yang diberikan
untuk pengguna internal dan eksternal berdasarkan deskripsi pekerjaanya.
2.
Perencanaan kontinjensi
Selain
keamanan akses, rencana kontinjensi yang terperinci harus dikembangkan untuk
operasi komputer dan bisnis, dan dapat dilaksankan dengan cepat ketika terjadi
bencana. Rencana ini perlu dikembangkan sebelum pergantian ke sistem ERP yang
baru. Hal lain yang berkaitan dengan rencana ini adalah perlunya prosedur
pembuatan cadangan jika terjadi kegagalan server. Kegagalan server dalam model
perusahaan ini dapat menyebabkan seluruh perusahaan tidak dapat memproses
berbagai transaksi. Untuk mengedalikan kejadian ini, dua server yang saling
terhubung dapat dikoneksikan dalam modem pembuatan cadangan yang redundan.
3.
Verivikasi independen
ERP
menggunakan OLTP , pengendalian vervikasi tradisional yang independen, seperti
rekonsiliasi angka pengendali batch menjadi tidak berarti. Begitu pula rekayasa
ulang ptoses untuk meningkatkan efisiensi juga mengubah sifat dari vervikasi
independen. Fokus verivikasi independen perlu diarahkan ulang dari tingkat
transaksi ke tingkat yang melihat kinerja secara keseluruhan. Usaha verivikasi independen yang terus
menerus berjalan hanya dapat dilakukan oleh sebuah tim yang berkeahlian tinggi
dalam teknolofi ERP.
Audit Gudang Data
Sebagai bagian dari audit sistem informasi, auditor
mendesain sebuah prosedur untuk mengumpulkan bukti yang berkaitan dengan
berbagai pernyataan pihak manajemen, yang berkaitan dengan laporan keuangan
perusahaan. Sebagai bagian dari prosedur ini, auditor sering kali melakukan
tinjauan analitis (analytical review) atas berbagai saldo akun untuk
mengidentifikasi hubungan antara berbagai akun dan risiko yang jika tidak di
anallisis tidak akan terlihat.
Banyaknya jumlah data yang berada dalam gudang data adalah
sumber yang sempurna untuk melakukan analisis rangkaian waktu (time-series) dan
rasio. Dalam hal siklus pendapatan, tinjauan analisis akan memberikan auditor
perspektif umum atas berbagai trend dalam penjualan, penerimaan kas,
pengembalian penjualan, dan piutang usaha. Contohnya, auditor dapat
membandingkan penjualan yang dilaporkan untuk triwulan tertentu dengan periode
yang sama di tahun-tahun sebelumnya. Prosedur audit lainnya yang berguna untuk
mengidentifikasi berbagai potensi resiko audit melibatkan pemindaian ribuan
atau bahkan jutaan record untuk mencari transaksi yang tidak biasa dan saldo
akun yang abnormal. Dalam hal siklus pengeluaran, tinjauan analitis dapat
memberikan auditor perspektif umum atas berbagai tren dalam utang usaha dan
berbagai biaya lain yang terkait.
Auditor dapat menggunakan berbagai teknik penggalian
untuk mengidentifikasi aktivitas berbisnis tingkat yang sangat tinggi dengan
pemasok tertentu. Pembelian berlebihan dari salah satu pemasok dapat mewujudkan
ketergantungan bisnis yang tidak normal, dan dapat membahayakan perusahaan jika
pemasok tersebut menaikkan harga atau tidak dapat mengirim secara tepat waktu.
Pembelian tersebut juga dapat menandai adanya hubungan penipuan melibatkan
penyuapan ke para personel pembelian atau pihak manajemen lainnya.
Pembersihan data adalah tahap yang penting dalam
pemeliharaan gudang data agar gudang data dapat berguna sebagai alat OLAP, maka
gudang data bebas dari kontaminasi. Auditor harus hati-hati dengan keyakinan
atas sumber ini. Karena gudang dat aberada dalam kondisi yang asli secara
buatan, maka gudang data mungkin bukan merupakan pengganti yang sesuai untuk
basis data operasional ketika menilai pengujian pengendalian proses dan
melakukan pengujian subtantif.
SOAL
1.
APAKAH TUJUAN DARI IMPLEMENTASI YANG
DIMULAI DENGAN SATU ATAU LEBIH PROSES PENGETIKAN?(HALAMAN 151)
TUJUANNYA ADALAH UNTUK MEMBUAT ERP MENYALA DAN JALAN SECARA
BERSAMAAN DENGAN SISTEM WARISAN.
2.
APAKAH KELUHAN YANG SERING DITEMUI JIKA
BANYAK PROYEK YANG GAGAL?(HALAMAN 154)
KELUHAN YANG SERING DI TEMUI ADALAH BANYAK KANTOR KONSULTAN YANG
MENJANJIKAN
3.
APAKAH YANG DIPENGARUHI OLEH JUMLAH
PENGGANJIAN SUBSTANTIF?(HALAMAN 161)
DIPENGARUHI OLEH KUALITAS PENGENDALIAN INTERNAL
4.
APAKAH PENDEKATAN YANG MEMUNGKINKAN
UNTUK MENGINSTALASI SERVER REGIONAL?(HALAMAN 161)
PENDEKATAN YANG MENGINSTALASI IALAH PEMROSESAN SECARA INDEPENDEN
DAN PENYEBARAN RESIKO YANG BERKAITAN DENGAN KEGAGALAN SERVER
5.
APA ALASAN UMUM ATAS KEGAGALAN SISTEM
ERP?(HALAMAN 151)
ALASANNYA ERP TIDAK MENDUKUNG SALAH SATU ATAU LEBIH PROSES BISNIS
YANG PENTING
Komentar
Posting Komentar