SISTEM INFORMASI AKUNTANSI::SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

BAB 9

SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

BASIS DATA (DATA BASE)

Basis data adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikordinasi secara terpusat. Pendekatan data base memberlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian dari organisasi tersebut, bukan hanya suatu departemen atau fungsi tertentu saja. Fokusnya adalah intregasi data dan pembagian data dengan seluruh pemakai yang berhak memakainya.

FILE DATAR VERSUS PENDEKATAN BASIS DATA

GAMBAR 9.1

Pendekatan file datar dalam manajemen data. Dalam lingkungan ini, para pengguna memilliki file data mereka. Kepemilikan eksklusif terhadap data ini merupakan konsekuensi alami dari dua masalah yang berkaitan dengan era system warisan. Jadi, data yang sama tetapi digunakan dengan cara yang agak berbeda oleh para pengguna yang berbeda, harus distruktur ulang dan diproduksi ulang secara fisik didalam file-file yang berbeda. Dengan kata lain, isi dari file-file tersebut diwakili secara konseptual dengan huruf-huruf. Setiap huruf mewakili menunjukan satu atribut data, satu record, atau seluruh file.

PENDEKATAN BASIS DATA

GAMBAR 9-2(a)

Gambar 9-2 menyajikan ulasan sederhana pendekatan basis data dengan pengguna dan keperluan data yang sama seperti dalam gambar 9-1. Perubahan paling jelas dari model file datar adalah pengelompokan data menjadi sebuah basis data umum yang dapat digunakan secara bersama oleh semua pengguna system informasi.

PENYELESAIAN MASALAH FILE DATAR

Pengguna data secara bersama-sama (tidak adanya kepemikian data) merupakan konsep utama dari pendekatan basis data. Masalah-masalah yang terjadi dapat diatasi dan diselesaikan, yaitu :

·         Tidak ada redundansi data. Setiap elemen data disimpan hanya sekali sehingga menghilangkan redundansi data dan mengurangi biaya penyimpanan data.

·         Satu kali pembaruan data. Karena setiap elemen data hanya terdapat pada sutu tempat, dibutuhkan hanya satu kali pembaruan data. Ini tentu mengurangi waktu dan biaya untuk menjaga kekinian data.

·         Nilai kekinian data. Perubahan terhadap basis data yang dilakukan oleh seorang pengguna akan berlaku bagi semua pengguna. Misalnya, jika pengguna satu mencatat perubahan alamat seorang pelanggan, pengguna tiga akan segera mendapatkan perubahan ini.

·         Interpendensi tugas data. Pengguna memiliki akses sepenuhnya ke data yang ada diperusahaan. Kebutuhan informasi seorang pengguna bisa meluas diluar wilayah langsunf pekerjaannya, namun kebutuhan ini dapat dengan segera dipenuhi dengan pendekatan file datar. Para pengguna hanya dibatasi oleh keterbatasan data yang disediakan oleh organisasi (seluruh basis data) dan legitimasi yang diperlukan untuk mengakses data tersebut.

MENGONTROL AKSES KE DATABASE

Pendekatan database menempatkan semua informasi dalam satu keranjang. Oleh karena itu penting sekali untuk menjaga keranjang itu. Contoh dalam Gambar 9-2(a) tidak memiliki ketentuan untuk mengontrol akses ke database. Asumsikan Data X itu merupakan informasi yang sensitif dan rahasia dan hanya Pemakai 3 yang diberi otorisasi untuk mengaksesnya. Bagaimana organisasi dapat mencegah pemakai lain untuk mendapatkan akses yang tidak sah terhadap informasi tersebut?

SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA    

GAMBAR 9-2(b)

Gambar 9-2(b) menambah elemen baru dalam gambar 9-2(a) yang berada diantara program pengguna dan basis data fisik adalah sistem manajemen basis data (database management system DBMS). Sistem manajemen basis data merupakan system peranti lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang bisa diakses oleh pengguna. Program pengguna mengirimkan permintaan data kepada DBMS, yang mengesahkan dan mengotorisasi akses ke basis data, sesuai dengan tingkat otorisasi pengguna. Jika pengguna meminta data yang dia tidak punya otorisasinya, permintaan itu akan ditolak. Jadi, prosedur untuk menetapkan otorisasi pengguna system informasi disebuah organisasi merupakan masalah pengendalian penting yang harus diperhatikan oleh seorang akuntan.

TIGA MODEL KONSEPTUAL      

Pendekatan basis data tidak diwakili oleh arsitektur tunggal model basis data awal berbeda dengan model basis data modern karena basis data awal dari file data tradisional. Pendekatan basis data yang paling umum digunakan oleh system informasi bisnis adalah model hierarkis, model jaringan, dan model relasional karena kemiripan konseptual tertentu, basis data hierarkis dan jaringan disebut model navigasional atau terstruktur. Cara data diatur dalam system basis data awal ini mendorong para pengguna untuk menjelajahi diantara elemen-elemen data dengan menggunakan jalur-jalur yang sudah terstruktur. Model relasional jauh lebih fleksibel karena memungkinkan para penggunanya menciptakan jalur yang baru dan unik melalui basis data untuk memecahkan masalah-masalah bisnis yang lebih luas cakupannya.

ELEMEN LINGKUNGAN BASIS DATA

PENGGUNA

Pengguna (user) mengakses basis data dalam dua cara :

1.      Akses basis data dapat dicapai melalui program-program pengguna yang disiapkan oleh professional system.

2.      Akses basis data melalui permintaan langsung, yang tidak memerlukan program-program formal dari pengguna.

SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

Setiap model DBMS mencapai tujuan ini dengan cara yang berbeda, tetapi ada beberapa ciri yang umum diantaranya :

1.      Pengembangan program. DBMS berisi peranti lunak pengembangan aplikasi, baik pengembangan maupun pengguna akhir dapat menggunakan fitur ini guna menciptakan aplikasi untuk mengakses basis data.

2.      Cadangan dan pemulihan. DBMS secara berkala membuat file-file cadangan untuk basis data fisik. Jika terjadi kerusakan (kegagalan disket, kesalahan program, atau tindak kejahatan) yang menyebabkan basis data tidak dapat digunakan, DBMS dapat pulih ke versi sebelumnya yang dianggap benar.

3.      Penggunaan basis data untuk pelaporan. Fitur ini mencatat data statistic tentang data yang sedang digunakan, siapa yang menggunakannya.

4.      Akses basis data. Fitur yang paling penting dari DBMS adalah memungkinkan pengguna yang memiliki otorisasi untuk mengakses basis data.

BAHASA DEFINISI DATA

Bahasa define data adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk mendefinisikan basis data fisik ke DBMS. Terdapat tiga tingkat, yang disebut tampilan (view) dalam definisi ini, yaitu :

Sudut Pandang Internal. Sudut pandang internal (internal view) menyajikan pengaturan record secara fisik dalam database. Ini merupakan penyajian tingkat paling rendah, di mana satu langkah dipindahkan dari database fisik. Sudut pandang internal ini menjelaskan struktur record, hubungan di antara mereka, dan pengaturan fisik serta urutan record dalam satu file. Hanya terdapat satu sudut pandang internal terhadap database.

Sudut Pandang Konseptual (Skema). Sudut pandang konseptual atau skema menyajikan database secara logika dan secara abstrak, bukan bagaimana database itu seeara fisik disimpan. Sudut pandang ini memungkinkan program-program pemakai untuk memanggil data tanpa mengetahui atau tanpa perlu menspesifikasi bagaimana data-data itu diatur atau kapan mereka disimpan dalam database fisik. Hanya ada satu sudut pandang konseptual untuk sebuah database.

Sudut Pandang Pemakai (Subskema). Sudut pandang pemakai (user view) mendefinisikan bagaimana seorang pemakai tertentu melihat database.Ini adalah bagian dari database di mana seorang pemakai individual memiliki otorisasi untuk mengaksesnya. Bagi pemakai, sudut pandang pemakai adalah database. Tidak seperti sudut pandang internal dan konseptual, terdapat banyak sudut pandang pemakai yang berbeda. Misalnya, seorang pemakai dalam departemen personalia mungkin melihat database sebagai sebuah kumpulan record karyawan dan tidak terlalu melihat pada record pemasok atau persediaan yang digunakan oleh pemakai di departemen kontrol persediaan.

Operasi DBMS. Untuk menggambarkan peran-peran sudut pandang ini, mari kita lihat urutan peristiwa tipikal yang terjadi dalam mengakses melalui DBMS. Penjelasan berikut ini sifatnya hipotetis, dan rincian teknis tertentu dihilangkan.

1. Program yang digunakan pemakai mengirimkan permintaan (memanggil) untuk data yang terdapat dalam DBMS. Panggilan ini tertulis dalam bahasa manipulasi data khusus yang melekat dalam program pemakai tersebut.

2. DBMS menganalisis permintaan itu dengan mencocokkan elemen-elemen data yang dipanggil dengan sudut pandang pemakai dan sudut pandang konseptual. Jika permintaan data itu cocok, akan diotorisasi dan langkah pemrosesan maju ke Langkah 3. Jika tidak cocok dengan sudut pandang ini, akses data itu ditolak.

3. DBMS menentukan parameter-parameter struktur data dari sudut pandang internal dan mengirimkan mereka ke sistem operasi, yang melakukan pengambilan data aktual. Parameter struktur data tersebut menjelaskan organisasi dan metode akses sebuah program utilitas sistem operasi, untuk mengambil data yang diminta.

4. Dengan menggunakan metode akses yang tepat, sistem operasi berinteraksi dengan peralatan penyimpanan disket untuk mengambil data dari database fisik.

5. Sistem operasi kemudian menyimpan data itu dalam main memory buffer area (sebuah wilayah buffer memori utama yang dikelola oleh DBMS).

6. DBMS mentransfer data tersebut ke lokasi kerja pemakai yang terdapat dalam memori utama. Pada titik ini, program pemakai bebas mengakses dan memanipulasi data.

7. Ketika pemrosesan selesai, Langkah 4, 5, dan 6, dibalik untuk menyimpan kembali data yang sudah diproses ke database .

BAHASA MANIPULASI DATA

Bahasa manipulasi data adalah bahasa pemrograman kepemilikan yang digunakan oleh DBMS tertentu untuk mengambil, memproses, dan menyimpan data. Keseluruhan program data dapat ditulis dalam DML atau, dengan cara lain, perintah-perintah dari DML terpilih dapat disisipkan ke dalam program-program yang tertulis dengan bahasa universal, seperti PL/1, COBOL, dan FORTRAN, Menyisipkan perintah-perintah DML membuat program-program standar mampu, yang pada awalnya ditulis untuk lingkungan flat file, diubah dengan mudahnya ke pekerjaan dalam sebuah lingkungan database. Penggunaan program-program bahasa standar juga membuat organisasi tidak bergantung pada pemasok DBMS tertentu. Jika organisasi itu memutuskan untuk mengganti pemasoknya ke pemasok lain yang DML-nya berbeda, organisasi itu tidak perlu menulis ulang semua program pemakai. Dengan mengganti perintah-perintah DMl lama dengan perintah baru, program-program pemakai dapat dimodifikasi agar berfungsi di lingkungan yang baru.

BAHASA PERMINTAAN DATA

Bahasa permintaan data merupakan bahasa generasi keempat dan bahasa nonprocedural dengan banyak perintah yang memungkinkan pengguna untuk memasukkan, mengambil, dan memodifikasi data dengan mudah.

ADMINISTRATOR BASIS DATA

Administrator basis data bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya basis data.

Fungsi-fungsi administrator basis data.

Perencaan basis data :	Implementasi:
Mengembangkan strategi basis data organisasi Mendefinisikan lingkungan basis data Mengembangkan kamus data	Menentukan kebijakan akses Mengimplementasikan pengendali keamanan Menentukan prosedur pengujian Menetapkan standart pemrograman
Desain : Basis data logis (skema) Tampilan pengguna eksternal (subskema) Pengendali basis data	Operasi dan pemeliharaan : Mengevaluasi kinerja basis data Menyusun ulang basis data sesuai dengan kebutuhan pengguna Meninjau kembali standart dan prosedur Perubahan dan pertumbuhan: Merencanakan Perubahan dan pertumbuhan Mengevaluasi teknologi baru.

INTERAKSI ORGANISASIONAL DAN DBA

Ketika kebutuhan informasi meningkat, para pemakai mengirimkan permintaan formal untuk aplikasi komputer kepada para profesional sistem (pemrogram) organisasi. Permintaan ini ditangani melalui prosedur pengembangan sistem formal, yang menghasilkan aplikasi terprogram. Permintaan pemakai juga pergi ke DBA, yang mengevaluasinya untuk menentukan kebutuhan database pemakai. Ketika relasi ini sudah terbangun, DBA memberikan otoritas akses kepada pemakai dengan memprogram sudut pandang pemakai (subskema). Relasi ini ditunjukkan ketika garis-garis antara pemakai dan DBA dan antara DBA dan DDL menyatu di kotak DBMS. Dengan tetap menjaga otoritas akses terpisah dari pengembangan sistem (pemrograman aplikasi), organisasi tersebut lebih mampu mengontrol dan melindungi database. Usaha-usaha sengaja atau tidak sengaja untuk mengakses tanpa otoritasyang sah kemungkinan besar akan ditemukan jika kedua kelompok ini bekerja secara independen.

KAMUS DATA

Salah satu komponen kunci dari DBMS adalah kamus data, yang mencakup informasi mengenai struktur database. Kamus data menjelaskan setiap elemen data yang terdapat dalam basis data. Fungsi ini memungkinkan semua pengguna (pemprogram) untuk berbagi tampilan yang sama terdapat sumber daya data sehingga sangat membantu dalam menganalisis kebutuhan pengguna.

BASIS DATA FISIK

Pendekatan ini merupakan tingkat terendah dari basis data. Database tersusun dari titik-titik magnetis pada disket magnetis. Ditingkat fisik, basis data merupakan kumpulan record dan file. Basis data relasional didasarkan pada struktur file berurutan berindeks

MODEL DATABASE RELASIONAL

E. F. Codd yang pertama kali mengajukan prinsip-prinsip model relasional di akhir tahun 1960-an. Model formal ini didasarkan pada aljabar relasional dan serangkaian teori, yang menjadi basis teoritis bagi sebagian besar operasi manipulasi data. Model relasional menampilkan data dalam bentuk tabel dua-dimensi.

TERMINOLOGI DATABASE

Model relasional memiliki terminologinya sendiri. Tabel database ini disebut relasi. Di baris pertama relasi itu adalah atribut (elemen-elemen data) yang membentuk kolom-kolom. Perpotongan kolom dan baris-baris yang terbentuk dalam relasi adalah tuples. Sebuah tuple, yang diberi definisi tepat oleh Codd ketika dia pertama kali memperkenalkannya, yaitu korespondensi dengan sebuah record. Dari sini, istilah record dan tabel akan digunakan dalam kaitannya dengan tuple dan relasi (record dengan tuple, tabel dengan relasi).

ASOSIASI TABEL

Tabel-tabel database ada dalam kaitannya dengan tabel-tabellainnya. Ini disebut asosiasi. Terdapat tiga asosiasi tabel fundamental: satu-dengan-satu, satu-dengan-banyak, dan banyak-dengan-banyak.

ASOSIASI SATU DENGAN SATU

Dalam istilah bisnis, untuk setiap record karyawan dalam file karyawan, terdapat record tunggal (atau nol untuk karyawan-karyawan baru) dalam file penghasilan dari tahun-sampai-saat ini.

Asosiasi Satu-dengan-Banyak.

Untuk menggambarkannya, untuk setiap record pelanggan dalam tabel pelanggan, terdapat nol, satu, atau banyak record pesanan penjualan dalam tabel Pesanan Penjualan.

Asosiasi Banyak-dengan-Banyak.

Asosiasi banyak-banyak sering kali terjadi antara record persediaan perusahaan dan record pemasoknya. Sebuah item persediaan tertentu dapat dipasok oleh satu atau lebih pemasok. Pada saat yang bersamaan, pemasok tunggal memasok satu atau lebih item persediaan.

Aturan untuk Sistem Database Relasional

Ahli teori telah mengusulkan persyaratan yang tidak terlalu ketat untuk menilai situasi relasional dari sebuah sistem. Jadi, sebuah sistem itu relasional jika: Mendukung fungsi aljabar relasional yang membatasi (restrict), berupa rancangan (project) dan merupakan gabungan (join).

Walaupun terbatas, rancangan, dan gabungan bukan merupakan fungsi aljabar relasional yang lengkap, ketiganya berguna. Kebanyakan kebutuhan informasi bisnis dipuaskan dengan ketiga operasi ini saja. Bagian berikut ini akan menunjukkan penggunaan SQL untuk melakukan fungsi-fungsi ini.

MERANCANG DATABASE RELASIONAL

Bagian ini akan menjelaskan langkah-langkah yang diperlukan untuk menciptakan sebuah database relasional. Ingatlah bahwa proses ini merupakan bagian dari proses pengembangan sistem yang lebih luas dan melibatkan analisis mendalam tentang kebutuhan pemakai. Jadi, titik berangkatnya adalah hasil kerja awal yang memadai, yang telah mengidentifikasi, dengan rinci, elemen-elemen kunci dari sistem yang sedang dikembangkan. Dengan latar belakang ini, fokus akan diarahkan pada tiga tahap perancangan database: desain database konseptual, desain database logis, dan desain database fisik.

DESAIN DATABASE KONSEPTUAL

Desain database konseptual melibatkan penemuan dan analisis terhadap kebutuhan data organisasi. Melalui diskusi dengan para pengguna sistem dan analisis terhadap peraturan bisnis, desainer database mengidentifikasi entitas-entitas kunci yang terdapat dalam sistem dan data yang mereka anggap penting dan perlu ditangkap dan dipertahankan. Temuan-temuan ini secara formal disajikan dalam sebuah model data. Perangkat utama yang digunakan dalam membuat sebuah model data adalah diagram relasi entitas (diagram RE).

Diagram RE menggunakan tiga simbol dasar untuk menggambarkan entitas atau objek data yang terdapat dalam sistem.

1. Entitas merupakan kata benda yang digambarkan oleh bujur sangkar-bujur sangkar dalam diagram RE. Sebuah entitas adalah sebuah sumber daya, sebuah peristiwa atau seorang individu yang terlibat dalam proses bisnis.

2. Atribut adalah data yang menjelaskan karakteristik atau properti entitas.Atribut ditampilkan dengan lingkaran-lingkaran yang diberi label, ditanamkan pada entitas.

3. Relasi di antara entitas digambarkan dengan simbol-simbol permata. Mereka semua digambarkan dalam bentuk kata kerja seperti memilih (select), memperbarui (update), menyiapkan (prepare), atau memeriksa (examines).

DESAIN DATABASE LOGIS

Bagian ini akan menjelaskan proses mengubah sudut pandang konseptual pemakai ke dalam tabel-tabel yang mendasari database. Tabel-tabel ini pada akhirnya akan digunakan untuk membuat sudut pandang fisik (gambar fisik) yang digunakan pemakai akhir untuk pengambilan keputusan.

MENETUKAN RELASI ANTAR TABEL-TABEL

Selanjutnya kita perlu menspefikasi asosiasi antara tabel-tabel. Ingat kembali bahwa terdapat tiga jenis asosiasi data: satu-dengan-satu (1:1), satu-dengan-banyak (1:M), dan banyak dengan-banyak (M:M). Asosiasi-asosiasi tersebut mencerminkan peraturan bisnis.

Proses Normalisasi Data

Proses ini dimulai dengan merancang sudut pandang-sudut pandang (gambar) (laporan output, dokumen, dan layar input) yang dibutuhkan oleh pemakai. Gambar-gambar ini dapat diciptakan dalam sebuah pengolah kata, sebuah program grafis, atau cukup dengan kertas dan pencil. Pada titik ini, gambar tersebut hanya merupakan representasi grafis dari gambar fisik yang nantinya akan dimiliki pemakai ketika proyek itu sudah selesai.

Pentingnya Normalisasi Data

Tabel-tabel database yang dirancang dengan benar menentukan proses operasional DBMS. Tabel-tabel yang dirancang dengan buruk dapat menimbulkan masalah-masalah pemrosesan yang membatasi, atau bahkan menolak, akses pemakai ke informasi yang diperlukan.

Normalisasi proses merupakan proses yang mempromosikan desain database efektif dengan mengelompokkan atribut-atribut data ke dalam tabel-tabel yang sesuai dengan kondisi-kondisi tertentu. Tabel-tabel yang belum dinormalisasikan bisa terkena tiga jenis masalah yang disebut anomali: anomali pembaruan (update anomaly), anomali sisipan (insertion anaomaly), dan anomali penghapusan (deletion anomaly). Salah satu atau lebih anomali ini akan terdapat dalam table-tabel yang dinormalisasikan pada tingkat-tingkat lebih rendah.

Update Anomaly. Anomaly pembaruan

Dihasilkan dari pemborosan data (data yang berlebihan) dalam tabel yang tidak dinormalisasi.

Insertion Anomaly.

Untuk menunjukkan dampak anomali sisipan, asumsikan bahwa seorang pemasok telah memasuki pasar. Organisasi belum membeli persediaan dari pemasok itu, tapi ingin melakukannya di masa yang akan datang. Untuk sementara, organisasi ingin memasukkan pemasok itu ke dalam database.

Deletion Anomaly.

Anomali penghapusan melibatkan tindakan-tindakan yang tidak sengaja dari data-data dalam table. Adanya anomali penghapusan ini tidak terlalu jelas, namun berpotensi menimbulkan masaalah yang lebih serius daripada anomali pembaruan data dan anomali sisipan. Desain database yang cacat, yang menghalangi penyisipan record atau mensyaratkan pemakai untuk melakukan pembaruan yang berlebihan dengan cepat meminta perhatian.

Peraturan Normalisasi Data

Sebuah proses normalisasi yang memeriksa ketergantungan penyebab-anomali secara formal disebut sebagai kelompok-kelompok berulang (repeating groups), ketergantungan parsial dan ketergantungan transitifif. Di sini, pendekatan intuitif digunakan untuk menormalisasikan data. Secara sederhana dinyatakan, menghapus  tiga anomali melibatkan sebuah proses yang secara sistematis memecah tabel-tabel kompleks menjadi tabel-tabel yang lebih kecil yang memenuhi dua kondisi:

1. Semua atribut non-kunci dalam tabel itu bergantung (dependen) pada kunci primer.

2. Semua atribut non-kunci tidak bergantung (independen) pada atribut non-kunci lainnya.

Dengan kata lain, sebuah tabel yang dinormalisasikan adalah tabel yang kunci primernya mendefinisikan setiap atribut dalam tabel secara utuh dan unik. Selain itu, tidak ada atribut tabel yang didefinisikan oleh atribut lainnya selain kunci primer. Ketika kondisi-kondisi ini dipenuhi, tabelnya berada dalam 3NF. Namun demikian, jika satu atau lebih atribut melanggar kondisi-kondisi ini, mereka harus digantikan dan ditempatkan dalam sebuah tabel terpisah dan ditetapkan satu kunci yang tepat.

Menormalisasikan tabel-tabel akan menghilangkan ketiga anomali. Pertama, anomali pembaruan data dipecahkan karena data setiap pemasok ditempatkan hanya pada satu lokasi-tabel Pemasok. Setiap pembahan data tentang pemasok individual hanya dibuat satu kali, tanpa melihat jumlah item yang dipasoknya. Kedua, anomali sisipan dipecahkan, karena pemasok-pemasok baru bisa ditambahkan ke tabel pemasok, bahkan jika mereka saat ini tidak memasok persediaan untuk organisasi. Misalnya, Pemasok Nomor 30 di dalam tabel itu tidak memasok satu pun persediaan. Akhirnya, anomali penghapusan dihilangkan. Keputusan untuk menghapus sebuah item persediaan dari database tidak akan menghapus secara tidak sengaja data-data pemasok, karena data-data tersebut ditempatkan secara independen dalam tabel-tabel yang berbeda.

Akuntan dan Normalisasi Data

Normalisasi database merupakan sebuah masalah teknis yang biasanya menjadi tanggung jawab seorang ahli atau profesional sistem. Namun demikian, normalisasi database memiliki implikasi untuk kontrol internal yang menjadi perhatian akuntan juga. Misalnya,anomali  pembaruan data dapat menimbulkan konflik di antara nilai-nilai database dan menghasilkan nilai-nilai database yang usang; anomali sisipan dapat membuat transaksi tertentu tidak tercatat dan menghancurkan jejak audit. Walaupun kebanyakan akuntan tidak akan ertanggung jawab untuk menormalisasikan database organisasi, mereka harus memahami prosesnya dan mampu menentukan apakan tabel itu sudah dinormalisasikan dengan benar.

DALAM SEBUAH LINGKUNGAN DISTRIBUTIF

Bab 1 memperkenalkan konsep pemrosesan data distributif (distributed data processing/DDP) sebagai sebuah alternatif untuk pendekatan sentralisasi. Kebanyakan organisasi modern menggunakan bentuk pemrosesan distributif dan jaringan untuk memproses transaksi mereka. Sebagian perusahaan memproses semua transaksi mereka dengan cara ini. Satu hal penting yang harus dipertimbangkan dalam merencanakan sebuah sistem distributif adalah lokasi database organisasi. Dalam hal ini, pembuat sistem memiliki dua pilihan: database dapat disentralisasikan atau dapat juga didistribusikan. Database distributif memiliki dua kategori: database partisi dan replikasi. Bagian ini akan menjelaskan masalahhmasalah, ciri-ciri, dan pertukaran (trade-off) yang harus dievaluasi secara cermat dalam memutuskan bagaimana database akan didistribusikan.

DATABASE SENTRAL

Di bawah pendekatan database sentral (centralized database approach), pemakai dari jarak jauh mengirimkan permintaan melalui terminal-terminal untuk data yang terdapat di situs sentral, yang memproses permintaan-permintaan dan mengirimkan data kembali ke pemakai. Situs sentral melakukan fungsi-fungsi seorang manajer file yang melayani kebutuhan data dari para pemakai jarak jauh. Pendekatan database sentral diilustrasikan dalam Gambar 9-25.

Sebelumnya dalam bab ini, ada tiga keunggulan utama dari pendekatan database yang akan disajikan: pengurangan biaya penyimpanan data, penghapusan program update majemuk, dan pembentukan kekinian data (data currency) (file-file data perusahaan dengan tepat mencerminkan dampak transaksi-transaksinya). Mewujudkan kekinian data itu penting bagi integritas dan reliabilitas (keandalan) data. Namun demikian, dalam lingkungan DDP, hal ini merupakan pekerjaan yang cukup menantang.

Pengunci Database (Database Lockout)

Untuk mewujudkan kekinian data, akses simultan ke elemen-elemen data individual dengan banyak situs perlu dicegah. Pemecahan masalah ini adalah dengan menggunakan pengunci database (database lockout), yaitu sebuah perangkat kontrol perangkat lunak (biasanya merupakan salah satu fungsi DBMS) yang mencegah banyak akses secara simultan ke data. Contoh sebelumnya dapat digunakan untuk menggambarkan teknik ini: segera setelah menerima akses yang diminta dari Situs A untuk Kontrol-PD (T1, Instruksi Nomor 2), situs sentral DBMS menempatkan sebuah kunci pada Kontrol-PD untuk mencegah akses dari siitus lainnya sampai Transaksi T1 selesai. Jadi, ketika Situs B meminta Kontrol-PD (T2, Instruktsi nom or 2), Situs B ditempatkan pada status "menunggu" sampai kunci itu dipindahkan. Hanya setelah itu Situs B dapat mengakses Kontrol-PD dan menyelesaikan Transaksi T2.

DATABASE DISTRIBUTIF

Database distributif dapat didistribusikan dengan menggunakan teknik partisi atau replikasi (tiruan).

DATABASE PARTISI

Pendekatan database partisi membagi database sentral dalam segmen-segmen atau partisiipartisi yang didistribusikan ke para pemakai utama mereka. Keunggulan pendekatan ini adalah:

• Kontrol terhadap pemakai ditingkatkan karena data disimpan dalam situs-situs lokal.

• Waktu tanggap pemrosesan transaksi diperbaiki dengan mengizinkan lokal mengakses data dan mengurangi volume data yang harus ditransmisi di antara siitus.

• Database partisi dapat mengurangi potdnsi kehancuran. Dengan menempatkan data di beberapa situs, hilangnya sebuah situs tidak akan menghapus semua data yang diproses oleh organisasi.

Pendekatan partisi, yang diilustrasikan dalam Gambar 9-18, bekerja paling baik untuk organisasi-organisasi yang memerlukan data minimal untuk digunakan bersama dengan para pemakai yang situs-situsnya berjauhan~ Pada situasi di mana para pemakai dari situs yang berbeda menggunakan data yang sama, masalah yang berkaitan dengan pendekatan sentralisasi juga bisa terjadi. Permintaan data dari situs-situs lainnya sekarang harus dikelola menurut pemakai utamanya. Dengan memilih lokasi situs tuan rumah yang optimum untuk partisi-partisi, masalah-masalah akses data akan diminimalkan. Hal ini memerlukan analisis mendalam tentang kebutuhan data pemakai-akhir.

Database Replikasi

Pada sebagian organisasi, seluruh database dibuat tiruannya di setiap situs. Database replikasi (tiruan) efektif untuk perusahaan-perusahaan yang tingkat pemakaian ber sama untuk data-datanya tinggi tetapi tidak ada pemakai utama. Karena data yang sama dibuat tiruannya di setiap situs, lalu lintas data di antara situs banyak berkurang. Gambar 9-28 menggambarkan model database replikasi (tiruan).

Pembenaran pertama untuk sebuah database replikasi adalah untuk mendukung query- query hanya-untuk-dibaca (read-only queries). Dengan data yang ditiru (direplikasi) untuk setiap situs, akses data untuk tujuan bertanya dipastikan, selain itu penguncian penundaan karena lalu lintas jaringan diminimalkan. Namun demikian, ada satu masalah yang dapat terjadi ketika database replikasi perlu diperbarui oleh transaksi dan salinan tabase saat ini harus dipertahankan di semua situs.

Karena setiap situs hanya memproses transaksi-transaksi lokal, atribut-atribut data bersama yang ditiru di setiap situs akan diperbarui oleh transaksi-transaksi yang berbeda dan karenanya, pada titik waktu tertentu, akan memiliki nilai-nilai berbeda dan unik. Dengan menggunakan data dari contoh sebelumnya, Gambar 9-29 menggambarkan dampak pemrosesan penjualan kredit untuk Jones di Situs A dan Smith di Situs B. Setelah transaksi itu diproses, nilai yang ditunjukkan di akun Kontrol-PD bersama tidak konsisten ($12.000 Situs A dan $11.000 di Situs B, dan keduanya tidak benar.

Kontrol pada Waktu yang Bersamaan (Concurrency Control)

Kesamaan database pada waktu yang bersamaan adalah hadirnya data yang lengkap dan akurat di semua situs. Para perancang sistem harus menggunakan metode-metode untuk memastikan bahwa transaksi yang diproses di setiap situs secara akurat dicerminkan dalamdatabase di situs-situs lainnya. Walau problematis, pekerjaan ini memiliki implikasi pada catatan-catatan akuntansi dan harus diperhatikan oleh para akuntan.

Sebuah metode yang biasa digunakan untuk kontrol pada waktu yang bersamaan adalah dengan membuat serial transaksi-transaksi dengan time-stamping (pemberian cap waktu). Maksudnya, setiap transaksi diberi label menurut dua kriteria. Pertama, sebuah perangkat lunak khusus mengelompokkan transaksi dalam dua kelas untuk mengidentifikasi konflik-konflik potensial. Misalnya, transaksi hanya-untuk dibaca (query) tidak konflik dengan transaksi-transaksi dari kelas lain. Sama juga dengan transaksi utang dagang dan pitang. Kedua tidak menggunakan data yang sama sehingga tidak ada konflik. Namun demikian, transaksi pesanan penjualan yang bermacam-macam dan melibatkan operasi baca dan tulis berpotensi mengalami konflik.

Database Distributif dan Akuntan

Keputusan untuk mendistribusikan database adalah keputusan yang harus dipikirkan dengan baik. Ada banyak masalah dan pertukaran yang hams dipertimbangkan. Sebagian pertanyaan-pertanyaan paling dasar antara lain:

• Data harus diorganisir secara sentral atau distributif?

• Jika yang diinginkan adalah distribusi data, database harus direplikasi atau dipartisi?

• Jika direplikasi, database harus direplikasi seluruhnya atau sebagian saja yang direplikasi?

• Jika database akan dipartisi, bagaimana segmen-segmen data harus dialokasikan di antara situs?

Pilihan-pilihan pertanyaan ini berdampak pada kemampuan organisasi untuk mempertahankan integritas database. Menjaga jejak audit dan akurasi catatan akuntansi merupakan dua hal yang harus diperhatikan dengan baik. Jelas bahwa ini merupakan keputusan-keputusan yang harus dipahami dan dipengaruhi oleh para akuntan modern  dengan cerdas.